Debiteurenbeheer bij kmo’s: verbeter het betaalgedrag

Uit de eerste debiteurenbarometer blijkt dat amper de helft van de kmo’s hun leveranciers aanspreken op achterstallige facturen. Dit tekort aan proactief debiteurenbeheer bedreigt de kaspositie van bedrijven. Een bredere trend van achteruitgaand betalingsgedrag tekent zich af.

Andere resultaten zijn niet minder onrustwekkend. Liefst 43 procent van de ondervraagde kmo’s meldt een betaaltermijn van ten minste 45 dagen. Iets minder dan zestig procent (57%) van de kmo’s vreest bovendien meer betaalachterstand bij klanten. Dat brengt de netto kaspositie van de gemiddelde kmo in gevaar.

Uitdagingen voor debiteurenbeheer

De barometer van Clearnox, onderdeel van Isabel Group, geeft een inzicht in de potentiële schuld en precaire kaspositie van bedrijven. Het bedrijf polste ook naar de manier waarop bedrijven hun aanmaningen beheren.

· Vier op de tien stellen maximum één dag per maand te besteden aan debiteurenbeheer, waardoor niet alle laattijdige betalers aangemaand worden.

· Een kwart van de bedrijven spendeert dan weer meer dan een week per maand aan het beheren van debiteuren en aanmaningen.

· De helft van de respondenten wil daarvoor AI inzetten in de nabije toekomst.

Betalingsgedrag achteruit: gevolg voor kaspositie

Ludo Theunissen, voorzitter van IvKM en de Europese koepelorganisatie Fecma, was betrokken bij de enquête: “Ik ben jammer genoeg niet verrast door die resultaten. Wanneer de economie wat stroever gaat draaien, zien we steevast dat ook het betalingsgedrag al snel achteruitgaat. Het is dan ook geen wonder dat kmo’s zich zorgen maken over hun thesaurie. Toch stellen wij ook vast dat er nog heel wat schort aan de opvolging van die uitstaande facturen. Bedrijven hechten daar nog te weinig belang aan en zien niet hoe zeer het hun kaspositie beïnvloedt. En het hoeft niet moeilijk te zijn om daar snel verbetering in te brengen. Het komt vooral neer op een op een cultuurverandering. Maak aan je klanten duidelijk dat die tijdige betaling belangrijk is en pas je interne organisatie zodanig aan dat je dat ook goed kan opvolgen. Reageer ook wanneer die betalingen op zich laten wachten.”

Cultuurverandering voor effectief debiteurenbeheer

Marie Costers, VP Business Solutions bij Isabel Group: “Dat klopt. Die opvolging zit niet in de cultuur van de bedrijven. Veel bedrijfsleiders voelen zich geremd om hun klanten daarop aan te spreken. Toch hoeft dat geen emotionele kwestie te zijn. Maak daarvan een zakelijk gesprek over de feiten: een factuur heeft een betalingstermijn. Een late betaling levert problemen op bij de leverancier. Elke kmo moet voor zichzelf beslissen om dat ook af te dwingen, de nieuwe aanpak in te voeren en daarover helder communiceren met zijn klanten.”

Impact van verplichte e-facturatie op debiteurenbeheer

Het onderzoek gebeurde in opdracht van Clearnox, een onderdeel van Isabel. Isabel heeft intussen een suite aan softwarepakketten gericht op de digitalisering van de processen in accountantskantoren (die het van plan is te verkopen aan Wolters Kluwer, nvdr). De invoering van de elektronische factuur is daarvan een centraal actiepunt. Zal de verplichte e-factuur ook een effect hebben op het betalingsgedrag? Ludo Theunissen: “In Italië is het intussen verplicht om e-invoices op te maken en daar betaalt men sindsdien een stuk sneller. Dat komt ook omdat er geen fouten meer zijn bij de input van facturen, ze gaan niet verloren, de verzending gaat sneller, en de ontvangst is ook officieel geregistreerd.”