Alle aankopen bundelen op een digitaal platform
Voor de federale overheidsdiensten (FOD’s) geeft niet de elektronische factuur de doorslag voor het digitaliseren van de administratieve en boekhoudkundige processen, wel de invoering van een systeem voor elektronisch inkopen (e-procurement). Patrick Asselberghs, business integration manager van de Algemene Directie Federale Accountant & Procurement van Bosa (Beleid en Ondersteuning/ Stratégie et Appui): “We zijn volop bezig met het implementeren van SAP Ariba, een systeem dat de contacten met leveranciers volledig digitaliseert, gebaseerd op elektronische catalogi waar gebruikers hun aankopen kunnen doen. De aankoop zelf gebeurt dus op een digitaal platform. Dat maakt dat alle benodigde documenten elektronisch verstuurd en verwerkt worden. Die verwerking kan zelfs zonder menselijke interventie. Nog dit jaar moeten we de eerste resultaten zien. Tegen begin 2019 gaat het systeem live bij vijf geselecteerde FOD’s. Het is de bedoeling dat tegen oktober 2019 de meeste federale overheidsdiensten overgeschakeld zijn op Ariba.”
De federale overheid heeft nog een reden voor het invoeren van zo’n aankoopplatform. Ze kan zo behoeften van verschillende FOD’s en afdelingen bundelen en op die manier grotere volumekortingen krijgen. De keuze voor het platform Ariba heeft veel te maken met de eerdere keuze voor SAP als financieel systeem voor de meeste federale overheidsdiensten en de implementatie van de gemeenschappelijke module Vendor Invoice Management (VIM). Die maakt het mogelijk om zeer grote hoeveelheden facturen te verwerken. Samen met de implementatie en de verdere dienstverlening viel dit geheel binnen bestaande contracten zodat alle betrokkenen snel aan de slag konden.
Wanneer we begin 2019 starten, zorgen honderd grote leveranciers meteen voor honderdduizend elektronische facturen
Het invoeren van Ariba op zich zorgt voor een verregaande digitalisering van de facturen. Op dit ogenblik verwerken de FOD’s zo’n 800.000 facturen per jaar van ongeveer 70.000 bedrijven en organisaties. Daarvan komen zo’n 360.000 facturen van ongeveer 15.300 leveranciers in aanmerking voor elektronische verwerking. Wanneer het systeem begin 2019 in werking treedt, zorgen honderd grote leveranciers meteen voor honderdduizend elektronische facturen. “Dat zijn bedrijven zoals Dell of Lyreco die nu zelf al geconnecteerd zijn op het Aribaplatform en zonder problemen datzelfde kanaal gebruiken voor de handel met de federale overheidsdiensten. Zij zijn wat je noemt quick enabled voor Ariba. Wij gaan ervan uit dat we op termijn een vijfh onderdtal grote leveranciers op die manier activeren, goed voor 230.000 digitale facturen”, zegt Patrick Asselberghs.
De moeilijkheid bij het invoeren van elektronisch factureren blijft het overtuigen van de kleine leveranciers die weinig facturen maken en dus niet willen investeren in een systeem om dat te digitaliseren. “Voor de federale overheidsdiensten gaat het om 14.800 bedrijven die ongeveer 130.000 facturen sturen. We voorzien voor hen in een eenvoudige vorm van verbinding met Ariba. Ze moeten zich zelfs niet aansluiten, maar communiceren via een gestructureerde e-mail. Op die manier capteren ze ons bestelnummer (PO of purchase order) en via een flip mail wordt de bestelling omgezet in een factuur met dezelfde gegevens. Dat noemen wij light enablement. Onze leverancier, SAP België, hanteert dit systeem voor de eigen organisatie en bestelt zelfs broodjes via Ariba”, zegt Patrick Asselberghs. Daarnaast zullen de FOD’s in staat moeten zijn om elektronische Peppolfacturen (Pan-European Public Procurement On Line) via het Mercurius access point te ontvangen en te verwerken op de manier die is beschreven in FDmagazine van september (p. 12). Het gaat om de standaard facturenontvangst die alle Belgische overheden verplicht moeten aankunnen.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
