Wat met de facility afdeling bij fusies en overnames?

​Fusies en overnames (M&A: Mergers & Acquisitions) draaien voor bestuurders vaak om strategie, financiële consolidatie en marktaandeel. Maar in de praktijk bepalen ook de ondersteunende diensten of een integratie slaagt of niet. De facilitaire afdeling – denk aan schoonmaak, catering, receptie, beveiliging en technisch beheer – is daarbij een van de meest onderschatte pijlers.

De verborgen waarde van facility management bij M&A

Bij een overname komen meestal twee organisaties met verschillende contracten, leveranciers en werkplekconcepten samen. Dat brengt soms risico met zich mee (dubbele kosten, inefficiënties, uiteenlopende servicelevels), maar ook een unieke kans: de facilitaire portefeuille herzien, benchmarken en centraliseren.

Volgens internationaal onderzoek lopen de operationele kosten van huisvesting en facilitaire diensten gemiddeld op tot 20–25% van de totale bedrijfskosten.¹ Juist daar ligt dus ruimte voor synergie- en schaalvoordelen tijdens een integratie.

Waar liggen de grootste besparingskansen?

1. Contracten en leveranciers
   Twee organisaties hebben vaak aparte schoonmaak-, receptie- en cateringcontracten. Door deze te harmoniseren en opnieuw in de markt te zetten, kunnen significante besparingen gerealiseerd worden – zonder kwaliteitsverlies.
2. Werkplekinrichting
   Fusies gaan vaak gepaard met het herbekijken van de huisvestingsstrategie: welke locaties houden we, welke niet? Een facilitair benchmarktraject helpt hierbij bepalen hoeveel vierkante meter per medewerker optimaal is. In België bedraagt de gemiddelde bezettingsgraad van kantoorruimtes vaak minder dan 60%.² Door slim ruimtegebruik kunnen bedrijven vastgoedkosten substantieel reduceren.
3. Digitalisering en data
   Smart building-technologie kan helpen om bezetting, energieverbruik en onderhoud te optimaliseren. Zeker bij een fusie is het waardevol om één uniforme dataset te hebben. Zo worden prestaties beter vergelijkbaar en kunnen beslissingen over de consolidatie van locaties eenvoudiger worden genomen.
4. Duurzaamheid als hefboom
   Fusies zijn het moment om ESG-doelstellingen te versnellen. Een integratie biedt de kans om twee uiteenlopende duurzaamheidspakketten naar één coherent beleid te evolueren. Wat goed is voor de kostenstructuur (zoals energie en/of afval), maar ook voor reputatie en rapportage richting investeerders.

Risico’s bij het negeren van facility management

Wie facility management bij een overname vergeet, loopt risico op:

1. onverwachte kosten door dubbele contracten of inefficiënte bezetting.
2. ontevreden medewerkers door ongelijk service- of comfortniveau in de verschillende vestigingen.
3. vertraagde integratie omdat basisprocessen (zoals toegang, catering of schoonmaak) niet geharmoniseerd zijn.

De rol van een facilitaire partner

Een integratie is het ideale moment om de facilitaire portefeuille te herzien. Onafhankelijke benchmarkstudies en praktijkervaring tonen aan dat heronderhandeling en centralisatie van facilitaire contracten besparingen van 10–15% op operationele kosten kunnen opleveren, terwijl de kwaliteit stijgt.³

Partners zoals Facilicom zien in de praktijk dat facility management steeds vaker strategisch wordt meegenomen in due diligence-trajecten. Het is een domein waar behalve kosten ook de beleving en productiviteit van medewerkers op het spel staan.

Facility management is dus geen randzaak voor CFO’s en M&A-teams. Integendeel: het heeft een directe invloed op waardecreatie. Een fusie of overname is het momentum om de facilitaire portefeuille te herzien, contracten te harmoniseren en werkplekken toekomstbestendig te maken.

Kort samengevat: wie facility management integraal meeneemt in de M&A-strategie, boekt niet alleen financiële synergievoordelen, maar legt ook de basis voor een gezonde, duurzame en productieve organisatiecultuur na de integratie.

¹ IFMA (International Facility Management Association): Operations & Maintenance Benchmarks.

² Cushman & Wakefield, Office Space Across the World (2024).

³ Praktijkcases uit de Belgische FM-markt tonen gemiddelde besparingen van 10–15% bij heronderhandeling van contracten.