Stad Dendermonde analyseert financiële processen

Audit wijst aan waar het proces nog niet goed zit

De stad Dendermonde voert een proefproject uit met nieuwe software waarmee de financiële dienst van de stad allerhande rapporten kan genereren over zijn eigen processen. Sophie Cooreman, financieel directeur van de stad Dendermonde, reageert enthousiast.

“We gebruiken de software vooral voor de uitgaven, de opvolging van facturen en interne analyse. Het laat ons toe om op basis van de boekhouddata een aantal analyses te doen, zoals de doorlooptijd van facturen en het bepalen van waar de validatie van facturen zit. We zijn in staat om aan de leverancier te communiceren waar de factuur zich in het proces bevindt en wanneer de betaling vermoedelijk zal plaatsvinden. Daarnaast heb je het auditgebeuren. En dat is meer een controlerapport voor onszelf. Zitten er dubbele facturen in? Zijn de facturen op de juiste manier gevalideerd?”, zegt Sophie Cooreman, financieel directeur van de stad Dendermonde.

De stad Dendermonde is tevreden met de software van Delta Public. “Het ontsluiten van data uit de boekhouding helpt ons om in te schatten waar er verbeteringen nodig zijn aan bestaande processen en maakt de opvolging van facturen en kredieten een stuk gebruiksvriendelijker.”

Procesverbeteringen

De tool moet naast de doorlooptijd van de facturen de interne werking verbeteren. “Het is ook een audittool om te kijken waar het proces nog niet goed zit, wat kan leiden tot procesverbetering. Het laat ons ook toe om te kijken hoe de werklastverdeling is”, zegt Sophie Cooreman. “Hierdoor kunnen we een betere planning maken voor de medewerkers. We gaan ook na of we de tool verder kunnen inschakelen ter ondersteuning van de budgetopvolging. Maar voorlopig willen we eerst de aankoopzijde grondig evalueren. In een volgende stap willen we komen tot een betere rapportering die moet leiden naar betere beleidsbeslissingen, wat uiteindelijk de burger ten goede komt.”

Betere analyses

Sophie Cooreman is tevreden over de tool. “Analyse en opvolging van diverse zaken gebeurt door de financieel medewerker, maar verloopt nu veel gerichter en niet meer via logge Excellijsten. Hierdoor besteden we meer tijd aan overleg en het uitvoeren van verbeteringen. Meten is weten. Dat is een voordeel van de tool. Het legt een aantal pijnpunten in de processen bloot. We moeten zelf minder tijd steken in een aantal analyses, bijvoorbeeld in facturen die niet tijdig betaald zijn. De dubbele facturen worden eruit gehaald. Dat zijn zaken die we anders via manuele ingrepen moeten doen. Voordien werd vooral veel tijd gestoken in het verwerken van gegevens. Met de nieuwe software willen we onze dienstverlening verbeteren, zowel intern als extern. We willen ook onze processen efficiënter later verlopen op het vlak van digitalisering. Daar kunnen we nog vorderingen boeken.”

Rapporten

De tool speelt een belangrijke rol in de rapportering. “De stad Dendermonde is vertrokken van een aantal standaardrapporten en we hebben daar input gegeven naar welke richting we wilden gaan”, zegt Sophie Cooreman. “Zo zijn we tot een aantal interessante visualisaties gekomen die gebruikt worden voor rapporteringsdoeleinden. We zouden dat ook zelf kunnen doen, maar dat betekent dat we manuele analyses moeten toepassen op lange Excellijsten. Dus het leek ons wel gebruiksvriendelijk om over die tool te beschikken.”

De stad Dendermonde maakt gebruik van het boekhoudplatform Cevi.  “Dat was makkelijk te koppelen aan ons bestaand boekhoudpakket”, zegt Sophie Cooreman. “We voelden dat ze ervaring hadden met ons boekhoudpakket. Ze kenden de werking ervan. De integratie met het boekhoudpakket was zeker geen probleem. Technisch gezien hebben we geen problemen ondervonden.” Er werken een dertigtal medewerkers op de financiële dienst van de stad Dendermonde. De stad wil nog verdere stappen zetten in de digitalisering van haar processen.