Meer geld in kas krijgen

Met Peppol kunnen wij in elk geval aantonen dat de facturenzijn aangekomen

Door e-facturatie te verplichten, wil de overheid het innen van de btw verbeteren. Dat past ook in een Europees project.

Paul Simons is e-ambassador van Codabox (Isabel), een onlinesamenwerkingsplatform voor accountancykantoren en hun kmo-klanten. Volgens hem maakt België zich met de verplichte e-facturatie klaar voor het Europese project ‘VAT in the Digital Age’ (Vida). Een eerste doelstelling is om de behandeling van grensoverschrijdende facturen binnen de Europese Unie – de intracommunautaire facturen – te vereenvoudigen dankzij een uniform formaat. Er zijn intussen contacten met de andere grote landen in de wereld om dit formaat te hanteren voor de hele internationale handel. “Overal is de doelstelling dezelfde: meer geld in kas krijgen via de btw, ook in landen als de Verenigde Arabische Emiraten of Singapore.”

Nog een lange weg te gaan

Tom Vanhoorne, managing director van Clearfacts, ook deel van de groep Isabel: “De klanten van Clearfacts zijn accountantskantoren. Op die manier werken we indirect voor zo’n honderdduizend bedrijven. We kunnen alle documenten op het Clearfacts-platform monitoren. Ik ben verrast hoeveel van die bedrijven intussen al elektronische facturen versturen naar hun klanten. Op dit ogenblik zijn 22 procent van de facturen van die bedrijven opgesteld in UBL-formaat, dat een volledige digitale verwerking mogelijk maakt. Dergelijke facturen worden ook verstuurd via het Peppol-netwerk. Voor de aankoopfacturen ligt dat cijfer veel lager: 4,25 procent. Dat is een klein volume, maar het groeit aan een tempo van 25 procent per jaar. Niettemin geeft de analyse aan dat we nog een lange weg af te leggen hebben naar een volledige elektronische facturatie in ons land.”

Is de aankondiging van een verplichte e-facturatie tegen 1 januari 2026 de aanleiding voor een inhaalbeweging? “Voorlopig niet”, zegt Tom Vanhoorne. “Ik stel wel vast dat er veel meer vragen komen van accountants en ondernemers, maar we zien geen extra groei in de cijfers.”

Echte barrière is de mindset

“Sinds we Peppol hebben ingevoerd, hebben we al 53.000 facturen verstuurd via die weg. Intussen heeft ongeveer vijf procent van onze klanten ermee ingestemd om op die manier hun factuur te ontvangen”, zegt Kathleen Kets, domain expert invoicing & customer accountancy van sociaal secretariaat Securex. Dat kantoor is onlangs begonnen met e-facturatie.

Er is duidelijk nog geen overrompeling. Paul Simons: “Voor mij is de echte barrière de mindset: we moeten met z’n allen anders gaan werken met facturen. Velen staan daar huiverachtig tegenover. Daarom is het goed om snel de eerste stappen te zetten, zodat je kan wennen aan de nieuwe manier van werken.”

Tom Vanhoorne: “Sommige sectoren gebruiken momenteel niet eens pdf-facturen, maar papieren documenten. Denk aan de kleinhandel voor voeding. Anderzijds zijn er boekhouders die beducht zijn om hun job te verliezen. Ze denken dat een elektronische factuur automatisch geboekt wordt. Dat is niet zo. De gegevens op de factuur worden volledig en correct overgenomen in het boekhoudpakket, maar vaak moet de accountant nog beslissen op welke rekening de bedragen moeten komen. Daar horen ook controles bij over de btw en de aftrekbaarheid. De bijdrage van de boekhouder verdwijnt niet bij e-facturatie.”

Bewijs van datum van ontvangst

Voor Securex is het grote voordeel van Peppol de gegarandeerde en beveiligde verzending. Die heeft dezelfde impact als een aangetekende zending met de post, met bewijs van de datum van ontvangst en de garantie dat de inhoud niet is veranderd. “Dat is erg belangrijk voor ons. De facturen die wij versturen naar klanten gaan ook over bijdragen die bedoeld zijn voor de overheid, zoals de RSZ en de bedrijfsvoorheffing. Die moeten op tijd betaald worden, anders volgen er onmiddellijk boetes en verwijlintresten. Met Peppol kunnen wij in elk geval aantonen dat de facturen zijn aangekomen. Dat is met een gewone brief niet altijd het geval”, zegt Kathleen Kets.

Bijkomende rol voor boekhoudkantoren?

De rol van de boekhoudkantoren en de leveranciers van boekhoudsystemen bij e-facturatie is nog onduidelijk. Sommigen pleiten ervoor om de binnenkomende digitale facturen voor kleine bedrijven op het systeem van de accountant terecht te laten komen. Daarvan is zeker niet elke ondernemer overtuigd.

“Daarnaast zie je verschillen bij de leveranciers van financiële en boekhoudsoftware op het vlak van integratie met Peppol. Bovendien zullen niet alle ERP-leveranciers willen optreden als access point. Het Belgische Odoo doet dat wel. Dat past bij de opensourceaanpak van dat bedrijf. Ten slotte zijn er de procurementpakketten, zoals Ariba, die grote organisaties gebruiken om hun bestellingen en leveringen te beheren. Dat zijn gesloten systemen. Eenzelfde leverancier moet voor verschillende klanten telkens interfacen met een ander pakket. Peppol is wel open: één aansluiting geeft toegang tot alle andere deelnemers op het netwerk”, besluit Roel Verbeeck, ceo van IT-bedrijf Ixor.