Marie Costers Marie Costers, managing director van Codabox (Isabel Group)
Tekst
Peter Ooms

Ik ben voorstander van een algemene verplichting

1 oktober 2021
Keuze voor Peppol breidt snel uit
De pogingen om het vrijwillig gebruik van de elektronische factuur te promoten, stuiten stilaan op hun limieten.

De pogingen om het vrijwillig gebruik van de elektronische factuur te promoten, stuiten stilaan op hun limieten.

De Vlaamse overheid nam het voortouw om bedrijven te verplichten om facturen naar de overheid in elektronische vorm te sturen. Hiermee volgde de Vlaamse overheid de visie van de Europese Commissie: een verplichting aan bedrijven om elektronische facturen te sturen, zou een eerste stap zijn voor bedrijven om ook onderling digitaal te factureren. Dat is in België slechts gedeeltelijk gelukt. “We zagen dat cijfer lange tijd stijgen, maar sinds kort blijft het volgens de dienst Administratieve Vereenvoudiging hangen op ongeveer zestien procent”, zegt Johan Van Steelandt.

Samen met Lien Wauters-Van der Taelen was Johan Van Steelandt projectmanager e-invoicing van de Vlaamse overheid. Vorig jaar organiseerden zij evenementen zoals de e-FA-talks en -awards voor e-invoicing. De overheid stopt nu met het uitreiken van die prijzen en de managers gaan zich aan andere taken wijden.

Gebrek aan eensgezind optreden

De huidige inertie op het vlak van elektronisch factureren, is ook te verklaren door een gebrek aan eensgezind optreden van alle Belgische overheden. Vlaanderen kende al lang de verplichting voor bedrijven. De federale overheid begint er nu pas mee. Italië doet veel beter. Daar moeten alle bedrijven hun facturen in digitale vorm aan de overheid bezorgen. De doelstelling daar is in de eerste plaats een betere belastingcontrole en inning van de btw. De invoering van de algemene verplichting tot digitale facturatie is dan een bijverschijnsel, maar het is wel bijzonder effectief.

Stiptere betalingen

De winnaars van de e-FA-awards waren het bedrijf Tormax Belgium, de dienstverlener Billit en overheidsinstanties Stad Antwerpen en VDAB. Tormax Belgium produceert, plaatst en onderhoudt automatische deuren. De overheid is een grote klant. Op initiatief van Véronique De Moor, debit & credit manager, is het bedrijf gestart met de aanmaak van facturen in het Peppol-formaat. “De aanleiding was een fraudegeval met een leveranciersfactuur waarop het rekeningnummer was gewijzigd. Om dat te voorkomen, vragen we onze leveranciers intussen om de facturen zoveel mogelijk via Peppol te versturen. Onze eigen klanten krijgen ook een elektronische factuur als ze dat wensen. Van de achthonderd facturen per maand die we versturen, gaan er ongeveer de helft naar overheidsinstanties. Die zijn al volledig digitaal. Voor de bedrijfsklanten ligt het percentage op tien procent”, zegt Véronique De Moor.

Krist Koopman, financieel directeur van Tormax Belgium: “Met Tormax hebben we grote inspanningen geleverd om elektronisch factureren te realiseren en we beginnen daar nu de vruchten van te plukken. Wij merken dat vooral aan de stiptere betalingen. Daarnaast zijn er minder fouten en betwistingen. Dat maakt dat we nu meer tijd hebben om de financiële en operationele gegevens te analyseren en te interpreteren.”

Honderdvijftigduizend facturen per dag

Billit won de e-FA-award in de categorie van de dienstverleners. Zaakvoerder en medeoprichter Tom Van Gaever: “Wij mikken volledig op de kleine zelfstandigen die toch elektronische facturen willen versturen en ontvangen. Op die manier verlichten we hun opdracht aanzienlijk, want de controle gebeurt automatisch en de verwerking een stuk efficiënter.”

Het bedrijf ziet een enorme stijging in de dagelijkse verwerking van digitale facturen. Het gaat om honderdvijftigduizend facturen per dag, vier keer meer dan vorig jaar. “Zeker de webshops die tijdens de coronacrisis zijn gestart, hebben vaak een verbinding nodig met een elektronische facturatie. Dat is een belangrijke groeipool voor ons. Daarnaast breiden we ons netwerk uit met steeds meer interfaces naar boekhoudpakketten, bankapplicaties, beheerplatformen voor accountants enzovoort. We gaan ervan uit dat bedrijven de grootste efficiëntie boeken wanneer het geheel van facturatie, verwerking en betaling volledig digitaal verloopt.”

Hoewel Billit het aantal digitale facturen jaarlijks ziet verdubbelen, zal het toch nog lang duren voor het een algemeen fenomeen wordt. “Ik ben daarom voorstander van een algemene verplichting op het niveau van de federale overheid.”

Negentig procent

“De VDAB ontvangt intussen meer dan negentig procent van de facturen via de digitale weg. Ook de Stad Antwerpen en organisaties zoals De Lijn kunnen vergelijkbare cijfers voorleggen. Daarmee hebben we een groot stuk van het parcours afgelegd”, besluit Lien Wauters-Van der Taelen. “De uitreiking van de awards was dan ook een van de laatste wapenfeiten binnen het project e-invoicing. De Vlaamse overheid zet ons nu in op een ander project.”

 

Codabox

Marie Costers van Codabox werkt actief aan de promotie van de digitale factuur binnen het Digicrowd-platform (samen met Sage, Wolters Kluwer en Winbooks). Zij merkt dat de adoptie bij de bedrijven stilvalt. “We gaan ervan uit dat intussen zeven tot acht procent van de facturen volledig digitaal worden verwerkt. Daarmee bedoelen we de XML-facturen, niet de PDF’s. Dat laatste formaat wordt snel populairder. Wij focussen ons heel sterk op boekhouders en accountantskantoren. Daar gaat de conversie wel erg snel. Ongeveer de helft is nu al in staat om elektronische facturen te verwerken. We merken ook dat de keuze voor de Peppol-standaard snel uitbreidt. Vorig jaar behandelden we nog drieduizend Peppol-facturen per maand, dit jaar zijn dat er al 23.000 per maand. Dat is goed nieuws. We focussen ons op de grote verzenders, accountantskantoren en dienstverleners die inzetten op een digitale verwerking van de facturatie en betalingen.”

Ook Marie Costers ziet meer heil in een verplichting van de overheid voor iedereen die facturen uitstuurt. “De federale overheid zal later dit jaar bedrijven die leveren aan de overheid verplichten om hun facturen digitaal te versturen. Dat is een eerste stap. Frankrijk en Italië verplichten dat nu al voor alle facturen, ook voor bedrijven onderling. Naar verluidt is deze regering niet van plan om daar een centrale rol in te spelen. Dat is jammer omdat zo’n eenduidig en helder systeem veel zekerheid zou bieden voor alle spelers, zeker voor de boekhouders. Zij weten dan heel zeker dat ze alle facturen in hun bezit hebben en dat ze die volledig digitaal kunnen verwerken. Daar moeten we hoe dan ook naartoe.”