Paul Cools Paul Cools, advocaat-vennoot La-On Lawyers
Tekst
Peter Ooms

Zoveel mogelijk facturen innen tegen een zo laag mogelijke kost

1 January 2020
We kennen nu verschillende parameters om de succesratio te voorspellen
La-On is een Antwerps advocatenkantoor dat zich specialiseert in debiteurenbeheer en juridische dienstverlening rond het order-to-cashproces. Met een statistische analyse helpt het klanten met veel uitstaande facturen om het onderscheid te maken tussen dossiers waar een rechtszaak een goede kans heeft op succes en die waar het kalf verdronken lijkt.

La-On is een Antwerps advocatenkantoor dat zich specialiseert in debiteurenbeheer en juridische dienstverlening rond het order-to-cashproces. Met een statistische analyse helpt het klanten met veel uitstaande facturen om het onderscheid te maken tussen dossiers waar een rechtszaak een goede kans heeft op succes en die waar het kalf verdronken lijkt.

“Ik stel vast dat het innen van facturen in veel bedrijven geen prioriteit is. We hebben daar onlangs nog een enquête over gehouden bij onze klanten. Daaruit blijkt heel duidelijk dat bedrijfsleiders hier niet van wakker liggen. Misschien nog opvallender is dat onbetaalde facturen ook voor de boekhouders en externe accountants geen prioriteit zijn. Uit gesprekken maak ik op dat bedrijfsleiders en verkopers een groot vertrouwen hebben in hun klanten en hopen dat facturen uiteindelijk toch betaald geraken. Die houding heeft ook een invloed op onze activiteiten als advocaten: cliënten nemen gewoonlijk veel te laat contact met ons op. Het is nochtans een vaste regel in het kredietbeheer dat oude facturen moeilijker te innen zijn. We willen dus liever vroeg in het proces betrokken worden”, zegt Paul Cools, advocaat-vennoot van La-On Lawyers.

De rationele weg

In die optiek ontwikkelde La-On zijn preventieve activiteiten en beschikt het kantoor over een servicecenter waar medewerkers wanbetalers opbellen om hen te overtuigen de openstaande facturen te betalen. Dat loopt parallel met eventuele briefwisseling. “Het is pas in laatste instantie dat we ook de gerechtelijke weg bewandelen en een deurwaarder inschakelen”, zegt Paul Cools. Het is op dat vlak dat La-On streeft naar vernieuwing. “Bedrijven schakelen gewoonlijk een deurwaarder in voor de uitzichtloze gevallen. Eens het dossier is overgedragen, trekken ze hun handen ervan af. Vaak is het een principiële kwestie voor de bedrijfsleiders: een klant die iets besteld heeft, moet daar ook voor betalen. De juridische kosten blijken vaak ondergeschikt aan die principes. Dat willen wij omdraaien. Bekijk het hele inningsproces op een rationele manier met een duidelijk doel voor ogen: zoveel mogelijk recupereren tegen een zo laag mogelijke kost. Zorg dat je weet hoeveel een gerechtelijke procedure kan kosten en weeg dat af ten opzichte van de mogelijke opbrengst. Dat noemen wij een budgetmatige inning.”

Statistiek voor rechtszaken

Een heel belangrijke beslissing die een bedrijf dan moet nemen, is om facturen met een heel geringe kans op recuperatie niet verder te behandelen. “Op die manier kan je al een heel groot bedrag uitsparen aan juridische kosten en deurwaarderfacturen. Als tegenover die investering niets staat, stop je beter met er geld aan te besteden. Boekhouders kunnen deze sommen dan ook afschrijven.”

Sommige bedrijven kiezen ervoor om vervallen facturen door te verkopen. Hierdoor kunnen ze toch een zeker bedrag recupereren op facturen die ze zelf als oninbaar beschouwen. Het komt erop aan te weten welke facturen en welke klanten in dat opzicht goed of slecht scoren”, zegt Paul Cools.

Het bedrijf heeft met het oog daarop een statistische analyse uitgevoerd om te weten welke eigenschappen van de debiteur een invloed hebben op de succesratio bij juridische ingrepen en deurwaardersacties. Wout Lenders, businessanalist bij La-On: “We hebben een aantal interessante zaken vastgesteld. Verrassend genoeg speelt de leeftijd van de klant geen enkele rol. Daar houden we intussen geen rekening meer mee. Er zijn wel verschillende andere parameters waarmee we die succesratio kunnen voorspellen.”

Paul Cools: “Dat laat ons toe een score toe te kennen aan elk dossier en pakketten van facturen onder te brengen in verschillende categorieën. Het is makkelijk om te beslissen over de uitersten: de categorie met de hoogste kans op succes laten we het juridisch proces doorlopen. Voor de slechtste categorie zetten we alle inspanningen stop. De verdere ontwikkeling van het algoritme moet een objectieve beslissing over meer dossiers mogelijk maken.”

Afbetalingsplan

De analyse van een groot aantal oude dossiers gebeurde al eerder. Sinds kort wordt het algoritme in de praktijk toegepast. Zo kon recent een energieleverancier dankzij het algoritme meer geld recupereren tegen een sneller tempo. “We hebben ons toen geconcentreerd op een aantal dossiers met de grootste bedragen. Al heel vroeg in het traject konden we met de helft van de betrokken klanten een afbetalingsplan afspreken. Zo’n afbetalingsplan vergroot de kans op recuperatie van de uitstaande sommen aanzienlijk. Andere klanten betaalden hun facturen vrijwel onmiddellijk. Met deze werkwijze vorderden we op drie maanden tijd evenveel geld in als anders op een jaar. Bij een klant in de juwelierssector verlaagden we de maandelijkse uitstaande bedragen van 160.000 euro naar 10.000 euro”, zegt Paul Cools.

Uit de voortdurende analyses van alle mogelijke data rond de facturen, de klanten én het inningsproces zelf, leert La-On voortdurend bij. Wout Lenders: “We weten intussen dat chatten over de achterstallige facturen het best werkt, beter dan telefoneren of aangetekende brieven sturen. Ook de integratie van elektronische berichten met moderne betaalapps geeft mooie resultaten.”

Impact op deurwaarders

La-On combineert de statistische analyse van de facturen met een gestroomlijnde samenwerking met deurwaarders. Het kantoor heeft in elke provincie een deurwaarderkantoor geselecteerd (twee voor Brussel en Wallonië) en werkt daar intensief mee samen. Die lokale input is nodig omdat de deurwaarders een gedetailleerd zicht hebben op de omstandigheden van de wanbetalers. Zij kunnen achterhalen of er al meerdere beslagnemingen zijn geweest. Dat blijkt een heel duidelijke graadmeter voor mogelijk succes bij de invordering. “We willen ook dat de deurwaarders een charter ondertekenen waarbij ze beloven kostexcessen te vermijden en aandacht te hebben voor de sociaal zwakkeren. Dat betekent eveneens dat ze hun eigen businessmodel aanpassen en niet streven naar een maximaal aantal acties.”

Nood aan verandering in de schuldindustrie

Uit de cijfers blijkt dat in 85 procent van de gevallen de deurwaarderkosten hoger oplopen dan de schuld zelf. Dat is een pervers gevolg van de activiteiten van deurwaarders die forfaitaire sommen aanrekenen aan de wanbetaler bij elke actie die ze ondernemen. Een wanbetaler die meerdere deurwaarders over de vloer krijgt, ziet op die manier zijn schuld snel verveelvoudigd. Paul Cools: “Die situatie roept al lange tijd om een grondige hervorming van de regels rond schuldinvordering. Ik geloof dat de geesten nu rijp zijn om concreet in te grijpen. Ik denk bijvoorbeeld dat een regel rond de ‘eenheid van beslag’ snel kan worden ingevoerd. Daarbij zou één deurwaarder de schuld invorderen voor alle schuldeisers die bij die ene wanbetaler aankloppen. Dat zou een grote vooruitgang betekenen.”

Paul Cools is ook sceptisch over de recente wijzigingen op dit gebied. “De invordering van onbetwiste schulden (IOS) is nog niet lang geleden ingevoerd, maar de voorspelde kostenbesparing is uitgebleven. Schuldeisers hoeven inderdaad niet meer naar de rechtbank om een deurwaarder in te schakelen voor bedrijfsschulden die nooit eerder werden betwist. Aan de uitvoeringskosten van de deurwaarder die de invordering doen ontsporen, veranderde echter niets. Daardoor bleef alles bij het oude. Het is een bevestiging voor onze nieuwe strategie om deurwaarders te selecteren die dossiers budgetmatig benaderen. Deze verandering was voor La-On broodnodig in het belang van onze cliënten.”