Geert Vergaerde, Financieel directeur Stad en OCMW Gent
Met bevattelijke presentaties vergroten we het democratisch gehalte van het beleid
Geert Vergaerde, financieel directeur van Stad Gent, legt uit hoe de stad haar financiën automatiseert en digitaliseert binnen strikte budgettaire krijtlijnen.
Een stad heeft grote maatschappelijke uitdagingen, maar moet tegelijk binnen strikte financiële lijntjes kleuren. Dat blijkt uit het gesprek dat FDmagazine had met financieel directeur Geert Vergaerde van Stad en OCMW Gent.
Geert Vergaerde: “De doelstellingen van het stadsbestuur zijn enorm breed en slaan op een veelheid van thema’s. Denk aan armoedebestrijding, onderwijs, mobiliteit, geletterdheid van de burgers, enzovoort. Als financieel directeur sta ik loyaal tegenover de keuzes over dienstverlening die de stad wil bieden aan zijn burgers, bedrijven en organisaties. Mijn opdracht is om het bestuur bij te staan in het creëren van de financiële krijtlijnen waarbinnen dat het best gebeurt. We streven naar een gezonde balans tussen inkomsten en uitgaven. Daarbij moet de stad zich aan regels houden die zijn opgelegd vooral vanuit het Vlaamse, maar ook het Belgische en het Europese niveau. Dat draait om begrotingsevenwicht, mededinging, rapportering, fiscaliteit, enzovoort. Er zijn daarnaast ook stadseigen afspraken over de schuldgraad en we werken aan principes over financiële schokbestendigheid.”
Geert Vergaerde: “De financiële verplichtingen voor lokale besturen zijn er gekomen naar aanleiding van het besef dat evenwichtsregels nodig waren, zoals bij het invoeren van de Maastrichtnorm in 1992 en het latere Stabiliteits- en Groeipact. In principe vereisen die akkoorden een begrotingstekort van maximaal drie procent van het bruto binnenlands product en een maximale overheidsschuld van zestig procent. Die regels gelden voor het land, inclusief alle onderliggende overheden, dus ook voor de steden en gemeenten.
De Vlaamse overheid heeft dit voor de lokale besturen vertaald via het Decreet Lokaal Bestuur en de Beleids- en Beheerscyclus (BBC: regelgeving voor de planning, uitvoering en evaluatie van het beleid, ook op financieel vlak). Die BBC legt bijvoorbeeld op dat een stadsbestuur moet zorgen dat de begroting tegen het einde van zijn legislatuur in evenwicht is. Zo kan het nieuwe bestuur na de gemeenteraadsverkiezingen aan de slag met een schone lei.
Dat houdt in dat er cycli zijn van zes jaar die telkens moeten eindigen met een financieel evenwicht. Vlaanderen laat toe om leningen die tegenover investeringsuitgaven staan, te verwerken a rato van de aflossingen, zonder dat dit in één slag de begroting bezwaart. Dit laat toe om meerdere investeringsinspanningen (zoals de renovatie van de site aan het Zuid, de bouw van scholen…) te leveren en die vervolgens te laten renderen. Opvallend is dat Vlaanderen zelf onderworpen is aan andere Europese regels, die dat niet eisen. Ook de federale overheid volgt dat principe niet.”
Geert Vergaerde: “We volgen uiteraard de regels en hebben ook een kader gedefinieerd dat de schuldgraad normeert. Dit gezegd zijnde: Gent heeft van oudsher een hoge schuld. Die gaat samen met een beleid dat een sterke en actieve rol beoogt voor de stad. We dienen daar omzichtig mee om te gaan omdat de aflossingen en intresten ondertussen wel wat ruimte innemen. De schuld bedraagt ondertussen zo’n zeventig procent van de totale jaarlijkse ontvangsten en stijgt nog verder.
In het kader van een robuust financieel beleid hebben we met de stad Gent de laatste jaren onze ambitie uitgesproken om onze buffer systematisch op te trekken. Die bedraagt nu twintig miljoen euro, vroeger waren dat enkele honderdduizenden euro’s. Die aanpak komt er na de opeenvolgende crisissen, rond corona, de Oekraïense vluchtelingen en de inflatie. We hebben aan den lijve ondervonden dat een plotse stijging van de uitgaven ons haast onmiddellijk dwingt om te besparen.”
Geert Vergaerde: “Dat kan door te automatiseren. De financiële processen – het verwerken van de inkomende en uitgaande facturen – zijn voor mij administratieve procedures. De kosten hiervan moeten we zo veel mogelijk drukken door te zorgen dat er zo weinig mogelijk manueel werk aan te pas komt. Voor ons is de basis de elektronische factuur. We hebben vorig jaar al onze leveranciers gevraagd om voortaan alleen nog facturen in XML-formaat via Peppol te versturen. Zelfs pdf’s die via OCR verwerkt worden, zijn voor ons verleden tijd. Daarmee zijn we vooruitgelopen op een verplichting die er hoe dan ook aankomt in 2026. Dat heeft wel tot weerstand geleid bij die bedrijven, maar we beschouwen het ook als een opvoedingsproject voor deze leveranciers.”
Geert Vergaerde: “Ja, het gaat om een kleine kostenbesparing omdat onze medewerkers geen factuurgegevens meer moeten inputten. Een aantal facturen kunnen we zelfs volledig automatisch boeken. Dat gebeurt wanneer een perfecte three way match optreedt: de gegevens op de bestelbon, de leveringsnota en de factuur komen volledig overeen. Wanneer daar nog verschillen optreden, moet een financieel medewerker die gegevens wel nog controleren en de uiteindelijke beslissing nemen. Maar de data entry is dan al gebeurd.”
Geert Vergaerde: “Daar werken we inderdaad aan. Door de grote hoeveelheid aan afzonderlijke uitgaande processen blijkt dat echter complexer om te realiseren. Bij bepaalde onderdelen lukt dat al, bijvoorbeeld documenten over de gemeentebelasting via de e-box verspreiden, een gestandaardiseerde betaalcomponent hanteren die aan onze kwaliteitsstandaarden voldoet ... Een stad als Gent biedt veel verschillende diensten aan. De verschillende afdelingen gebruiken verschillende softwarepakketten en factureringsmodules. We streven naar harmonisering, maar dan niet via een big bang door alles in één ERP-systeem onder te brengen. Eerder willen we de afdelingen zelf laten beslissen over de pakketten die ze nodig hebben, maar hen dan wel opleggen in welk formaat de facturen opgesteld moeten zijn. De realiteit is dat het soms om oude software gaat waar dat heel moeilijk is.
In mijn jonge jaren was ik nog een voorstander van een grote centralisering in SAP of een ander ERP-systeem. Intussen weet ik dat je dat nooit rondkrijgt. Het brengt ongelooflijk hoge kosten met zich mee die ik zelfs moreel niet kan verantwoorden.
Ons alternatief is een coherente aanpak van District 09, de eigen IT-dochter van de stad Gent. Die heeft haar technische vereisten vastgelegd: protocollen, technologie, maar ook commerciële afspraken met de dienstverleners waaraan alle afdelingen zich moeten houden. Op financieel vlak wil dat bijvoorbeeld zeggen dat serviceproviders volledig transparant factureren.
Een andere vereiste gaat over de betaaltechnologie. Burgers en bedrijven betalen bij voorkeur via elektronische weg, via QR-codes bijvoorbeeld. Ook daar leggen we samen met District 09 eisen op. Dat is nodig omdat heel wat pakketten eigen betaalmodules bevatten die nogal van elkaar kunnen verschillen. Bovendien kondigen de aanbieders aan dat het gebruik van de pakketten gratis is, wat soms maar deels klopt. Vaak zijn ze gratis voor de gebruiker en zeer duur voor ons, door het percentage dat ze op de betalingen aanrekenen.”
Dit is het eerste gedeelte van een uitgebreid interview met Geert Vergaerde. Daarin heeft Geert Vergaerde het onder meer over de onafhankelijkheid van de financieel directeur, het nieuwe gemeentelijke ontslagdecreet en het Gemeentefonds. Interesse in het volledige artikel en een membership bij FDmagazine? Contacteer ons gerust voor meer informatie.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
