Juan Gyselinck, cfo ISS Belux
Naar een continue stroom van ad-hocanalyses
“Een cfo moet meer focussen op de bewegingen in de markt dan die in zijn eigen departement. Voor het bedrijf is het heel wat nuttiger dat de cfo kijkt naar het verbeteren van de prestaties van de operationele afdelingen dan te focussen op de efficiëntie van finance”, zegt Juan Gyselinck, cfo van ISS Belux.
“Voor mij is de rol van de cfo veel meer gericht op de ontwikkeling van de activiteiten van het bedrijf. Daarom moet ik contact hebben met alle stakeholders om mogelijke opportuniteiten te zien en risico’s in te schatten. Maar het wil ook zeggen dat we als bedrijf de informatie die we zelf hebben over de klanten en onze activiteiten voor hen, beter moeten beheren en analyseren. Daar zetten we nu belangrijke stappen”, zegt Juan Gyselinck.
In een interview met FDmagazine vorig jaar met zijn voorganger ging het nog vooral over de beslissing om eerst financiële processen te outsourcen en daarna weer in te sourcen. Opvallend daarbij was dat hetzelfde aantal mensen dat werk er gewoon bijnam. Het ging wel gepaard met een doorgedreven automatisering van de boeking van binnenkomende facturen met de hulp van robotic process automation. “We zijn nu wel veel meer de toezichter van de werking van de robots dan dat we zelf boekingen uitvoeren”, zegt Karianne Michiels, accounting and reporting manager bij ISS Facility Services Belgium & Luxembourg en specialist in robotisering.
Dat geeft de afdeling ook ruimte en tijd om zich te focussen op rapportering en analyse. Juan Gyselinck wil dat de financiële afdeling nu stappen vooruitzet als businesspartner voor de operationele afdelingen. Daar zijn ook concrete vragen. Het departement Food Services dat bedrijfskeukens uitbaat, heeft sterk geleden onder de coronacrisis omdat de meeste van die faciliteiten voor lange tijd volledig gesloten werden. De achteruitgang was hier groter dan in de andere afdelingen. “Nu corona voorbij is, wil het management snel weer opstarten en ook sneller dan de concurrentie weer resultaten boeken. Food Services is dan ook vragende partij om meer inzichten te krijgen in de eigen prestaties en wil daarbij ook de combinatie met de financiële resultaten kunnen analyseren. We werken nu aan een oplossing met een overkoepelend datawarehouse waarin die twee types van gegevens bij elkaar komen in één structuur. Dat moet de doorgedreven analyse van die data mogelijk maken”, zegt Juan Gyselinck.
Daarbij speelt de cfo de rol van go-between tussen Food Services, de financiële afdeling, het Deense hoofdkwartier en externe partijen die de technologische oplossing kunnen leveren. Doel is om een dergelijke ingrijpende verandering in één keer goed te doen. Daarbij is het bepalen van de datastructuur de belangrijkste beslissing. ISS wil namelijk een uniforme database waar straks ook de andere afdelingen zoals cleaning ook op kunnen aansluiten. Daarom is het nodig om in een vroeg stadium de juiste beslissingen te nemen. In de eerste plaats over de nomenclatuur om dan achteraf met bruikbare en uniforme definities te werken. Finance heeft daarmee al heel wat ervaring opgebouwd in het kader van de rapportering op de verschillende bedrijfsniveaus. Ook de aansluiting met het groepsniveau is cruciaal.
“Maar toch moet je oppassen om niet tegen elke prijs de uniformiteit van de data doorheen de hele organisatie te duwen. Er blijven ook lokale noden en die komen niet één op één overeen met de eisen van het hoofdkwartier. We willen wel streven naar een geautomatiseerde doorstroming van de gegevens naar het hoofdkwartier. Dat moet een bestaande manuele upload vervangen”, zegt Juan Gyselinck.
Belangrijk is om ook over data te beschikken waarmee rapporten gebouwd worden die beslissingen ondersteunen. “De informatie moet een actie kunnen uitlokken. Het heeft geen zin om over alles en nog wat rapporten te ontwikkelen. Tegelijk moeten we ook niet alles absoluut in een bepaald keurslijf dwingen. Gebouwen zijn onderling vaak al moeilijk vergelijkbaar in één regio, laat staan tussen verschillende landen. Maar het is wel belangrijk de grote trends te detecteren om dan actie te ondernemen. Eens je een goede rapportering hebt over de algemene gang van zaken, dan komt de focus te liggen op de ongewone en tijdelijke situaties. Op dit ogenblik werken we bijvoorbeeld hard om de impact van de stijgende inflatie in te dijken. Maar als we hier straks de beslissingen hebben genomen en de noodzakelijke acties hebben uitgevoerd, dan hebben we dat probleem weer onder controle. Daarna volgen we dat op, maar hebben we geen bijkomende analyses meer nodig. Dan zal er weer een ander probleem opduiken dat onze aandacht vereist. Het komt er dus op aan om ook ad-hocrapporteringen mogelijk te maken in functie van tijdelijke situaties. Wanneer we dit goed doen, zal de standaardrapportering automatisch verlopen en besteden we onze tijd aan een continue stroom van ad-hocanalyses. Zo zullen we als financiële afdeling de meeste toegevoegde waarde creëren”, zegt Juan Gyselinck.
Die ontwikkeling loopt parallel met een toenemende digitalisering van de activiteiten van ISS. “Waar klanten vroeger niet wilden dat onze poetsers overdag opdoken, willen ze nu zeker weten dat de kantoren, vergaderzalen en ateliers ook effectief goed zijn schoongemaakt. Er ontstaat een nieuwe dynamiek waarbij de bedrijfsklanten een poetsbeurt op afroep vragen. Als de vergaderzaal is gebruikt, dan moet die snel daarna ook schoongemaakt worden bijvoorbeeld. In het jargon noemen we dat activity based cleaning. Omgekeerd geldt ook: als de ruimte niet gebruikt werd, moeten we ze ook niet poetsen. In een dergelijke context duiken dan steeds meer aanwezigheidssensoren op in de bedrijfsgebouwen die detecteren of een bepaald kantoor of een specifieke zaal effectief is gebruikt. In grote vestigingen gaat dat om een aanzienlijk aantal datapunten die op regelmatige basis hun informatie zullen doorgeven. Op die manier verzamelen we met ISS veel nuttige informatie voor onze eigen werking, maar ook de klanten zijn daarin geïnteresseerd. Dat biedt nieuwe kansen voor specifieke diensten, niet alleen op het vlak van cleaning, maar eventueel ook qua rapportering naar de klant. De kennis op zich is voor ons ook interessant om onze eigen prestaties op te volgen en de vraag van de klant beter in te schatten. Dat is hoe dan ook uiterst interessante informatie voor de opmaak van een nieuwe offerte bij een contractvernieuwing.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
