Eén op de vijf Belgische bedrijven stelt e-facturatie nog steeds uit

​Gemiddelde kmo verliest 14.400 euro per jaar door digitale facturatie uit te stellen

Bijna een half jaar na de invoering van de verplichte e-facturatie blijkt dat één op de vijf Belgische bedrijven de overstap nog steeds uitstelt. Dat blijkt uit marktdata van AFAS Software. Opvallend is dat de grootste drempel vandaag niet technisch van aard is, maar vooral menselijk. Die afwachtende houding heeft nochtans een duidelijke prijs: een gemiddelde kmo verliest hierdoor jaarlijks meer dan 14.400 euro aan administratieve inefficiëntie.

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor Belgische bedrijven. In veel administratieve omgevingen is de digitale werkwijze inmiddels ingeburgerd, maar in een aanzienlijk aantal organisaties blijft de praktijk achterop hinken. Daardoor groeit de kloof tussen bedrijven die hun facturatieproces structureel efficiënter organiseren en ondernemingen die blijven vertrouwen op pdf-facturen, manuele controles en tijdelijke oplossingen.

Volgens AFAS Software schuilt het grootste risico niet in mogelijke sancties of btw-boetes, maar in de verborgen dagelijkse kosten van inefficiënte processen. Elke factuur die manueel verwerkt wordt, vraagt extra tijd, controle en correctiewerk. Net daar stapelen de kosten zich op.

Manuele factuurverwerking blijft een dure gewoonte

De financiële impact van uitstel blijkt aanzienlijk. Volgens cijfers van de federale overheidsdienst BOSA kost het handmatig verwerken van een papieren of pdf-factuur gemiddeld tussen twaalf en vijftien euro. Wanneer dezelfde factuur via het digitale Peppol-netwerk wordt verwerkt, daalt die kost tot minder dan drie euro.

Voor een onderneming die maandelijks ongeveer honderd inkomende facturen manueel verwerkt, betekent dat een verschil van meer dan 14.400 euro per jaar.

Volgens Machiel den Dekker, directeur van AFAS Software België, onderschatten veel bedrijven die verborgen kost.

"Veel bedrijven kijken vooral naar de inspanning die nodig is om over te stappen, maar vergeten hoeveel geld ze vandaag al verliezen door niet te veranderen. De echte kost zit niet in de implementatie, maar in het blijven vasthouden aan manueel werk."

Technologie vormt niet langer de hinderpaal

Twijfels over de betrouwbaarheid van e-facturatie blijken volgens recente cijfers grotendeels ongegrond. Uit een analyse van meer dan 330.000 factuurboodschappen die via AFAS werden verwerkt, bevatten slechts 220 berichten een fout. Dat komt neer op een foutenmarge van 0,06%, of ongeveer drie foutieve facturen per 5.000 verzonden documenten.

Volgens Machiel tonen die cijfers aan dat de technologie vandaag volledig klaar is voor grootschalige toepassing.

"Die cijfers tonen dat Peppol technisch klaar is voor grootschalig gebruik. De discussie gaat vandaag veel minder over technologie dan over gedrag. De uitdaging zit in gewoonte, onzekerheid en veranderweerstand. Bedrijven moeten niet langer de kat uit de boom kijken, want intussen tikt de teller gewoon door."

De impact reikt bovendien verder dan louter factuurverwerking. Gestructureerde factuurgegevens vormen volgens AFAS een belangrijke basis voor verdere digitalisering binnen organisaties.

"Gestructureerde factuurdata maken niet alleen snellere verwerking mogelijk, maar vormen ook een noodzakelijke voorwaarde voor verdere digitalisering en toekomstige AI-toepassingen. Wie vandaag blijft werken met pdf’s en manuele verwerking, blokkeert de weg naar innovatie."

Versnipperde markt zorgt voor keuzestress

Naast veranderingsweerstand speelt ook de complexiteit van het aanbod een rol. In België zijn naar schatting meer dan 250 Peppol-aanbieders actief. Voor veel ondernemingen maakt dat de keuze er niet eenvoudiger op.

De verplichting heeft geleid tot een snelgroeiende markt waarin zowel gespecialiseerde softwareleveranciers als nieuwe spelers oplossingen aanbieden. Dat creëert onzekerheid bij bedrijven die niet goed weten welke keuze toekomstbestendig is.

"Telkens wanneer een nieuwe verplichting op bedrijven afkomt, zie je spelers opduiken die snel willen inspelen op die onzekerheid", zegt Machiel den Dekker. "Voor kmo’s is dat niet zonder risico. Een goedkope of tijdelijke oplossing lijkt vandaag misschien voldoende, maar kan op termijn extra complexiteit, dubbele systemen en verborgen kosten veroorzaken."

E-facturatie als strategische keuze

In de praktijk kiezen sommige organisaties voor afzonderlijke tools of tijdelijke koppelingen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Op korte termijn kan dat een snelle oplossing lijken, maar op langere termijn dreigen versnipperde data, bijkomende kosten en complexere processen.

Volgens experts is het daarom verstandiger om e-facturatie niet te beschouwen als een afzonderlijke verplichting of een losse add-on, maar als een structureel onderdeel van de financiële en administratieve werking.

Wat begon als een wettelijke verplichting, groeit daarmee steeds meer uit tot een strategische keuze. Voor bedrijven die vandaag nog wachten, lijkt de vraag dan ook niet langer óf ze de overstap zullen maken, maar hoeveel die afwachtende houding hen intussen blijft kosten.