Gedragscode voor alle leveranciers en klanten bij Siemens Belux

Aan technologische ontwikkelingen moet een duurzame component zitten

Technologieleverancier Siemens Belux speelt in op de kansen die de trend naar duurzaamheid met zich mee brengt. Cfo Ilse Geukens legt uit.

Wat is de strategie van Siemens en hoe helpt u als cfo om die doelstellingen te realiseren?

Ilse Geukens: “Als leverancier van technologische oplossingen voor industriële bedrijven zijn we straks 125 jaar actief in België. Zo’n lange periode van succes is in de eerste plaats te danken aan de relatie met onze klanten. Ook nu nog is dat een strategische pijler: customer impact. Na de coronacrisis stelden we vast dat een aantal bedrijven een tijdelijk tekort aan cash hadden en daarom hun facturen moeilijk op tijd konden betalen. Voor de goede klanten hebben we een geste gedaan om die problemen op te lossen.

We gaan ook verder dan alleen reageren op wat klanten vragen. We anticiperen op wat klanten willen. Dat doen we bijvoorbeeld door voluit in te zetten op digital sales. Daarbij verloopt het verkoopproces zoveel mogelijk via digitale kanalen. Dat klinkt gemakkelijker dan het is. Voor een volledig geautomatiseerde bestelling moet een reeks achtergrondprocessen erg gesmeerd lopen en dat kost heel wat inspanningen van onze kant. Eens het goed loopt, kan een stuk van de verkoop via elektronische weg gebeuren en hoeven onze verkopers bijvoorbeeld minder ter plaatse te komen. Zo dringen we onze CO2-uitstoot terug. Duurzaamheid loopt op die manier doorheen al onze strategische doelstellingen.”

Welke andere strategische doelstellingen heeft Siemens nog?

Ilse Geukens: “Vanzelfsprekend gaat het ook om technologische innovatie. Dat is onze kerncompetentie. Siemens België is wel geen R&D-centrum, maar toch kunnen ook wij technologische ontwikkelingen uitwerken om klanten vooruit te helpen. Als we dat doen, moet daar ook een duurzame component aan verbonden zijn. Zo hebben we een oplossing uitgewerkt voor het detecteren van lekken in het leidingennet van De Watergroep. Op basis van hardwarecomponenten en een softwaresysteem helpen we die drinkwatermaatschappij om sneller in te grijpen bij een vastgesteld lek. Met ons systeem - Leakie - kan De Watergroep het verlies van water terugdringen.

De fabrikant van verpakkingsmachines Avercon ontwikkelde met onze steun een machine om de verzenddozen voor e-commerce precies op maat van de inhoud te snijden. Dat laat de pakjeskoeriers toe meer zendingen in één voertuig af te leveren. Dat levert een besparing op van materiaal en CO2-uitstoot. De ontwikkeling van die machine gebeurde aan de hand van onze digital twin-technologie, die toelaat om alle componenten in 3D te simuleren en te blijven aanpassen tot het ontwerp helemaal klopt. Pas dan begint de assemblage van het echte toestel.

Ten slotte hebben we ook het SiGreen-platform ontwikkeld om de CO2-uitstoot bij klanten en leveranciers op te volgen. Dat houdt verband met de befaamde scope 3: de CO2-uitstoot die in de hele toeleverketen wordt geproduceerd en niet makkelijk te registreren is (nvdr scope 1 slaat op de eigen CO2-uitstoot en scope 2 op de uitstoot verbonden aan de aangekochte elektriciteit). Dat platform hebben we eerst voor eigen gebruik gelanceerd, maar intussen bieden we het ook – gratis – aan bij klanten.”

Wat is de rol van de cfo bij die innovatieprojecten?

Ilse Geukens: “Mijn rol betreft vooral de financiering van die projecten. Zoals gezegd, gebeurt onderzoek en ontwikkeling vooral in het hoofdkwartier. In België hebben we wel drie competentiecentra die vaak samen met het hoofdkwartier werken aan oplossingen. Ook spelen we zelf creatief in op opportuniteiten. Budget hebben we daar niet voor. We moeten dit uit onze eigen middelen financieren en ik ben dan degene die bepaalt hoever we kunnen gaan. Ik kan flexibel zijn binnen bepaalde grenzen, maar tegelijk veeleisend: de projecten moeten steunen op onze eigen technologie en bedoeld zijn voor specifieke klanten die daarvoor – op termijn – willen betalen.”

Wat vindt het hoofdkwartier van dergelijke investeringen?

Ilse Geukens: “Siemens is een wereldwijde onderneming die zelfbedruipend is. We hebben een interne bank: Siemens Financial Services, die de cash van alle dochterbedrijven centraal beheert. Siemens België levert een grote bijdrage en laat veel geld naar het hoofdkwartier vloeien. Dat maakt onze positie sterker. Als je winst maakt, krijg je ook de ruimte om zelf initiatief te nemen. Wij hebben die vrijheid. Deze manier van werken heeft ook het voordeel dat ze verhindert dat alle betrokkenen in het bedrijf de pot met geld willen opmaken. De directie kan in middelen voorzien, maar alleen op basis van een specifieke businesscase.

Naast technologie mikken we op onze eigen medewerkers en groei. Opleiding en training staan centraal in die aanpak. We gaan voluit voor digital learning, met duizenden verschillende lessen op ons centrale platform, zowel over technische onderwerpen als over soft skills. Dit is uitgerold vanuit het hoofdkwartier. Wij in België zorgen voor de communicatie over het aanbod en de interne promotie. Het voordeel van die digitale trainingen is dat het vaak om korte sessies gaat, die ook leuk zijn om te doen. De medewerkers volgen ze wanneer ze kunnen, vaak ook onderweg of in hun vrije tijd. Voor mij als cfo is dat belangrijk, omdat we zo vermijden dat we medewerkers moeten vrijstellen voor een opleiding. Zo blijven ze beschikbaar om te werken voor een klant. Die billable hours zijn een belangrijke parameter voor ons.”

Hoe ver staan jullie op het vlak van digitalisering?

Ilse Geukens: “In de groeistrategie is het belangrijk dat we als financiële afdeling onze eigen efficiëntie blijven verhogen. Vorig jaar hebben we bijvoorbeeld een orderboek behaald van 550 miljoen euro, een kwart meer dan in 2021. Dat is verlopen zonder grote projecten en is dus te danken aan een gezonde operationele groei in alle sectoren. Ook ons marktaandeel neemt verder toe.

De omzet en het bedrijf mogen dan wel groeien, dat geldt niet voor finance. Hetzelfde aantal personen moet meer werk verzetten. We mikken daarom op een verregaande automatisering van manuele taken, die we zoveel mogelijk uitsluiten. De financiële medewerkers moeten in de eerste plaats bezig zijn met analyse en verbetervoorstellen. Wat de pc kan, hoeven wij niet te doen. Siemens heeft ook een financieel shared service center in Portugal, dat bijvoorbeeld alle leveranciersfacturen verwerkt.

Wat nog overblijft aan repetitief werk in België, pakken we aan met administratieve robots, low code-automatiseringen en dergelijke. We hebben een lean in the office-cel die hieraan voortdurend blijft werken. Het zijn geen IT-ers, maar operationele medewerkers die voor een stuk van hun tijd vrijgesteld zijn om dergelijke verbeteringen te realiseren. Dat gebeurt trouwens niet alleen op de financiële afdeling, we doen het ook voor ingenieurs die offertes opmaken of voor andere commerciële processen.”

Hoe ondersteunen jullie de andere afdelingen in het bedrijf?

Ilse Geukens: “De financiële afdeling is volledig gericht op analyse en het ondersteunen van de operationele afdelingen. We zijn het al gewend dat alle financiële data uit de ERP, maar ook de verkoopgegevens uit het CRM, samenkomen in één database. Via rapporteringstools maken we dan dashboards. Dergelijke rapporten zijn voor iedereen in het bedrijf zichtbaar. De medewerkers kunnen daar zelf filters op toepassen, om te focussen op die activiteiten die voor hen van toepassing zijn. Het dashboard wijst onze businesscontrollers op wat niet goed loopt. Het is hun taak om zo’n rood licht te onderzoeken en de onderliggende oorzaken naar boven te brengen. Dit is hoe langer hoe meer een zaak voor echte data-analisten.

Die situatie is wel het resultaat van een langer traject van digitalisering, onder andere in onze eigen boekhouding. Zo hebben we een tijd geleden de elektronische factuur ingevoerd. Intussen verzenden we 95 procent van de uitgaande facturen alleen nog via digitale weg. Technisch is dat eigenlijk niet zo moeilijk, het gaat meer om het overtuigen van klanten om hierin mee te gaan. Samen met de verkoopafdeling zijn we erin geslaagd om dat te realiseren. Om dat te vieren, hebben we trouwens een bos aangeplant op het bedrijfsterrein.”

Het is duidelijk dat duurzaamheid voortaan centraal staat in de strategie en het takenpakket van de financiële afdeling. Wat is de functie van een lokale financiële afdeling in die aanpak van een multinational?

Ilse Geukens: “Siemens kiest voor een globale aanpak waarbij het hoofdkwartier de lijnen uitzet. Voor de duurzaamheidsrapportering neemt het hoofdkwartier dan ook de leiding. Gelukkig maar: de complexiteit rond de EU Taxonomy en de nieuwe CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) is echt niet van de poes. Het hoofdkwartier zorgt voor die rapportering, wij leveren de data aan. Dat is dan weer niet nieuw voor ons. We hanteren al een tijdje een set van veertien KPI’s, die we bundelen onder zes ‘Degree’-thema’s: decarbonisation, ethics, governance, resource efficiency, equity en employability. Iemand van de top treedt altijd op als sponsor voor een thema en die persoon zorgt ervoor dat de doelstellingen worden gehaald. We hebben ook een sustainability manager die het dagelijks beheer van die projecten opvolgt.

De data die we verzamelen, hebben betrekking op het energieverbruik, het aantal elektrische en hybride wagens, zonnepanelen, groene stroom, enzovoort. Ook afval en water volgen we op. Als cfo ben ik de sponsor voor decarbonisering en governance. Siemens België neemt concrete maatregelen, zoals de volledige elektrificatie van het wagenpark en een vermindering van het energieverbruik in de gebouwen. We hebben in België nog een beperkte productie van elektrische schakelkasten, in één atelier. De rest van de gebouwen zijn kantoren. We zijn meestal niet de eigenaar en kunnen dus niet zomaar investeren in isolatie of nieuwe technieken.

Doelstellingen strenger gemaakt

Toch hebben we onze uitstoot al sterk teruggedrongen, zodanig zelfs dat Siemens wereldwijd ook de doelstellingen strenger heeft gemaakt. We willen een reductie realiseren van 55 procent tegen eind 2025 en zo’n 90 procent tegen 2030. Dat zal tijdens die periode gepaard gaan met investeringen van 650 miljoen euro.

Het komt erop neer dat we onze eigen uitstoot heel snel konden aanpassen en verminderen. Nu focussen we ook op de uitstoot van onze leveranciers en klanten, wat valt onder scope 3. We kunnen voldoen aan strengere normen en dat doen we ook.

Het heeft ook te maken met onze producten en diensten. We helpen andere bedrijven net om hun duurzaamheid te vergroten door efficiënter te werken en zuiniger om te gaan met energie en grondstoffen. Dan dienen we zelf ook het goede voorbeeld te geven. Daar zit ook een Duits kantje aan: het is de houding van ‘Wir schaffen das’.”

Druk uitoefenen op leveranciers en zeker op klanten is heel moeilijk. Slaagt Siemens daarin?

Ilse Geukens: “Ja, dat lukt ons vrij goed. Op het vlak van governance – een thema waarvoor ik verantwoordelijk ben – hebben we een belangrijk initiatief waarbij we leveranciers vragen om onze gedragscode te ondertekenen. Daar zijn we twee jaar mee bezig en het is intussen helemaal gelukt. Alle leveranciers hebben getekend of anders werken ze niet meer voor ons. Op dat vlak zijn we erg streng.

Ook voor klanten worden we steeds strenger. We beoordelen hen meer voor hun activiteiten op het vlak van Environment, Social & Governance. Hier in België hebben we bijvoorbeeld stevige discussies gevoerd met een bedrijf dat problemen had met vervuiling. We zijn heel wat voorzichtiger geworden op dat vlak. Ook als een klant een mooie marge oplevert, kunnen we er achteraf problemen mee krijgen. We nemen alle grote klanten nu minstens één keer per jaar onder de loep. Als die controle niet is gebeurd of als het resultaat niet positief is, kan er geen offerte verstuurd worden.”

Heeft u dan al klanten geweigerd?

Ilse Geukens: “In België is dat nog niet gebeurd, maar we exporteren ook heel wat. Zo is een bestelling naar Libië niet doorgegaan wegens negatief volgens onze ESG-radar. Ik weet wel dat critici zich afvragen of we ook zo streng zijn wanneer de zaken minder goed gaan, maar ik ben daar rechtlijnig in. Ik ben er ook van overtuigd dat je met dergelijke klanten meer problemen hebt dan ze uiteindelijk opbrengen.”

Siemens Industry Academy

Een uniek initiatief is de samenwerking tussen Siemens, een aantal klanten en de universiteiten van Leuven, Gent en Antwerpen om stageplaatsen en masterproeven te organiseren voor studenten aan de ingenieursafdelingen. Ilse Geukens: “Tijdens die stageperiodes experimenteren de studenten en de klanten met materiaal van Siemens. Op die manier leren de bedrijven ook onze nieuwigheden kennen. Intussen werken we samen met 62 verschillende partners. Een deel van de stage besteden we aan training over soft skills, zoals presenteren, feedback geven en krijgen, enzovoort. Op de Indumation-beurs in 2022 hebben een aantal studenten al de kans gekregen om hun project uit te leggen aan het publiek.”