Efficiëntieslag door de centralisering van de boekhouding

De overstap van boekhouders van andere entiteiten naar Financiën en Begroting is een delicate kwestie

Koen Algoed, secretaris-generaal Departement Financiën en Begroting, gunt ons een blik in de financiële machinekamer van de Vlaamse overheid. Ook hier zijn automatisering en efficiëntieverbetering belangrijke doelstellingen. De uitdagingen liggen in de informaticasystemen en het vinden van de juiste profielen.

Financieel dienstencentrum voor alle Vlaamse organisaties

Wat is de strategie van de organisatie?
Koen Algoed: Het departement Financiën en Begroting (F&B) wil steeds nauwer betrokken worden bij de werking van de rest van de administratie. Die moet ons zien als een partner. Call F&B, noemen we dat. Dat gaat eerst en vooral over preventief werken. Wanneer er nieuwe initiatieven zijn, zoals de oprichting van een nieuwe entiteit, moeten we dat vooraf weten en advies geven over de structuur, het budget, de manier van rapporteren, enzovoort. Op die manier kunnen we voorkomen dat we achteraf nog grote aanpassingen moeten doorvoeren. Dat lukt soms al behoorlijk goed. Bijvoorbeeld voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen is er nu een plan rond huisvesting met onder andere de nooddorpen. Daarbij is F&B van bij het begin betrokken en daar hebben we een structuur uitgewerkt met financiering van de initiatieven van de gemeenten en de rapportering. Een dergelijke aanpak werkt dus goed. Het is wel een hele aanpassing voor de administratie. Vroeger werden we vooral aanzien als de controleurs, nu willen we meer optreden als adviseur. Dat wil niet zeggen dat we onze controlefunctie zullen opgeven. Die blijft essentieel.

Daarnaast werken we steeds meer als een financieel shared service center voor de hele Vlaamse overheid. We hebben intussen aparte dienstencentra waaronder die voor boekhouding. Onze diensten voeren nu de meer gespecialiseerde boekhoudkundige processen uit voor andere entiteiten van de Vlaamse overheid (departementen en rechtspersonen). Op die manier zijn onder andere Ovam, Agion (schoolinfrastructuur) en Sport Vlaanderen al ingestapt in onze dienstverlening. We werken nu aan de komst van Kind & Gezin en de Vlaamse Landmaatschappij en de Vlaamse Milieumaatschappij is net ingestapt. Vanaf 2026 willen we ook de accounting van de VDAB en De Waterweg naar ons overbrengen en daarmee is dan dat project afgerond.

Wat wil de Vlaamse overheid daarmee bereiken?
Koen Algoed: We willen een efficiëntieslag maken door de centralisering voor de boekhouding, met daarbij ook de btw-aangiften, de jaarafsluiting en de contacten met de revisoren. De efficiëntiewinst kan verschillende vormen aannemen: door met minder medewerkers hetzelfde werk te doen, door automatisering op grotere schaal te realiseren, maar het kan ook gaan over een grotere transparantie omdat iedereen op dezelfde manier werkt of een betere rapportering. Tegelijk moet de dienstverlening verbeteren en onze systemen verzoenen met de noden van die organisaties. Daarbij kan het wel zijn dat zij zelf nog moeten investeren in toepassingen waarbij er geen synergie optreedt met de andere entiteiten. Omgekeerd zorgen wij ook voor bijkomende dienstverlening door bijvoorbeeld de functionaliteit artikelbeheer en voorraadbeheer te activeren in het centrale Orafin-systeem – de financiële modules van het ERP-pakket Oracle. Een voorbeeld: de VDAB vindt voorraadbeheer belangrijk en dus hebben we die module al geactiveerd in ons ERP-systeem in samenwerking met het Facilitair Bedrijf. Wij staan in voor de technologie en het dienstencentrum Facilitair Bedrijf staat, als proceseigenaar, in voor het beheer.

Een gelijkaardige centralisatie voert de Vlaamse overheid door op het vlak van personeelsbeheer (Agentschap Overheidspersoneel of AGO) en facility management. Dat houdt in dat wijzelf op onze beurt taken en opdrachten doorgeven naar andere dienstencentra. Onze werving en selectie ligt voortaan bij AGO. Op het vlak van de digitalisering van financiële processen werken we ook samen met de Vlaamse Belastingdienst (Vlabel) die beschikt over extra veilige infrastructuur om de privacy van de fiscale gegevens van de burgers te garanderen. Het beheer van ons IT-netwerk hebben wij daarom overgedragen naar het ICT-dienstencentrum van Vlabel.

Wat is het resultaat van die herschikking?
Koen Algoed: Het totaalbeeld voor de Vlaamse overheid is positief, maar ik moet wel toegeven dat we niet ondubbelzinnig kunnen aantonen dat we ook een besparing realiseren. Toen deze operatie werd opgestart in 2015 is er namelijk geen nulmeting uitgevoerd, zodat we geen vergelijking kunnen maken met de begintoestand. De rapporteringslast is ook toegenomen. Tegelijk zien we wel dat de voordelen op diverse vlakken optreden en ook in heel wat verschillende delen van de organisatie. Het grote voordeel van de nieuwe situatie is dat we steeds meer financiële taken van de Vlaamse overheid in een duidelijk proces stoppen. Dat op zich biedt een stuk meer transparantie.

Bovendien laten we sinds vorig jaar onze boekhoudkundige processen jaarlijks attesteren volgens de ISAE 3402-norm. Dat geeft de garantie aan de klanten dat onze processen aantoonbaar onder controle zijn en goed worden uitgevoerd. Dit kadert ook in het principe van de single audit en verlicht de taak van de revisoren van onze rechtspersonen.

Komen er medewerkers van die andere diensten over naar Financiën en Begroting?
Koen Algoed: Zeker. Maar er is in de aanvangsfase ook dubbel werk. Tijdens de overgang moet de boekhouding van de organisatie nog wel blijven werken en moet het instaptraject voorbereid worden. Zowel de organisatie als onze mensen voeren die projecttaken dan uit bovenop hun bestaande werk.

Er zijn dan aanpassingen aan beide kanten nodig. Voor die overgang werken we met een pool van externe specialisten. Die pool heeft als voordeel dat het werkzekerheid biedt voor een langere periode in ruil voor een lager tarief. In die tijd gaan de specialisten ook van het ene agentschap naar een andere om daar telkens te zorgen voor de overstap naar het centrale systeem. Een deel van onze investering draait specifiek over de bouw van de interfaces tussen het centrale systeem en de decentrale dossierbehandelingssystemen of andere softwarepakketten.

Uiteindelijk komen er dan gewoonlijk een aantal boekhouders over naar Financiën en Begroting. Dat is wel telkens een delicate kwestie. Sommige medewerkers zijn bijvoorbeeld erg gehecht aan hun organisatie en willen liever andere taken uitvoeren in hun bekende omgeving. Daarnaast moeten we zorgen dat we de juiste profielen laten overkomen die passen in onze toekomstplannen. Dat lukt nooit helemaal. We zijn erg gericht op training en opleiding. Alle nieuwe mensen krijgen hoe dan ook standaardcursussen. Daarnaast voorzien we ook in opleiding voor specifieke financiële opdrachten van de overheid. Jonge mensen die van de hogeschool of de universiteit komen, kennen bijvoorbeeld het Europees Stelsel van nationale en regionale Rekeningen (ESR) niet. Daarvoor kunnen we niet anders dan zelf in de opleiding te voorzien. Ik ben wel hoopvol nu een jonge professor van de Universiteit Gent een cursus over het thema geeft.

De boekhoudsystemen moeten die centralisering wel aankunnen. Hoe staat het daarmee?
Koen Algoed: We werken al een hele tijd met Orafin, maar dat wordt op termijn vervangen. In functie daarvan zijn we nu in dialoog met onze interne klanten binnen de Vlaamse overheid om te zien wat hun vereisten en verwachtingen zijn ten opzichte van een nieuw boekhoudsysteem. Tegen de zomer willen we daarmee rond zijn en daarna zijn we klaar voor een volgende stap. Het uitschrijven van behoeften, aanbesteden, ontwikkelen en implementeren zal zijn tijd vragen.

Hoe staat het met de begroting en de schuld van Vlaanderen?
Koen Algoed: Onze credit rating staat onder druk. Met de nieuwe aanrekenregels voor de overheidsbegrotingen (ESR 2010), die in september 2014 zijn ingegaan, worden de sociale huisvestingsmaatschappijen bij de Vlaamse overheid ondergebracht. Hun uitstaande schulden worden sindsdien geconsolideerd met de schulden van de Vlaamse overheid. Vroeger waarborgde de Vlaamse overheid die schuld, sinds 2015 financiert de Vlaamse overheid via eigen schuldopnames de sociale huisvestingsmaatschappijen. Vlaanderen heeft sowieso een betere kredietrating dan de huisvestingsmaatschappijen, dus dan kan het goedkopere leningen afsluiten. Tegenover die schulden van de Vlaamse overheid staan evenwel ook financiële vorderingen. Maar de schuldgraad van Vlaanderen is de laatste jaren gestegen, zeker door de steunmaatregelen tijdens de coronacrisis. Anders dan bij voorgaande schuldstijgingen gaat het hier bijna niet om investeringen. Het ging om het doorbetalen van lonen van mensen die niet kunnen werken, de steun voor ondernemingen die gesloten waren, enzovoort. Nu de conjunctuur weer beter gaat, moeten we dan ook die steun versneld afbouwen en ook de schuld weer wegwerken. Daarvoor hebben we strakke doelstellingen om terug te keren naar een begrotingsevenwicht tegen 2027.

Tegelijk hebben we de structuur van de schuld voortdurend aangepast in de richting van lagere rentevoeten en langere terugbetalingstermijnen. Een klein team zorgt voor de onderhandelingen met de banken en investeerders. We blijven in contact met die financiële spelers. Straks organiseren we ook weer roadshows. Intussen publiceren we regelmatig nieuwe informatie in het Kas, Schuld en Waarborgrapport. In die commerciële contacten is duurzame financiering een belangrijk thema. Vlaanderen heeft al in 2018 een eerste duurzame obligatie uitgegeven voor de investering in sociale huisvesting en scholen. Dat vraagt wel een bijkomende rapportering, maar de rentevoet is goed, zeker niet hoger dan voor een standaardobligatie. Maar de appetijt voor dergelijke investeringen is zeer groot, vooral vanuit Frankrijk stel ik vast. Voor Vlaanderen is dit een nuttig alternatief in onze financieringsportefeuille.

In alle financiële departementen is digitalisering een prioriteit. Ook bij het departement Financiën en Begroting?
Koen Algoed: Een belangrijk project in de verdere digitalisering van onze processen kreeg de naam KRAB mee. Voortaan verlopen alle adviezen van de Inspectie van Financiën en Begroting volledig digitaal: van bij de aanvraag tot en met de terugkoppeling naar het begrotingsakkoord. In het verleden moesten voor dergelijke rapporten nog te veel gegevens manueel worden overgebracht. Dat slorpte veel tijd op en het verhoogde de kans op fouten. We hebben nu een digitale applicatie en dat maakt dat gegevens maar één keer ingetikt worden.

We denken ook aan het toepassen van artificiële intelligentie en administratieve robots, maar op dat vlak zijn we eerder volgers dan voorlopers. Ik zie wel dat er grote kansen liggen op het vlak van controle en audit. Door het toepassen van anomaliedetectie door middel van AI-toepassingen zullen we afwijkingen en fraude sneller kunnen herkennen. Een concreet voorbeeld daarvan is het subsidieregister.

Je mag ook niet vergeten dat de Vlaamse overheid een voorloper was van de toepassing van de elektronische factuur. Bedrijven moeten al een tijdje verplicht hun facturen aan de overheid in een digitaal formaat versturen. Ik zie het aantal papieren facturen dat wij nog moeten verwerken snel teruglopen.

Vindt u de juiste profielen om deze taken uit te voeren?
Koen Algoed: Dat alles vergt natuurlijk grote inspanningen van onze medewerkers en van de IT-collega’s. We schakelen ook een aantal externe specialisten in, zoals ik al eerder zei. In het algemeen zoeken we mensen met een hogere opleiding. Daarbij horen ook steeds meer medewerkers met een niet-financieel profiel zoals databeheerders. We slagen er vrij goed in om die functies in te vullen, al merk ik dat de recentste vacatures toch langer open blijven staan. Dat komt ook omdat we niet afstappen van onze eigen vereisten. In de afdeling Begroting hebben we intussen een aanwervingsstrategie uitgewerkt waarbij we uitgaan van een kern van experten met een senior profiel, aangevuld met een groep juniors met minder ervaring. We leiden die jonge mensen zelf op en we leggen er ons bij neer dat zij na verloop van tijd weer vertrekken. Dat vinden we niet erg. Ze nemen dan posities in binnen de Vlaamse kabinetten of als begrotingsraadgever binnen de entiteiten. Op die manier verhoogt daar ook de kwaliteit van het begrotingswerk.

Zijn er naast die technische competenties ook andere eisen?
Koen Algoed: Ik stel vast dat ikzelf en de andere afdelingshoofden het belangrijk vinden dat een nieuweling ook in de groep past. De kandidaten moeten ook bereid zijn om hun kennis te delen en moeten dus ook over communicatiecompetenties beschikken. Daarnaast geven we veel opleiding over leidinggeven, feedback enzovoort. Soft skills worden bij ons veel belangrijker.