ODTH:“Repetitieve taken gaan naar de robot”

We geven de financiële cijfers zo transparant mogelijk aan de medewerkers

“We geven de financiële cijfers zo transparant mogelijk aan de medewerkers. Zo hebben ze de nodige gegevens om bij te sturen”, zegt Nicolas Heymans van ODTH

Het logistieke bedrijf ODTH is gespecialiseerd in warehousing en distributie. Het familiebedrijf bestaat 35 jaar en behoort nog altijd tot de eerste generatie. De naam ODTH (Opslag Distributie Terhagen) verklapt waar het bedrijf ooit is gestart, namelijk in Terhagen, een deelgemeente van Rumst. Ondertussen telt het bedrijf vier magazijnen, goed voor zo’n 150.000 vierkante meter. In het bedrijf werken honderdzestig personen. “De financiële afdeling bestaat uit drie medewerkers”, zegt financieel directeur Nicolas Heymans. “Ik heb nog twee collega's, iemand die fulltime op de financiële afdeling werkt en iemand die de functie combineert met hr. Extern staat een accountingkantoor ons bij met fiscale optimalisatie voor specifieke boekingen.”

1. Wat zijn uw prioriteiten als financieel directeur?

“ODTH is opgesplitst in tweeëntwintig afdelingen met telkens een verantwoordelijke aan het hoofd. We geven de financiële cijfers zo transparant mogelijk aan de medewerkers, zodat ze snel na de maandafsluiting zicht hebben op de richting die hun afdeling opgaat en de nodige gegevens hebben om bij te sturen. Een andere prioriteit is cashflowmanagement. De voorbije jaren hebben we verschillende magazijnen gebouwd, wat gepaard gaat met grote investeringen. Toen ik hier dertien jaar geleden startte, kwam 98 procent van de omzet van één klant. Een paar jaar geleden heeft die klant een deel van zijn flows weggehaald om aan risicospreiding te doen. Dan zit je natuurlijk met omzetverlies. Daarom hebben wij een aantal jaren op cashflow gestuurd. Hoe verder we in dat traject zitten, hoe meer gebouwen afgelost geraken, hoe steviger de basis is voor ons bedrijf en hoe minder dat speelt. In de groeifase is dat prioritair geweest.”

2. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen in het bedrijf?

“Wij zitten niet in een bureau apart, maar hebben interactie met de andere afdelingen van ODTH. Door veel te communiceren, proberen we de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij het financiële luik. We vragen ook feedback over de zaken waar zij mee bezig zijn en wat hun verwachtingen zijn. Heel wat verantwoordelijkheid voor de financiële flows ligt bij de medewerkers. Bij de aankoop gaat een factuur niet alleen langs de persoon die de bestelling uitvoerde, maar ook naar de verantwoordelijke van die businessunit. De financiële afdeling is ook aanwezig op de wekelijkse vergaderingen over grote projecten. Als we investeren in extra farmacapaciteit en een bestaand magazijn ombouwen, dan moeten wij op de hoogte zijn, zeker wanneer de planning wijzigt. Die informatie nemen we mee naar de leasingmaatschappijen en de banken. Tijdens die meetings geven we ook zelf feedback over wat mogelijk is en wat niet. Wij proberen iedereen zoveel mogelijk te betrekken en zoveel mogelijk input te vragen, zodat wij de juiste beslissingen nemen.”

3. Hoe probeert u de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen?

“Dat doen we door zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij hen te leggen. Het belangrijkste is dat ze die ook voelen en nemen. We vertrouwen hen en betrekken hen zoveel mogelijk. We zijn transparant binnen onze afdeling. Het werkt altijd beter als medewerkers betrokken zijn.”

4. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

“ODTH is ongeveer anderhalf jaar geleden overgestapt van een ouder boekhoudpakket naar SAP, de software die we ook gebruikten voor onze logistieke processen. Dat was een logische stap omdat er altijd een vertaalslag was tussen wat wij in het magazijn uitvoerden en wat op de factuur terechtkwam. Manueel gegevens overtypen, leidt tot fouten. Daarom hebben we beslist om veel te automatiseren, zowel voor de inkomende als de uitgaande facturen. Het is een zelflerende toepassing, die op den duur weet of het rekeningnummer, logo of btw-nummer bij een bepaalde leverancier hoort. Al de checks en controles zijn geautomatiseerd. De repetitieve taken laten we over aan een robot. Onze klanten hebben bijvoorbeeld time stamps nodig. Wanneer is de vrachtwagen hier toegekomen? Wanneer is die gestart met laden? Wanneer was hij volledig geladen? Wanneer is hij naar buiten gereden? Die time stamps zijn belangrijk voor onze klanten en kunnen wij perfect laten ingeven door de robot.”