Aertssen verbindt hr-data met financiële cijfers

Alle belangrijke cijfers op één plek verzameld

De verschillende businessunits van de bouw- en logistieke groep Aertssen vragen steeds meer informatie over ziekteverlet, verzuim en andere hr-data. Vaak willen ze die gekoppeld zien aan financiële informatie om zo de budgettaire impact te kennen. Daarvoor heeft het familiebedrijf nu een cloudoplossing in gebruik genomen.

“Wij hadden wel rapporten met hr-informatie, maar die waren steeds gebaseerd op eigen rekenbladen die veel manueel werk vereisten”, zegt Alain Bastiaens, hr-director van Aertssen Group. “Leidinggevenden wensen op regelmatige basis dergelijke cijfers in te kijken. Managers van businessunits willen dat elke maand en de leden van de raad van bestuur kregen elk kwartaal een bundeltje met hr-data voor de vergadering. Die data kwamen dan wel uit ons centraal ERP-pakket (Microsoft Dynamics 365) en verschillende aparte rekenbladen, toch was het voor een hr-professional vaak een dag werk om één dergelijk rapport samen te stellen. Nu hebben we samen met SD Worx een business intelligence tool in de cloud ontwikkeld, met een aantal standaardrapporten en dashboards. De leidinggevenden, managers en leden van de raad van bestuur, hebben rechtstreeks toegang tot die data via Power BI. Ze stellen zelf de rapporten samen die ze wensen of graven dieper in de data op zoek naar de onderliggende oorzaken.”

Steeds meer data

Het grootste deel van de data die SD Worx in de cloudoplossing beschikbaar maakt, was al in het bezit van het sociaal secretariaat. Het heeft die gegevens namelijk nodig voor de loonberekening. “We vullen die data aan met bijkomende hr-gegevens, zoals de cijfers over rekrutering en die uit het Quality, Environment, Safety & Health (QESH)-systeem. Het gaat bijvoorbeeld over gegevens van arbeidsongevallen. Naast die hr-thema’s hebben we ook financiële informatie toegevoegd. Op die manier zijn nu alle belangrijke cijfers op één plek verzameld. Eens dat in orde is, kan je met een druk op de knop die data consulteren. Je hebt altijd zicht op de meest recente gegevens”, zegt de hr-director.

Alain Bastiaens beschikt nu over een BI-rapportering met kpi’s en visualisaties. Dat resulteert in een duidelijk overzicht van bijvoorbeeld omzet per medewerker, een opsplitsing van billable versus non-billable medewerkers en het absenteïsme. Het zijn kpi’s die het mogelijk maken om proactief te handelen. “Als het ziekteverzuim stijgt, weten de hr-businesspartners dat ze best met de medewerkers op de vloer gaan praten. Zo helpen we met hr-data het management én financiën”, zegt Alain Bastiaens.

Het gesprek aangaan

Voor hem is niet de analyse het doel, wel de actie die eruit volgt. “Als je merkt dat het verzuim stijgt, en je weet snel welke afdeling en welke medewerkers het meest getroffen zijn, dan kan je ook uitzoeken of er een concrete aanleiding is voor het absenteïsme: een conflict met een leidinggevende, toenemende werkdruk, ... Het komt erop neer dat de hr-verantwoordelijke het gesprek aangaat als die Bradford-coëfficiënt de verkeerde richting uitgaat. Want dat is een voorspeller van toekomstig verloop. Nu zijn we in staat om effectief in te grijpen en achteraf ook op te volgen of de actie succesvol is geweest”, aldus nog Alain Bastiaens.

Totale kost van elke werknemer

Intussen is de nieuwe oplossing ingevoerd in België en bestaan er plannen om die ook in de internationale filialen te implementeren. Daarnaast wil het hr-departement er ook de extralegale voordelen (compensation & benefits) in onderbrengen om zicht te hebben op de totale kost van elke werknemer.

Aertssen Group gaat nog verder. Het heeft de smaak te pakken van een gecentraliseerde data-architectuur. Het bedrijf wil nu ook gegevens uit andere afdelingen op eenzelfde gecentraliseerde manier beheren. “Dat zal niet in het cloudplatform van SD Worx zijn, maar we weten dat dergelijke oplossingen heel makkelijk onderlinge interfaces toelaten, zodat een snelle uitwisseling van data mogelijk is”, besluit Alain Bastiaens.