Medewerkers hebben recht op deconnectie, maar gaan we mailverkeer in het weekend echt verbieden?
Op financiële afdelingen nemen het verzuim en het verloop snel toe. Dat is te wijten aan de toenemende stress en burn-out als gevolg van de snel groeiende werkdruk. Drie ervaren cfo’s vertellen hoe het er bij hen in de praktijk aan toegaat.
Financiële professionals ontsnappen niet aan psychologische problemen als gevolg van de steeds stijgende werkdruk. Daarom organiseerde Bimac (Belgian Community for Finance Professionals) een event rond stresspreventie. De organisatie nodigde onder meer de Nederlandse psycholoog Thijs Launspach uit, die het boek ‘Je bent al genoeg – Mentaal gezond in een gestoorde wereld’ schreef. Tijdens zijn presentatie vertelde hij hoe je mentaal gezond kunt blijven in de huidige tijdsgeest. Er is zoiets als gezonde stress en die heeft iedereen nodig om te presteren. Op het ogenblik dat de stress chronisch wordt, moet er een lampje gaan branden.
Drie cfo’s getuigden over de stress en werkdruk op de financiële afdeling. Zowel Pieter-Jan Sonck (Beaulieu) als Geert Peeters (Greenyard) en Koen De Schutter (cfo en ceo a.i. Water-link) merken dat op de financiële afdeling de meeste druk ervaren wordt.
“Het stressniveau binnen de financiële organisatie moeten we constant in de gaten houden”, zegt Pieter-Jan Sonck (Beaulieu). “Sinds covid is dat alleen maar versterkt. De financiële organisatie stond toen in het middelpunt van de disruptie. Het was alle hens aan dek om op korte termijn de scenarioplanning te maken. Tot vandaag is dat niet gestopt. Tegelijk was er bij Beaulieu een transformatieprogramma aan de gang, waardoor de werkdruk sterk omhoogging. Als die toestand lang aansleept, heeft dat een impact op de work-lifebalans van de medewerkers. Tot vandaag hebben we wel geen enkel geval van burn-out gekend als gevolg van de verhoogde werkdruk. We slagen er vrij goed in om het stressniveau onder controle te houden door sterk in te zetten op welzijn en af en toe een funmoment in te bouwen. Wat plezier maken, is dikwijls de beste manier om even de gedachten te verzetten en het stressniveau te laten zakken, maar het kan altijd nog beter.”
Geert Peeters (Greenyard) vindt dit herkenbaar. “De stress op de financiële afdeling komt vooral van de toevloed aan informatie en projecten en de noodzaak om daar snel op in te spelen. We moeten steeds meer data, bijvoorbeeld ook ESG, verwerken en omzetten in zinvolle analyses en verhalen. Het op elkaar afstemmen van de vele personen, systemen en processen die betrokken zijn, is complex en kent behoorlijk wat inefficiënties. Daar kruipt veel energie in. Dat alles veroorzaakt stress. Door gebeurtenissen als covid en de inflatoire omgeving neemt de onvoorspelbaarheid toe. Waarom nog budgetten maken als de situatie om de vijf minuten verandert?”
Koen De Schutter (Water-link): “We worden inderdaad overspoeld door data. Zo hebben we onder meer de digitale meter uitgerold bij al onze klanten. We krijgen hierdoor veel alarmen binnen en moeten daar algoritmes op loslaten om de klanten proactief te contacteren. Het geeft keuzestress om te beslissen waarop we eerst focussen. Het vergt vaak ook nieuwe skills en inzichten. De financiële profielen van vroeger zijn daar niet altijd vertrouwd mee.”
Is het aan de leidinggevende om een dam op te werpen tegen te veel werkdruk en stress? Hoe gaan de cfo’s daarmee om? “We hebben de rol om onze medewerkers te beschermen”, zegt Pieter-Jan Sonck. “De finance-afdeling wordt overspoeld door vragen die we onmiddellijk moeten beantwoorden. Het is onze taak om terug te duwen. De medewerkers vinden het moeilijk om die taak zelf op te nemen. Plichtsbewustzijn en perfectionisme liggen in de natuur van de financiële medewerkers. Daardoor zijn sommigen geneigd om in het rood gaan. Ze hebben een natuurlijke reflex om te dienen en partner te zijn. Daarom moet de leidinggevende capteren wanneer het te veel wordt en goed communiceren.”
Koen De Schutter: “Het gaat inderdaad over keuzes durven maken en de collega’s in de organisatie er attent op maken dat we niet altijd in een vingerknip kunnen antwoorden.”
Geert Peeters beaamt. “We houden soms vijftig ballen tegelijk in de lucht. De leidinggevende moet richting geven en de medewerkers meenemen in dat verhaal zodat ze weten wat het belangrijkste is en wat ze eerst moeten aanpakken. Veel heeft met de bedrijfscultuur te maken. In een moderne organisatie luisteren directieleden en leidinggevenden naar elkaar, maar stemmen ze ook af. Als je dat niet doet, kun je geen performante organisatie zijn.”
Heel wat bedrijven meten ook de werkdruk. Bij Pieter-Jan Sonck komt die naar boven in de global engagement survey. De work-lifebalance is vaak een aandachtspunt. Water-link gebruikt de butterfly-index die polst naar de gemoedstoestand van de medewerkers. “Het is een hulpmiddel, maar het geeft geen garantie om werkstress of burn-out op voorhand te detecteren.”
Greenyard gebruikt die tools niet, omdat ze meestal maar een momentopname zijn. “Op papier heb je ook niet de garantie dat medewerkers eerlijke feedback geven. Belangrijk is dat medewerkers onderling en met hun leidinggevenden veel contact hebben en elkaar continu feedback geven. Dat stimuleren we”, zegt Geert Peeters.
Pieter-Jan Sonck vindt het een moeilijke discussie. “Medewerkers hebben het recht op deconnectie, maar gaan we het echt zover drijven dat we het mailverkeer in het weekend verbieden? Anderzijds moeten we de medewerkers soms tegen zichzelf beschermen. We zijn er nog niet uit hoever we daarin moeten gaan. Het thema staat op de agenda van het directiecomité. Het grootste risico van thuiswerken is dat de medewerkers de connectie met het bedrijf verliezen. Sommigen nemen afstand en isoleren zich. De informele momenten aan de koffiemachine willen we behouden, want die nemen veel stress weg.”
“Mijn ervaring leert me dat medewerkers erin slagen om die balans geregeld te krijgen”, zegt Geert Peeters. “Toch geeft het soms een dubbel gevoel. Om het contact te behouden, hebben heel wat teams de gewoonte om iedere dag kort een videocall te houden als alternatief voor het gesprek aan de koffiemachine. Iedereen werkt keihard in de continue drukte, maar toch slagen de meesten erin om de grens te bewaken. Als we merken dat de druk te hoog wordt, gaan we proactief het gesprek aan en sturen we bij.”
Hoe word je stressbestendiger?
Thijs Launspach geeft vijf tips.
1. Stel grenzen aan je bereikbaarheid.
2. Neem tijdens de werkdag regelmatig een pauze.
3. Stel de juiste prioriteiten.
4. Doe op het einde van je dag een braindump.
5. Vraag hulp als het niet meer gaat.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
