Op elk moment geconsolideerde resultaten

Intussen boeken we de helft van onze facturen automatisch zonder correcties achteraf

De specialist in verbrandingstechnologie Vyncke heeft al een spectaculair groeipad achter de rug. Toch heeft de ondernemersfamilie nog ambitieuze plannen. Om de juiste beslissingen te nemen, wil de financiële afdeling daarom op elk moment een zicht hebben op de resultaten van alle individuele entiteiten én op het overkoepelende resultaat.

Vyncke versnelt de groepsrapportering dankzij robots en AI

Dat kan alleen maar als de financiële processen meer geautomatiseerd verlopen. De belangrijkste voorwaarde om dat te realiseren, is dat de basisinformatie ook snel verwerkt kan worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de gegevens van de binnenkomende facturen.

Elke Toye is global finance manager en verantwoordelijk voor de financiële processen in alle vestigingen. Ze werkt aan een efficiëntieverbetering doorheen de hele keten. Ze werkt nauw samen met cfo Diederik Dumon die zich focust op de bedrijfsstrategie en acquisities.

FD: Wat is het uiteindelijke doel van deze projecten?
Elke Toye: We willen op elk moment een accuraat en geconsolideerd zicht op de resultaten van de hele groep. Op dit ogenblik hebben we al een dagelijks resultaat in acht van de tien dochterbedrijven, maar op termijn moeten alle vestigingen in dat systeem meelopen. En we moeten erin slagen om die gegevens in realtime – live – te consulteren. Tot op vandaag worden onze data elke ochtend geladen. Het is op deze manier dat niet alleen het management, maar alle afdelingen over de actueelste gegevens zullen beschikken. We willen vermijden dat er maar een keer per maand of minder naar de cijfers gekeken wordt. Dan is het vaak te laat om een scheve situatie recht te trekken. Met goede, correcte en actuele rapporten maken we onze rol als businesspartner waar. Dat merken we nu al in de eerste fase van het project.

We rapporteren zowel de behaalde cijfers van het lopende jaar als de forecast van onze statutaire jaarrekening voor volgend jaar. Later op het jaar staat de automatisering van onze managementrapportering op het programma, waarbij we een alternatieve omzeterkenning gebruiken en een andere manier van presentatie hanteren om zo nadruk te leggen op de nettomarge. In onze business kan een geringe vertraging bij een van onze projecten een materiële impact hebben op de forecast voor het lopende boekjaar.

FD: Hoe is het project van start gegaan?
Elke Toye: We zijn daarmee begonnen in 2020 toen ik hier aan de slag ging. We zijn gestart met het analyseren van de bestaande situatie. Ik stelde al snel vast dat er nog veel manueel werk gebeurde op de financiële afdeling en dat we de financiële modules van ons systeem onderbenut lieten. We besloten om te streven naar meer standaardisering en digitalisering.

Vanaf 2021 hebben we enkele ingrepen gedaan om de datakwaliteit te vergroten door een aantal basisprocessen te automatiseren dankzij een administratieve robot en het toepassen van artificiële intelligentie. Vanaf dit jaar zullen we volop de vruchten plukken van die inspanningen. Een betere compliance en correctere rapportering bijvoorbeeld in het kader van transfer pricing zijn daar voorbeelden van. Maar het belangrijkste effect van die efficiëntieverbetering is dat we onze rol van businesspartner beter kunnen spelen. Dat zal iedereen in de organisatie in staat stellen om veel proactiever te werken.

FD: Hoe heeft u dat kunnen realiseren?
Elke Toye: Een aantal zaken hebben we drastisch vereenvoudigd. Alle vestigingen kregen vier standaardstructuren opgelegd in het systeem namelijk de balans, statutaire & interne resultatenrekening en cashflow. Zij hoeven alleen maar de verplichte rapportering van hun land te verzorgen. Deze vier structuren vertalen dat lokale luik automatisch naar het groepsniveau, wat nodig is voor onze semiautomatische consolidatie.

Op basis van die data kunnen we nu al een tiental standaardrapporten publiceren via Power BI. Die tool is sterk in de visualisering van evoluties en wordt erg geapprecieerd door de operationele managers in de hele groep. We starten vanaf dit jaar met interne opleidingen om in de toekomst ervoor te zorgen dat ze ook zelf de rapporten voor hun eigen afdeling kunnen maken. De standaardrapporten staan nu klaar in hun systeem en na een automatische refresh krijgen de managers elke dag de meest recente cijfers te zien.

Op de financiële afdeling stuiten we echter ook op de beperking van de tool. Power BI zorgt voor de presentatie van data, maar laat niet toe dat je zelf nog extra berekeningen of analyses kunt uitvoeren. Dat moeten we wel kunnen doen in het geval van een afwijking ten opzichte van onze forecast of omdat we willen inzoomen op specifieke transacties zonder gebruik te maken van het ERP-systeem. Dat hebben we opgelost door een Excel Connector te voorzien. Met die eenvoudige interface kunnen we berekeningen uitvoeren die we noodzakelijk achten en eigen views creëren die ons relevante info tonen. De basis blijft de dataset die ook Power BI gebruikt. Die connectorfunctie voorzien we alleen maar voor de medewerkers van de financiële afdeling. Daarbij moet gezegd dat je bij het begin van die implementatie een aantal berekeningsformules – measures in Power BI-jargon – manueel moet toevoegen. Die inspanning laat ons nu wel toe om vanuit de financiële afdeling veel korter op de bal te spelen. We volgen projecten nauwer op, zoomen in op regio’s enzoverder. Ik stel vast dat we nu in de financiële afdeling afwijkingen sneller zien en de managers de kans geven om nog in te grijpen. Dat is de belangrijkste reden waarom die managers zelf vragende partij zijn om meer dergelijke rapporten te krijgen. Onze bezorgdheid daarbij is dat we willen vermijden dat de operationele beslissingsnemers bedolven worden onder een overvloed aan data en rapporten. We willen hun alleen maar data laten zien die voor hen nuttig zijn.

FD: Cfo’s van andere bedrijven wijzen op de gevaren om de gebruikers zelf rapporten te laten samenstellen. Door het gebruik van filters en slicers kunnen de resultaten dan afwijken van de standaardrapporten. Wat is uw visie daarop?
Elke Toye: In het bedrijf zijn we er niet tegen dat elke afdeling eigen rapporten opstelt, natuurlijk altijd op basis van de gegevens uit de achterliggende centrale dataset. En het instellen van filters en dergelijke hoort daarbij. Elk intern rapport bij ons toont standaard met welke data er gewerkt zijn: de datum van de laatste refresh van cijfers én ook de instellingen van de filters. Iedereen moet exact weten naar welke gegevens ze aan het kijken zijn.

FD: Een gesofisticeerde rapportering waaraan jullie werken, staat of valt met de kwaliteit van de data-input én met de snelheid daarvan. Hoe hebben jullie dat aangepakt?
Elke Toye: We hebben ingezet op een verregaande robotisering van de afdeling Accounts Payable. Daarvoor hebben we twee verschillende projecten gelanceerd. Een eerste met Robonext en een tweede met de Hogeschool West-Vlaanderen. Aan het begin van ons proces stelden we vast dat het hele proces van de input van binnenkomende facturen volledig manueel gebeurde. Zelfs facturen die digitaal toekwamen, werden nog uitgeprint voor de verwerking. Jaarlijks ontvangt Vyncke NV, een van onze tien bedrijven, twaalfduizend facturen. Op elk papieren document werd een sticker met streepjescode geplakt om terug in te scannen. De originelen gingen dan naar het manuele archief. Op basis van de elektronische documenten startte dan een manueel controleproces op het gebied van de belangrijke gegevens, waaronder het bestelnummer. Dat hebben we nu volledig geautomatiseerd, eerst door een centrale mailbox te voorzien om alle facturen te laten toekomen. Robonext bouwde een robot met Microsoft Power Automate-technologie. Die haalt de pdf-bestanden uit de e-mails en voert een eerste analyse uit. We gebruiken Metamaze als extractiesoftware: aan de hand van artificiële intelligentie kan die software alle belangrijke data uit de PDF-bestanden halen. Met drie facturen als basistraining voor elke leverancier kon Metamaze leren hoe het de gegevens uit de factuur kan overzetten naar het ERP-pakket. Bij de geringste twijfel over de correctheid van die extractie moet nog een manuele validatie gebeuren door onze medewerker. Deze aanpassing wordt opnieuw aangeleerd zodat de robot telkens bijleert en er geen nieuwe validatie nodig is. De verwachtingen zijn hier hooggespannen: de robot moet niet alleen leveranciersdata capteren, maar ook de details van de orderlijnen en de projectnummers. Daarnaast moet het systeem een strenge controle voeren op eventuele betaalde voorschotten aan de leveranciers om te voorkomen dat we dubbel betalen bij een latere slotfactuur. Intussen kan de helft van onze facturen al grotendeels automatisch geboekt worden zonder correcties achteraf. Dat moet tegen het einde van het jaar naar zeventig procent evolueren.

FD: Heeft u de bestaande processen overgenomen of zijn daar eerst aanpassingen gebeurd?
Elke Toye: We hebben een aantal velden toegevoegd aan ons ERP-systeem. Met die extra informatie kan de robot automatisch een takscode aanmaken die nodig is voor de recuperatie van de btw. Vyncke is in heel wat landen actief, zonder dat we er een vestiging hebben. Op dit ogenblik loopt er bijvoorbeeld een langdurig project in Denemarken waar dat nuttig kan zijn.

We hebben de diensten van Robonext ingeroepen omdat die toepassingen kan realiseren die ook in China gebruikt kunnen worden. Daar hebben wij eveneens een grote vestiging. Het is onze bedoeling om in een tweede fase deze tool ook uit te rollen in Tsjechië én China.

Wat doet de RPA-oplossing die samen met de hogeschool werd ontwikkeld?
Elke Toye: Die zorgt voor het onderhoud – account matching in het  jargon - van onze boekhoudrekeningen. Onze medewerkers in de verschillende vestigingen besteden nogal wat tijd aan het handmatig afpunten van bestellingen, facturen en betalingen. Samen met Howest en met goede ondersteuning van ons IT-departement hebben we intussen een tool ontwikkeld die automatisch de verbanden legt tussen 550.000 transacties per jaar. We hebben uitgerekend dat dit werk overeenkomt met het werk van één fte gedurende twee maanden. De tool kan in al onze vestigingen draaien en zo op een consistente manier de data vastleggen. Een consequente afpunting is van cruciaal belang in het kader van onze verdere automatisatie. Via onze bestaande Excel Connector kunnen wij op elke moment een geautomatiseerde balansreconciliatie genereren per vestiging. Bij een standaardreconciliatie ligt de focus op openstaande items. Dankzij deze tool worden alle afgepunte lijnen automatisch uitgefilterd waardoor onze reconciliatie-oefening alleen maar relevante informatie bevat. Dat maakt veel tijd vrij voor onze medewerkers om zich toe te leggen op taken met meer toegevoegde waarde, zoals de ad-hocbusinessondersteuning. De algemene tevredenheid van onze medewerkers verhoogt ook op deze manier. Er wordt meer werk verzet met hetzelfde aantal medewerkers omdat we op een efficiëntere en slimmere manier ons proces aanpakken. Dit helpt ons in het kader van de huidige war for talent om onze goede medewerkers te behouden en voldoende uitdagingen te bieden.