‘Goede processen implementeren, lukt niet met silo’s’

Fiscaliteit, vermogensbeheer en investeringen blijven veel aandacht opeisen door de grote complexiteit van een universiteit

Maak kennis met het team van Werner Jacobs, Group CFO van de Universiteit Antwerpen. "Digitaliseren en automatiseren zijn de belangrijkste evoluties. We integreren BI-mogelijkheden in onze manier van werken en cultuur."

De universiteit bestaat uit negen faculteiten, van letteren en wijsbegeerte tot rechten, economie, geneeskunde, wetenschappen, biomedische en ingenieursopleidingen. Verschillende instituten zijn verbonden aan de universiteit, zoals het Instituut Joodse Studies, het Instituut voor Ontwikkelingsbeleid en Beheer, Linguapolis en het Instituut voor Milieu en Duurzame Ontwikkelingen. Ook het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) en Antwerp Management School (AMS) zijn verbonden aan Universiteit Antwerpen.

Het financieel departement telt een vijftigtal personen en bestaat uit vijf teams: algemene boekhouding, financieel projectbeheer, fiscaliteit en vermogensbeheer, financiële processen en controlling. Naast finance is cfo Werner Jacobs ook verantwoordelijk voor aankoop, procesbeheer, risicobeheer en business intelligence.

1. Wat zijn uw prioriteiten als cfo?

Werner Jacobs: “Een van mijn grootste doelen is de onderzoeksinspanningen valoriseren. Wij streven ernaar zoveel mogelijk spin-offs te creëren en te begeleiden. Daarin speelt financiële ondersteuning een cruciale rol. Als Universiteit Antwerpen zijn we betrokken bij verschillende investeringsfondsen en hebben we zelfs een eigen Antwerp Innovation Fund opgezet, gericht op vaccinontwikkeling, duurzame chemie en grootstedelijk beleid.

Als cfo draag ik de verantwoordelijkheid om te voldoen aan alle fiscale en btw-voorschriften. Daarnaast werk ik nauw samen met een beleggingscomité om ons vermogensbeheer te herzien en te optimaliseren. Als universiteit krijg je te maken met chronische onderfinanciering, ondanks de groei van het studentenaantal en onze activiteiten. Het beheren van ons budget en onze investeringen is daarom een voortdurende uitdaging. We hebben een aanzienlijk patrimonium en moeten ervoor zorgen dat onze onderzoeksprojecten niet alleen gehuisvest, maar ook duurzaam ontwikkeld worden. Ook automatisering is een prioriteit. We passen ons databeheer voortdurend aan om mee te evolueren met de technologie. Daarin speelt het business intelligence-team een belangrijke rol voor de hele universiteit.”

2. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen?

Werner Jacobs: “Toen ik hier een tweetal jaren geleden startte, vond ik de samenwerking redelijk stroef. Iedereen had zijn eigen focus. Om goede processen te implementeren, mag je niet in silo’s werken. Ik heb daar veel tijd in geïnvesteerd. Naar mijn gevoel is de samenwerking echt verbeterd, zowel met de faculteiten als met de verschillende diensten die het operationeel beheer van de universiteit verzorgen. We hebben dit bereikt door gezamenlijk meer projecten op te zetten en processen te verbeteren over de verschillende departementen heen. Omdat alle departementen en faculteiten op hun eigen manier georganiseerd zijn – sommige centraal, andere decentraal – blijft het een grote uitdaging om die processen maximaal op elkaar af te stemmen.”

3. Hoe zorgt u ervoor dat de betrokkenheid van de medewerkers hoog blijft?

Werner Jacobs: “Ik luister naar de medewerkers en betrek hen maximaal bij alles wat er gaande is. Ik neem nooit een top-downbeslissing zonder hen te raadplegen. Zij hebben veel autonomie en ik moedig hen sterk aan om zelf initiatief en verantwoordelijkheid te nemen. Tenslotte kennen zij hun domein beter dan wie leidinggeeft. Ze worden aangemoedigd om verbeterpunten aan te brengen en processen te verbeteren. Omdat ze betrokken worden, zijn ze gemotiveerd. Onze deuren staan altijd open. Ons team is laagdrempelig, waardoor de informatie vrij vlot doorstroomt, niet alleen binnen finance, maar ook tussen de verschillende departementen.”

4. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

Werner Jacobs: “Digitaliseren en automatiseren zijn de belangrijkste evoluties. We integreren BI-mogelijkheden in onze manier van werken en cultuur. Het belang van duurzaamheidsrapportering zal in de toekomst alleen maar toenemen. Daar timmeren we volop aan. Alles wat fiscaliteit, vermogensbeheer en investeringen betreft, blijft veel aandacht opeisen door de grote complexiteit van een universiteit. Er zijn net rectorverkiezingen geweest. Dat zal ook tot een verschuiving van prioriteiten leiden. Vanuit de data-analyse helpen we deze te ondersteunen.”