“We leggen ons neer bij de standaarden in de software”

Catawiki gebruikt Workday

Groeibedrijf Catawiki implementeerde de Workday-toepassingen om het beheer van de personeelsafdelingen en de financiële administratie te vereenvoudigen. De standaardfuncties laten toe om het bedrijf te laten groeien, zonder meer medewerkers in dienst te nemen.

Op de website van Catawiki kan je bieden op een resem artikelen die gewoonlijk tot verzamelingen behoren: postzegels, munten, horloges, kunst, oldtimers enzovoort. “De stichters zijn er in 2008 op hun zolderkamer mee begonnen als een catalogus voor zeldzame stripalbums. Uit die oorspronkelijke toepassing is een hele reeks catalogi met bijbehorende veilingen gegroeid. Nu is Catawiki een onderneming met een vijfhonderdtal werknemers en een omzet van 45 miljoen euro in 2018”, zegt group controller Geert van der Heijden.

Masterdata van de medewerkers

In 2015 is Catawiki uitgeroepen tot het snelstgroeiende bedrijf van Nederland, met meer dan 45.000 procent groei. Daarna moest het consolideren en de organisatie versterken. “In die periode heeft Catawiki beslist om ook de administratie te verbeteren. We gingen toen over op Workday voor het beheer van de personeelsgegevens, de boekhouding en de rapportering. Tot dan verzorgde een externe accountant de financiën”, zegt Geert van der Heijden. Die beslissing werd in de eerste plaats genomen met het oog op het beheer van de eigen kostenstructuur. “In ons geval maken de personeelskosten veruit het grootste deel daarvan uit. Daarom wilden we een pakket dat het beheer daarvan zou vergemakkelijken. Het beheer van de masterdata van de medewerkers zien we als de belangrijkste uitdaging. We gingen er ook vanuit dat de financiën van Catawiki geen onderscheidende factor zijn voor het bedrijf. Daarom leggen we ons gewoon neer bij de standaarden in de software.”

Extra flexibiliteit creëren

Toch moet de financiële afdeling in staat zijn om zelf aanpassingen door te voeren om zo extra flexibiliteit te creëren. Dat blijft altijd binnen de marges van de cloudoplossing. Alle bedrijven die gebruik maken van Workday in de cloud hanteren in principe één standaardsoftware. “De controlling van de omzet doen we in grote mate op basis van de gegevens uit de website zelf, want daar doen we echt zaken. Bij het afsluiten van een verkoop maakt het platform bijvoorbeeld ook zelf de factuur op. De gegevens van die factuur gaan in samengevatte vorm naar Workday voor de rapportering. De volledige dataset wordt bijkomend opgeslagen in een apart datawarehouse. Met die gegevens maakt onze businessanalist de rapporten voor de managers. De binnenkomende facturen behandelen we wel volledig in Workday”, zegt Geert van der Heijden. Het voordeel van de cloudsoftware is dat medewerkers in verschillende landen – op kantoor of thuis – volledige toegang hebben. Lokale aangiftes gebeuren in samenspraak met een externe accountant.

Interfaces

Cloudoplossingen kunnen grote voordelen bieden, maar zijn tegelijk erg afhankelijk van interfaces naar andere toepassingen. Rob Cools van Workday: “Daarvoor hebben we een gestructureerd geheel van oplossingen. De standaardmanier om toepassingen te koppelen is via API’s. De meeste leveranciers van oplossingen publiceren gewoon de technische specificaties van de interface. Met Salesforce hebben we bijvoorbeeld goede en gecertificeerde manieren van samenwerken. Ook zijn er specifieke formaten voor verbindingen met banken, facturatiesystemen, ... Voor een kleinere samenwerking – bijvoorbeeld het toevoegen van een dagkoers voor valuta – kan je een webservice gebruiken. Ten slotte heb je als bedrijf soms nog bijkomende verbindingen nodig waarbij de interfacegegevens niet zijn gepubliceerd. Die moeten dan op maat gemaakt worden.”