Rachel Lamock Rachel Lamock, cfo, AZ Jan Palfijn
Tekst
Peter Ooms

Het applaus en de ‘bazooka’s’ waren goed, duurzame oplossingen zijn beter

1 april 2021
Covid brengt kwetsbare patiënten financieel in moeilijkheden. We moeten onze aanpak daaraan aanpassen.
De ziekenhuizen en zorginstellingen blijven in het oog van de storm die de coronacrisis heeft veroorzaakt. De enorme impact laat ook de financiële afdeling niet onberoerd. Nu is het zaak de organisatie te helpen klaarstomen voor het nieuwe normaal.

De ziekenhuizen en zorginstellingen blijven in het oog van de storm die de coronacrisis heeft veroorzaakt. De enorme impact laat ook de financiële afdeling niet onberoerd. Nu is het zaak de organisatie te helpen klaarstomen voor het nieuwe normaal.

Zorgsector blijft structureel ondergefinancierd

Impact van corona

Tino Gabriel: De impact van de coronacrisis op AZ Groeninge is tweeërlei: meer kosten voor beschermingsmateriaal en het ombouwen van de afdelingen en tegelijk een aanzienlijke daling van de opbrengsten. De personeelsbezetting van een covidafdeling is anderhalve keer groter dan een andere afdeling. Daardoor hebben we een aantal activiteiten moeten stopzetten. De ziekenhuisfinanciering hangt ook af van additionele inkomsten zoals parking en bistro en die zijn gesloten. De ereloonsupplementen zijn ook verminderd. Gelukkig is de overheid snel met een voorschotfinanciering gekomen, zodat we qua liquiditeiten uit de problemen zijn en op de gezondheidscrisis zelf konden focussen.

Johan De Muynck: Het Zorgbedrijf Antwerpen heeft in totaal zestig cafetaria's die op een jaar tien miljoen omzet draaien. Die inkomsten zijn volledig weg.

Rachel Lamock: Dat is in AZ Jan Palfijn Gent ook zo en veel zaken hebben meer geld gekost. Denk maar aan de dubbele shiften op spoed. Gelukkig heeft de overheid twee miljard euro gereserveerd die onder de ziekenhuizen werd verdeeld om een deel van de kosten te dekken. Je mag niet vergeten dat onze sector financieel al sterk onder druk stond.

Wendy Genijn: De werklast op de financiële afdeling van Senior Living Group is zeer sterk toegenomen. We blijven maar forecasts maken omdat de wereld zo snel verandert. Tegelijk zie ik soms controllers een bewoner helpen om te leren Whatsappen met het thuisfront.

Heidi Bauer: In het Heilig Hart-ziekenhuis zijn we na de eerste golf erg getroffen door een tweede golf van de coronabesmettingen door een aantal uitbraken in de regio rond Lier. Wat me vooral bijblijft, is hoe snel we het ziekenhuis hebben omgebouwd en aangepast om deze uitzonderlijke situatie op te vangen. Dat is echt studiemateriaal voor cursussen change management.

Voor ons is de covidcrisis geen groot probleem geweest qua liquiditeit. Er is uiteraard wel de impact op het resultaat. De golven van de besmettingen blijven heel moeilijk voorspelbaar. Daardoor zitten wij ondertussen al aan ‘forecast nummer 75’. De golfbeweging van opschalen en afbouwen van reguliere en electieve zorg zet een organisatie zwaar onder druk.

Luc De Lat: Bij ING stellen we vast dat de mogelijkheid tot terugbetaling van leningen en kapitaal beperkt gebruikt is in de zorgsector. Dat heeft zeker te maken met de voorschotten die zijn toegekend.

Weet jij hoe groot de problemen zullen zijn in de zorginstellingen?

Luc De Lat: Ik maak me daar als bankier beperkt zorgen over, maar we volgen dit wel van nabij op. De definitieve toewijzing van de compensaties was voor ons de beslissende stap. Als bankier dienen we dit voor een stuk te ondergaan. De golven van de besmettingen kan niemand voorspellen. We zijn bekommerd, maar niet in paniek.

Naar het nieuwe normaal

Johan De Muynck: Ik maak me grote zorgen over hoe we uit de crisis geraken. Er zijn zeer grote compensaties gegeven voor de leegstand in de residentiële opvang. Die leegstand is er nog steeds. Ondertussen zijn onze directeurs het gewend om met tachtig procent van de bezetting toch honderd procent van de inkomsten te krijgen. Dat zal in de toekomst niet houdbaar blijken. We leren het af om erop te rekenen dat je een prestatie moet leveren om de inkomsten ervan te hebben. We laven ons aan de subsidies.

Wendy Genijn: Ik beaam volmondig wat Johan zegt over de bezetting. Ook bij Senior Living Group hebben we significant minder bewoners. Er is ten eerste een rechtstreekse impact van het virus. Daarnaast is er imagoschade. De hele sector is in de media en de publieke opinie niet goed uit de crisis gekomen. Dat maakt dat mensen niet snel terug naar het zorgcentrum zullen komen. De leegstand zal volgens mij maar langzaam herstellen terwijl straks de subsidies van de overheid ophouden.

Luc De Lat: Wat Wendy en Johan aangegeven, is ook mijn bekommernis. Wat gebeurt er wanneer de compensaties wegvallen? Hoe zal de bezettingsgraad evolueren? En hoe laten we alle personeelsleden terugkeren naar de processen zoals we die kennen van vroeger?

Johan De Muynck: Ik denk dat sommige organisaties over een jaar of twee in de problemen komen. De belangrijkste oorzaak is de ingeslopen mentaliteit.

Wat kan de financiële afdeling dan doen?

Johan De Muynck: In het Zorgbedrijf behandelen we de compenserende maatregelen van de overheid als een uitzonderlijke inkomst. In de managementboekhouding en de rapportering is dat heel duidelijk te zien. Het financiële departement speelt een belangrijke rol om dit onder de aandacht te houden. Op die manier is het zichtbaar en kunnen we de volgende stap zetten: hoe gaan we dit samen oplossen?

Een nieuwe overheidsfinanciering

Rachel Lamock: Ik maak me vooral zorgen over het feit dat de vrijgemaakte middelen op dit ogenblik groot zijn en we tegelijkertijd een sector blijven die structureel ondergefinancierd is. Die realiteit komt ooit terug. Op dat ogenblik zullen er besparingen gevraagd worden. We zullen moeten consolideren. Daarvan moeten we ons nu al bewust zijn. Het vormen van netwerken kan dat misschien oplossen. Of ook niet. Wat zeker is, is dat de rekening komt.

Tino Gabriel: Ik volg Rachel daarin. We zijn vragende partij voor een betere en eenvoudigere financiering. Het applaus was mooi. De ‘bazooka's’ zijn er gekomen. Dat is goed. Maar wij willen liever duurzame oplossingen. Ik waarschuw ervoor om financieel scherp te blijven, want de factuur zal ooit komen.

Johan De Muynck: De uitspraak dat de sector ondergefinancierd is, is een stelling op zich. Het klopt dat er geen evenwicht is tussen de inkomsten en de kwaliteit die we leveren. Dat is zo over de hele sector. Je kan ook zeggen dat de klant te weinig betaalt. Mijn persoonlijke mening is dat de maatschappij meer mag tussenkomen. Het gaat erom dat we moeten beslissen aan welke zijde we ingrijpen: de klant, de sociale zekerheid of de kwaliteit en kwantiteit van de dienst? Dat debat is nu weer uitgesteld en daarmee wordt het steeds problematischer.

Als jullie dat weten, zijn jullie dan nu bezig met de voorbereiding daarvan, bijvoorbeeld via een herstructurering?

Tino Gabriel: Nu wordt er zeker niet geherstructureerd, eerder het omgekeerde. We doen nu meer dan vroeger. Er zijn ook studies die aantonen dat in België de uitgaven van de patiënten zelf – inclusief via verzekeringen – tot de allerhoogste behoren. Dat heeft nu al een impact op de mensen die het niet breed hebben en verzorging uitstellen. Ik vind het niet evident dat de patiënt meer gaat betalen.

Johan De Muynck: Akkoord, maar dat is niet mijn standpunt. Mijn stelling is dat we het debat uit de weg gaan zodat de problematiek alleen maar groter wordt.

Tino Gabriel: Ik denk dat we inderdaad moeten streven naar meer efficiëntie in de zorg. We moeten toegeven dat daar nog wat kan gebeuren.

Heidi Bauer: In deze crisis is duidelijk geworden dat we aan de limieten zitten van het huidige financieringsmodel. De ziekenhuisfinanciering verloopt via een duaal model van overheidsfinanciering enerzijds en afdrachten op honoraria anderzijds. De ziekenhuisfinanciering is zeer prestatiegericht, met grote discrepanties in honoraria tussen de klinische en de technische aktes. Ik hoop dat door de crisis het besef groeit en de overheid de manier van financiering van ziekenhuizen herbekijkt en bijstuurt. Ik pleit niet voor een Nederlands model, maar we zitten wel aan de limieten van ons huidige model.

Luc De Lat: Daarbij stelt zich de vraag of de juiste zorgverstrekker de juiste zorg levert. Denk daarbij aan een mogelijke samenwerking van een ziekenhuis met de thuisverpleging of de ouderenzorg die bepaalde handelingen stellen. Ik denk dat daar nog heel wat besparing en efficiëntie zit om de zorg effectiever te maken. Het financieringsmodel van vandaag is daar niet voor geschikt.

Wendy Genijn: In de woonzorgcentra is de financiering nu heel hard gebonden aan de medische handelingen, terwijl andere functies, zoals animatie, gezelschap en dergelijke, een evenwaardig gewicht verdienen. Die hebben een grote meerwaarde voor de bewoners, maar spelen haast een verwaarloosbare rol in de financieringsstructuur. Een herverdeling zou een grote stap vooruit zijn en deels een antwoord bieden op de problematiek van de knelpuntberoepen.

Businesspartnering

Wendy Genijn: Mijn medewerkers staan echt te springen om weer aan de slag te gaan in de instellingen. Dat is voor hen ook de grote meerwaarde van het werk als controller. Stilaan gaan ze ook terug, druppelsgewijs en in alle veiligheid. Mijn focus als cfo ligt op het verder verbeteren van de overkoepelende dashboards. We willen heel snel ingrijpen als een woonzorgcentrum achterloopt qua bezettingsgraad. Dan moeten we zorgen dat de financiële gezondheid niet in het gedrang komt. Op die manier zullen we ook klaarstaan wanneer de subsidies wegvallen en we weer op eigen benen staan. Dat dashboard hebben we nu al, maar het kan nog sneller en flitsender. Zo krijgt ook wie de financiële toestand niet kent, maar wel meebeslist, meteen inzicht om daarop te sturen.

Luc De Lat: Dat jullie werken aan de verbetering van de dashboards hoort een bankier graag natuurlijk.

Ziekenhuisnetwerken

Rachel Lamock: We hebben de klassieke budgetcyclus aangehouden met een halfjaarlijkse tussenstatus. Daarbij komt nog een begroting voor 2021. Die was ook al iets anders dan normaal omdat we ook rekening hielden met een derde golf. Dat blijft allemaal doorlopen. Wat erbij komt, zijn de besprekingen in het kader van de vorming van het netwerk. AZ Jan Palfijn Gent maakt deel uit van het ziekenhuisnetwerk Gent, samen met het UZ Gent, AZ Sint-Lucas en AZ Oudenaarde. We moeten analyseren waar er opportuniteiten zijn om beter en efficiënt samen te werken. We zullen de geesten moeten doen rijpen, zowel in de ondersteunende diensten als in de zorg zelf. Dat begint met informatie-uitwisseling. De financiële diensten zullen geconfronteerd worden met nieuwe samenwerkingsverbanden tussen artsen. Zij zullen sneller willen gaan, willen samenwerken, aan de slag gaan in een ander ziekenhuis. Het is belangrijk erover te waken dat we daar faire financiële afspraken rond maken. Dat veronderstelt dat we proactief omgaan met de verschillende financiële regelingen van elk ziekenhuis. De dokters in het universitair ziekenhuis zijn in loondienst, in de andere instellingen zijn het zelfstandigen. Dat brengt extra complexiteit met zich mee.

Tino Gabriel: De netwerkorganisatie vereist dat we ook ABC-costing invoeren. We moeten als ziekenhuis meer inzicht krijgen in de kosten en opbrengsten van elke ingreep. Die kennis laat ons toe de vergelijking te maken tussen de ziekenhuizen om zo de specialismen binnen het netwerk te verschuiven. Het is niet de bedoeling om alleen nog ingrepen te doen die geld opbrengen, maar ze wel daar uit te voeren waar de efficiëntie en kwaliteit het hoogst liggen. We moeten daarvoor actuele gegevens verzamelen en niet steunen op de oude regelingen die wellicht achterhaald zijn.

Rachel Lamock: Wij zijn daarnaast een openbaar en zeer toegankelijk ziekenhuis. We merken dat covid kwetsbare patiënten financieel in moeilijkheden brengt. We moeten onze aanpak daaraan aanpassen, met bijvoorbeeld meer preventie, zorgen dat de mensen verzekerd zijn en hen oppikken vooraleer ze uit de boot vallen. Inningsprocedures willen we zoveel mogelijk vermijden. Op dat vlak is er al uitwisseling van informatie om te streven naar een gemeenschappelijke aanpak in het netwerk. We willen op een correcte manier innen, zonder de mensen het mes op de keel te zetten.

Luc De Lat: Voor ons is de netwerkvorming en de impact daarvan op de individuele instellingen een belangrijk aandachtspunt. Er is nood aan verduidelijking van de overheid over de manier en het niveau van die financiering. Ik zie ook het stijgende belang van de digitale transformatie op het vlak van teleconsultaties, fitbit-checks en de impact daarvan op de financiële processen.

Negatieve rente

Johan De Muynck: Sinds kort speelt de negatieve rente bij de banken ons parten. Dat is misschien voor de anderen hier al langer het geval. Wij moeten nu veel moeite doen om liquiditeiten te beheren. Het voelt vreemd aan omdat we als instelling voldoende reserves hadden om de crisis te overleven. Onze financiële medewerkers hebben daar goed voor gezorgd. Investeringen konden we op die manier meteen betalen. Nu is dat een nadeel geworden.

Wendy Genijn: Ook bij ons is dat een zeer recent fenomeen. Het bestond al in geringe mate vorig jaar, nu is het echt acuut. Het verspreidt zich langzaam naar alle banken.

Luc De Lat: Dat is een economische realiteit. Onder druk van de markt en de verhoogde risicoblootstelling van de bank ten gevolge van deze crisis hebben de banken beslist om negatieve rentevoeten aan te rekenen. Bovendien spelen banken in overleg met de overheid een belangrijke rol om de economie in deze moeilijke tijden te helpen. Wij zullen dat blijven doen, maar kunnen niet om de ontwikkelingen en het lage renteklimaat heen. Het is een gesloten systeem en daarom is er ook geen oplossing voor. Een woonzorgcentrum kan bijvoorbeeld voorschotten betalen aan leveranciers om zo minder cash aan te houden, maar dan komt het geld op de rekening van deze leveranciers die ook klant zijn bij een bank.

Is dat in de ziekenhuizen ook zo?

Luc De Lat: De problematiek is inderdaad voor iedereen dezelfde.

Heidi Bauer: Inderdaad. Cashplanning is niet evident in snel veranderende omstandigheden waar je dankzij covid grote schommelingen hebt in uitgaven en inkomsten. Bovendien willen we liquide middelen snel ter beschikking hebben voor autofinanciering van een aantal investeringen, zonder extra kosten voor ‘het hebben van geld op je bankrekening’. Thesauriemanagement is een nieuw thema voor de financiële afdeling van de ziekenhuizen.

Tino Gabriel: Dat kan ik bevestigen. Het voorschot is eigenlijk een lening die we moeten terugbetalen, maar het is moeilijk in te schatten wanneer en hoeveel precies. We moeten een cashplanning maken op de middellange termijn. We werken nu aan een betere planning van het werkkapitaal. We betalen onze leveranciers tijdelijk zo snel mogelijk en dat deden we vroeger zeker niet.

Rachel Lamock: Wij zitten in hetzelfde schuitje. De terugbetaling is gepland voor 2023. Als je dat geld zo lang op een zichtrekening laat staan, betaal je er negatieve rente op. Ik denk ook niet dat de overheid het geld nu terug wil. Er is een indicatie van een afrekening geweest van het eerste semester, maar nog niet voor het tweede. Er heerst dus onzekerheid. Daarom zijn wij ook bezig met cashmanagement, om de schommelingen tussen de verschillende maanden op te lossen.

Wat is de oplossing?

Rachel Lamock: Als je risicoloos wil beleggen, zou je het geld voor zes of zeven jaar moeten vastzetten. Beleggen in een investeringsfonds houdt risico’s in. Een effectenrekening zou ook leiden tot het betalen van een effectentaks. Dat komt eigenlijk op hetzelfde neer als een negatieve rente. Er zijn weinig oplossingen. Je moet aan cashmanagement doen, per bank en per rekening.

Wendy Genijn: Het klopt dat thesauriemanagement nieuw is voor onze sector. Cash is nooit een groot probleem geweest. Dat was een luxesituatie. Bij Senior Living Group gebeurde dat wel in het hoofdkwartier, maar niet in de individuele woonzorgcentra. Dat wint nu echt aan belang. Ik vind het belangrijk dat de operationele managers daar oog voor hebben. Voor hen is dat echt een nieuw fenomeen dat tot vandaag lokaal ongekend is.

Johan De Muynck: Ik worstel nog met de vraag: hoe breed moet dat geweten zijn in de organisatie?

Wendy Genijn: Ik vind die brede aandacht nodig, want de echte sturing is decentraal. Het is de directeur die de touwtjes in handen heeft en bij wie we bewustwording moeten creëren.

Vlnr: Wendy Genijn, Tino Gabriel, Johan De Muynck, Luc De Lat, Heidi Bauer, Rachel Lamock Vlnr: Wendy Genijn, Tino Gabriel, Johan De Muynck, Luc De Lat, Heidi Bauer, Rachel Lamock