“Robot wint nog aan maturiteit”

Colruyt Group werkt met robot in financiële afdeling

Met behulp van de RPA-technologie heeft Colruyt Group in zijn financiële afdeling al zeven taken geautomatiseerd. Het grootste deel daarvan bevindt zich in het proces order-to-cash voor consumenten met een betaaloptie op hun Xtra-kaart.

Bij de zeven taken zitten het dagelijks invoeren van de wisselkoersen in het SAP-systeem, het controleren van de masterdata van nieuwe klanten, nagaan of de gegevens op de elektronische betalingsmandaten overeenkomen met de interne klantgegevens en het automatisch versturen van een sms naar klanten ter herinnering van een openstaande factuur. Dat zijn de eerste taken die Colruyt Group met succes heeft geautomatiseerd.

Eerst op de financiële dienst

Colruyt Group investeerde in de RPA-oplossing (Robotic Process Automation) van Uipath en de oplossingen voor databeheer van Tableau. Intussen werken twee key users van de financiële afdeling (waaronder Jarno Van Campenhout, rechts op de foto) aan het voorbereiden en implementeren van administratieve robots, samen met het IT-departement en de dienst operate & improve.

De groep focust nu op taken in de financiële afdeling met veel repetitieve en manuele handelingen. “Denk bijvoorbeeld aan het waarderen van de voorraad in de magazijnen en winkels. Daarbij moeten we zeer veel data controleren en waar nodig corrigeren, en complexe berekeningen uitvoeren om uiteindelijk de correcte voorraadfoto te boeken”, zegt Kevin Segers, afdelingschef finance bij Colruyt Group.

Hij werkt nauw samen met de IT-afdeling én met de afdeling operate & improve om die processen te verbeteren. Bastiaan Wauters, dienstchef van die laatste afdeling: “We brengen de cases mee in kaart, bekijken wat nodig is om het proces in zijn geheel beter te laten lopen en de robot zo efficiënt mogelijk in te zetten. Colruyt Group heeft momenteel nog een beperkte ervaring met RPA, maar we weten nu al dat de robot ook in andere afdelingen zijn nut zal bewijzen. Meer specifiek denken we aan het contactcenter en het supplychaindepartement. We gaan ervan uit dat daar nu snel pilootprojecten starten.”

Eerst elimineren of standaardiseren

Kevin Segers en Bastiaan Wauters gaan ervan uit dat de toepassing van de robot de laatste stap in een proces is. “De werkvereenvoudigers van operate & improve hebben enkele vuistregels. Ze gaan eerst na of het mogelijk is een proces ofwel af te schaffen, ofwel te vereenvoudigen en te standaardiseren. Automatiseren is pas de laatste stap. Je moet als dienst kritisch blijven om de noodzaak van rapporten of controles in vraag te stellen. Creëren die in de huidige context nog voldoende meerwaarde? Dit gezegd zijnde, is het zeker mogelijk om al specifieke scenario’s van een proces te robotiseren. Uitzonderingen of foutmeldingen kan je nog afleiden naar een medewerker, die makkelijker omgaat met afwijkingen. Uiteindelijk is een proces meestal een aaneenschakeling van taken en kan de robot al een stuk ondersteunen, terwijl latere fases in het proces eerst nog aan maturiteit moeten winnen. Stelselmatig groeit de robot mee in het end-to-endproces”, zegt Kevin Segers.

Veel verbetervoorstellen

Bastiaan Wauters: “In andere afdelingen zal het allicht sneller gaan, omdat we bij finance heel wat ervaring opdeden. De eerste pogingen bieden perspectief op de lange termijn. Het komt er nu op aan om snel te leren waar zich de grootste voordelen bevinden en hoe we ons vervolgens in de verschillende departementen best organiseren. Denk daarbij aan de samenwerking tussen de finance-afdeling, het IT-departement en operate & improve. Voor ons als werkvereenvoudigers komt het erop aan dat we de afdelingen helpen om de processen te selecteren die in aanmerking komen voor RPA. Dat doen we nu al aan de hand van verbetervoorstellen die de gebruikers zelf lanceren via een virtuele ideeënbus op Sharepoint. We bouwen intussen steeds meer kennis op over de termijn van de implementatie van de robots, in functie van de complexiteit van de gegevens en de omgeving. Ook drijven we de efficiëntie van de robots zelf nog op.”

Lokaal of centraal?

Kevin Segers: “We moeten ook nog leren inschatten hoe we eenvoudige RPA-processen implementeren. Een medewerker van de treasuryafdeling slaagde erin zelf de robot te programmeren die de wisselkoersen oplaadt. De mogelijkheid om de key users toe te laten zelf processen te automatiseren, heeft de keuze van de technologie bepaald. We geloven dat low code, die niet-IT’ers toelaat zelf te automatiseren, steeds belangrijker wordt. Tegelijk weten we dat als de verspreiding van de techniek toeneemt, we meer centraal dienen te controleren, al was het maar om de verspreiding over de afdelingen heen te bevorderen. Dat is de klassieke tegenstelling tussen het citizen-(verspreid) en het enterprise-model (centraal). Bij finance hanteren we beide opties, waarbij het erop aan komt om een bepaald idee voor robotisering op het juiste moment in het juiste model te realiseren.”

Automatische externe rapportering

Colruyt Group gaat nu na of het mogelijk is om verschillende externe rapporteringen te automatiseren. Gezien de grootte van de groep gaat behoorlijk wat tijd naar maandelijkse rapporteringen, zoals de intrastat- en btw-aangiftes. Ook de aangiftes van bijvoorbeeld kredietverzekeringen leiden tot een traditionele sprint om op het einde van de maand tijdig te rapporteren. Een volledige automatisering lijkt nog niet voor meteen, maar er zijn wel tussenstappen mogelijk waar de robot de verhoogde werkdruk op het einde van de maand aanzienlijk kan beperken. “Dat merken we ook in andere RPA-processen. De robot verzamelt en bewerkt de data, en neemt zo tachtig procent van het werk voor zijn rekening. De overige twintig procent – de analyse en interpretatie – is voor de medewerker. Dat vinden wij geen slecht resultaat. Het betekent een meerwaarde voor zowel onze medewerkers als de firma”, besluit Kevin Segers.

Colruyt Group is op zoek naar financiële experten, ontdek er meer over via deze link.