De robot is een collega

We hebben minder laattijdige betalingen

Zorgbedrijf Antwerpen selecteert tachtig robotiseringsprojecten

Zorgbedrijf Antwerpen heeft op de financiële afdeling drie processen uitgerust met een administratieve robot en het overweegt om niet minder dan tachtig bijkomende projecten te starten. De positieve resultaten aan de start helpen om de weerstand en twijfel bij de medewerkers te overwinnen.

“De robot voert een controle uit op inkomende facturen. Hij maakt niet alleen de vergelijking met de bestelbon, maar controleert ook een reeks van andere gegevens, zoals het adres en het btw-nummer van de leverancier. Op die manier zijn we erin geslaagd om het goedkeurings- en betalingsproces aanzienlijk te versnellen. Het resultaat is dat we nu hetzelfde werk doen met minder mensen, dat we minder laattijdige betalingen kennen en dat we het risico op handmatige fouten verminderen. Een specifiek voorbeeld: we hebben een aantal grote facturen voor het energieverbruik in onze honderd locaties. De verwerking van één factuur kostte ons vroeger 110 minuten, nu nog tien. Ook onze auditor voelt zich comfortabeler nu we die energiefactuur automatisch verwerken”, zegt Lien Leirman, directeur financiën, administratie en ICT (FAI) van het Zorgbedrijf Antwerpen.

Juiste btw-code bij vastgoedprojecten

Ook een ander proces is gestuurd met een robot. Vastgoedcollega’s kunnen een chatbot gebruiken om de juiste btw-code bij vastgoedprojecten te kennen. “Dat is een ingewikkelde materie door de verschillende tarieven voor serviceflats, dienstencentra en woonzorgcentra. In het verleden deden we een beroep op externe experten om ons daarbij te helpen. Nu hebben we die regels in een chatbot gestopt, zodat we ook voor complexe vragen (zoals gebouwen die verschillende functies combineren) een eenduidig antwoord krijgen, zonder externe adviseurs”, zegt Lien Leirman.

Zorgbedrijf Antwerpen werkt tegelijk verder aan het automatiseren van het beheer van masterdata in het ERP-systeem. “Het gaat vooral om de gegevens van klanten en leveranciers. We schrijven zelf zo’n 18.000 facturen per maand uit. We werken nu aan een systeem voor een automatische controle en een update van die gegevens. De moeilijkheid die we ondervonden, is dat verbeterde gegevens opnieuw vervuild raken met oude data. Oorzaak zijn enerzijds automatische feedbackloops van het systeem zelf, anderzijds moeten we de toegang tot die data beperken. Die elementen moeten we eerst in orde krijgen. Extra moeilijkheden zijn de strenge GDPR-regels én de procedures van juridische bewindvoerders die in naam van een aantal van onze bewoners beslissingen moeten nemen en facturen betalen. Dat vergt nog bijkomende controles.”

Impact op medewerkers

De medewerkers die zich buigen over die leveranciersfacturen weten nu precies wat de impact is van de invoering van een administratieve robot. Lien Leirman: “Aanvankelijk heerste er bij ons personeel bezorgdheid over verdergaande automatisering en robots. Intussen merken ze dat niemand angst moet hebben. We hebben nu minder personen nodig om de manuele input te doen of om zelf controles uit te voeren. Die vervelende taken neemt de robot voor zijn rekening. Dat maakt dat we nu meer tijd hebben voor diepgaande analyses en werk met toegevoegde waarde.”

“De moeilijkheden in het begin hadden vooral te maken met change. Als medewerkers de term RPA (Robotic Process Automation) horen, krijgen ze soms het gevoel dat ze hun job gaan verliezen. We hebben dit ondertussen gekeerd: de robot is meer een collega die het repetitieve werk overneemt”, zegt Dimitri De Rooze, manager ICT & aankoop.

Beheer van automatiseringsprojecten

De robotisering van de financiële processen past in een algemene strategie van het bedrijf om de overheadkosten efficiënt in te zetten en te focussen op zorg. “Zoveel mogelijk handen aan het bed, dat is ons principe. We hebben al geïnvesteerd in een overkoepelend ERP-systeem én in mobiele toestellen om de administratieve taken van de operationele medewerkers zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Een verdere stap is de financiële processen verbeteren, standaardiseren en waar mogelijk automatiseren", zegt Lien Leirman.

Dimitri De Rooze: “We hebben teams samengesteld met medewerkers uit finance, IT en de operationele afdelingen, ondersteund door externe experts. Die teams hebben een lijst opgesteld van 88 processen die in aanmerking komen voor robotisering. Vervolgens hebben we de prioriteiten bepaald in functie van de tijd die we besteden aan die taken én het belang van de ingreep voor de hele organisatie. Met name het beheer van masterdata is om die laatste reden gekozen.”

Snel leren van andere gebruikers

Het Zorgbedrijf heeft gekozen voor de UIPath-software omwille van de intuïtieve werking én de sterke gebruikersgemeenschap. Die biedt niet alleen kansen om snel te leren van andere gebruikers, maar ook om bestaande toepassingen over te nemen. “We blijven die markt goed in het oog houden omdat de ontwikkelingen er heel snel gaan. We zien dat bijvoorbeeld onze ERP-leverancier SAP hier ook grote stappen vooruitzet door overnames”, zegt Dimitri De Rooze.

De implementatie van de eerste projecten gebeurde met de hulp van consultants van Deloitte. Intussen heeft het Zorgbedrijf een projectmanager aangesteld en is de beslissing genomen om gespecialiseerde IT-ers aan te trekken om de volgende projecten te implementeren. “We hebben een tachtigtal mogelijke projecten geselecteerd. Er is dus voldoende potentieel. In de toekomst zullen we dankzij artificiële intelligentie ook de moeilijkere zaken kunnen automatiseren”, besluit Dimitri De Rooze.