“Onzekerheid wegnemen bij de operationele afdelingen”

Brico
Q&A met directeur Business Controlling Brico & BricoPlanit Matthias De Bremaeker

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling? Wat doen zij precies?
Brico/BricoPlanit maakt deel uit van de Nederlandse holding Maxeda DIY Group, met 150 winkels in België & Luxemburg en 190 in Nederland, waar we Praxis heten. De boekhouding, die vijftig medewerkers telt, is georganiseerd als een shared service center voor de hele groep. De controllingteams, die vijfentwintig medewerkers tellen, zitten in een matrixstructuur waarbij elk land zijn operationele controllingteams heeft. Er zit ook een team op het niveau van de holding, met group reporting, consolidatie, tax & treasury. Aankopen en supplychain werken transversaal voor alle businessunits. Mijn team, dat uit vijf medewerkers bestaat, is het controlling- en indirect procurement team voor Belgie (Brico en BricoPlanit).

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?
De financiële afdeling wil op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier de juiste informatie bij de juiste medewerkers krijgen zodat iedereen onderbouwde beslissingen kan nemen. Dat gebeurt bijvoorbeeld via wekelijkse rapporteringen over de verkoopsresultaten per winkel, per categorie of type product of over welke actiedagen wel of niet goed hebben gewerkt. De maandelijkse resultaten, die over de omzet, marge, kosten en ebitda per winkel gaan, rapporteren we aan de winkels en de directie. Naast deze vrij recurrente zaken maken we ad-hocanalyses. We geven bijvoorbeeld advies of het rendabel is om een nieuwe winkel te openen op basis van de omzetverwachtingen, huurkosten en de nodige investeringen. Bij indirect procurement proberen we zo kostenefficiënt mogelijk te zijn tegenover de leveranciers. Het gaat hierbij niet alleen over onderhandelingen, maar ook de stap verder: hoe moeten we het implementeren?

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?
Bij Brico hebben we drie waarden: open, actief en positief. Dat wordt goed opgevolgd binnen de verschillende afdelingen van het bedrijf. De positiefste zaken bij Brico zijn de korte communicatie, zowel met de winkels als met de directie, en daaruit volgend de snelle beslissingen. Elke week nemen wij deel aan de directiecomités van Brico en BricoPlanit. Verschillende afdelingen bezoeken elke vrijdagnamiddag een winkel. Daar gaat ook telkens iemand van mijn team naartoe. Zo leer je veel over het leven zoals het is in de winkel. We houden voeling met waar het om draait en dat zijn de winkels.

4. Hoe zorgt u ervoor dat de betrokkenheid in het team hoog blijft?
Met covid-19 is dat natuurlijk moeilijker. Toch hebben we iedere week op een vast tijdstip een teamvergadering met iedereen samen, hetzij fysiek hetzij digitaal. Ik deel dan niet alleen prioriteiten en algemene informatie mee, maar luister ook naar hen. Waar zijn zij mee bezig of waar lopen zij tegenaan? Wat loopt er goed en wat niet? Op die manier blijf ik op de hoogte van wat er leeft. In normale tijden praat je met medewerkers en het team aan de koffiemachine, in de gang of in de kantine. Daar leer je veel uit. Dat mis ik toch een beetje met al die digitale meetings, waarbij alles rechttoe rechtaan en getimed is.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?
De juiste informatie bij de juiste medewerkers krijgen, zal alleen maar een grotere uitdaging worden omdat je altijd meer data krijgt. We werken sinds een jaar met de Brico-app, die ons veel data verschaft. Die informatie moeten we goed blijven verwerken en kanaliseren. Ook zal het controllingteam steeds meer vooruitkijken. Zeker na covid-19 is er meer onzekerheid. Denk maar aan de snelle indexatie van de lonen, de inflatie van aankoopprijzen en andere kosten zoals energie, en moeilijkheden met de toelevering vanuit Azië. Vanuit finance kunnen wij dat niet oplossen, maar we kijken wel mee vooruit en nemen een deel van die onzekerheid weg. Voor de energieprijzen bijvoorbeeld hebben we elke twee weken een gesprek met onze energieleverancier om de prijzen te monitoren en zo onze inkoopstrategieën te optimaliseren. Daarnaast plaatsen we zonnepanelen op de daken van onze winkels om de energiekosten voorspelbaarder te maken. We proberen ook de bestellingen te optimaliseren zodat we nog beter op voorhand onze kosten kunnen voorspellen. Tijdens het jaar doen we ook een update van het budget. We maken een forecast, als we meer informatie hebben over omzetverwachtingen, kosten of investeringen. Operationele medewerkers in de winkels en in de logistiek hebben niet veel aan het verleden. Als businesspartner kijken we naar de toekomst en nemen we zoveel mogelijk onzekerheid weg.