Frederick Pouders Frederick Pouders, stichter Aldea
Tekst
Peter Ooms
Beeld
Frédéric Paulussen

Kan ketenzorg de efficiëntie op grote schaal verbeteren?

1 mei 2020
Consultants voor finance hebben weinig kennis van de problematiek rond subsidies
De sector van de gezondheidszorg staat volop onder druk door besparingen en hervormingen. Daarbovenop komt nu de coronacrisis (zie kader). Ziekenhuizen, zorginstellingen, thuisverpleging en assistentiewoningen moeten zich aanpassen aan de nieuwe normen. Dat veroorzaakt nog wrijvingen tussen de verschillende spelers, die tegelijk beseffen dat ze ook voordeel halen uit een betere samenwerking.

De sector van de gezondheidszorg staat volop onder druk door besparingen en hervormingen. Daarbovenop komt nu de coronacrisis (zie kader). Ziekenhuizen, zorginstellingen, thuisverpleging en assistentiewoningen moeten zich aanpassen aan de nieuwe normen. Dat veroorzaakt nog wrijvingen tussen de verschillende spelers, die tegelijk beseffen dat ze ook voordeel halen uit een betere samenwerking.

Is de tegenstelling tussen de openbare en privé-instellingen in de zorgsector nog voelbaar?

Frederick Pouders: Ik vind dat die tegenstelling vooral in de media sterk wordt uitvergroot. In de praktijk worden zowel de publieke als de private instellingen gesubsidieerd. Beide leven van publieke middelen. Ik zie wel een verschil op het vlak van de bouw: de sector is heel vastgoedintensief. Daar ontstond een spanningsveld wanneer die openbare instellingen daarvoor steun kregen. Dat is intussen wel opgehouden. Eens het gebouw er staat, is de financiering voor de operationele activiteiten gelijk.

Muriëlle De Jonghe: Het blijft wel een frustratie om te zien hoe de instellingen uit de openbare sector nog steeds extra ondersteuning krijgen ten opzichte van de privé-initiatieven, vooral dan op gebied van het zorgpersoneel. Ook als woonzorgcentra van het OCMW verlies lijden, wordt dat opgevangen door de overheid. Privé-instellingen dienen zelf in te staan voor het opvangen van een eventueel verlies.

Frederik Coussée: In de ziekenhuizen is dat toch anders. Het zijn bijna allemaal vzw’s geworden. Het hangt af van stad tot stad of gemeente tot gemeente of ze de eventuele verliezen van de openbare ziekenhuizen nog ten laste willen of kunnen nemen. De politiek is niet langer geneigd om zomaar bij te springen. Er is ook een tendens om de band tussen stadsbestuur en ziekenhuis door te knippen zodat het financiële risico niet langer bij de stad komt te liggen.

Luc De Lat: Het is een feit dat de lokale overheden een eind willen maken aan die tekorten en het bijpassen ervan. Nu zien we een duidelijke tendens waarbij de focus ligt op het aantal handen aan het bed en besparingen op de algemene kosten. Vandaar ook de schaalvergroting en de intensieve samenwerking die je haast overal ziet. Kleinere steden staan nog niet zo ver in dit proces. Tegelijk zie je dat ook in de instellingen zelf projecten lopen om kosten te besparen.

Koen De Gronckel: Ik zie ook dat op verschillende vlakken samenwerking gezocht wordt tussen privé- en openbare instellingen om er samen beter van te worden.

Muriëlle De Jonghe: Dat is niet gemakkelijk. Er zijn grote verschillen in mentaliteit en cultuur, voornamelijk wat het personeel betreft. Vandaar dat het aantal publiek-private samenwerkingen in deze sector beperkt is.

Koen De Gronckel: Daar komt bij dat een aantal investeerders zich naar de zorgsector hebben begeven om in te spelen op een beleggingspotentieel. Dat geldt bijvoorbeeld voor de assistentiewoningen, waar de markt begint te oververhitten.

Luc De Lat: Ik denk dat je dat sterker mag uitdrukken: de markt is verzadigd. Er is een overaanbod.

Willy Vertongen: Er is ook veel polarisatie over de vennootschapsvormen in de zorg. Het is niet omdat de een vzw is dat de directeur daar niet een veelvoud kan verdienen van iemand met eenzelfde functie in een vennootschap. Beter zou zijn dat het gaat over efficiëntie. Er zijn nog heel wat heilige huisjes die blijven bestaan onder het mom van keuzevrijheid. Hoever moet die keuzevrijheid gaan? Is het echt nodig dat er twintig verschillende thuisverpleegkundigen in dezelfde straat aan de slag gaan?

Is het mogelijk om samen te werken over de verschillende types van instellingen heen?

Koen De Gronckel: Ik stel me ook die vraag. Moeten we niet kijken naar de keten in zijn geheel, met ziekenhuizen, woon- en verzorgingsinstellingen, huisartsen en thuiszorg. Op die manier is het mogelijk een ketenzorg te organiseren van begin tot eind, met een verbetering van de efficiëntie op grote schaal en niet altijd maar binnen de grenzen van één entiteit.

Frederik Coussée: Als we dat willen realiseren, moeten we ook de verschillende vormen van terugbetaling durven herbekijken. Nu is het systeem vaak zo dat wat duur is voor de overheid, eigenlijk het goedkoopste is voor de patiënt. Op die manier maken de patiënten keuzes die de totale uitgaven opdrijven.

Luc De Lat: Principieel gezien was het een fout om bij de invoering van de netwerken zich te beperken tot de ziekenhuizen alleen. Het was beter geweest om daar meteen ook andere zorginstellingen bij te betrekken.

Frederik Coussée: Misschien, maar het is in sommige netwerken nu al niet evident om met de ziekenhuizen alleen samen te werken.

Luc De Lat: Dat zou toch de logica zijn vanuit het perspectief van de patiënt. Die heeft verschillende types zorg nodig en beweegt zich door verschillende instellingen die de juiste zorg aanbieden.

Koen De Gronckel: Dat is wat wij nu al doen soms, maar dan in partnerschap met andere organisaties. Wij passen ook thuisverpleging toe in functie van de zorgen van de patiënten die uit het ziekenhuis komen. Daarvoor hebben wij een contract afgesloten met een aantal instanties waaronder het Wit-Gele Kruis. Dat is bizar genoeg in financieringstermen niet altijd in ons voordeel.

Muriëlle De Jonghe: Dat is ook zo voor de woonzorgcentra wanneer wij cliënten naar het ziekenhuis moeten doorsturen. Financieel gezien moeten we hen zo lang mogelijk bij ons houden.

Willy Vertongen: Die discussie is niet gemakkelijk. Ik zetel ook in het verzekeringscomité en daar zijn inderdaad voorstellen gelanceerd over een transversale zorg. Alle deelnemers zagen dat zitten, maar toch is het niet gelukt.

Frederick Pouders: Een goede oplossing zou zijn dat de patiënt een budget ter beschikking krijgt en zelf kiest hoe hij of zij dat wil besteden. Dat kan nu al gedeeltelijk, maar daarbij valt het op dat mensen niet weten waar ze allemaal recht op hebben. Daarvoor is eigenlijk een begeleider nodig.

Willy Vertongen: Dat systeem bestaat inderdaad al voor mensen met een beperking. Daar zie je het fenomeen dat patiënten wel erkend worden, maar toch het geld niet krijgen. We moeten niet enkel modellen invoeren, maar ook zorgen dat we ze kunnen uitvoeren.

Finance treedt op als businesspartner

Frederik Coussée: Een belangrijke taak van de cfo is om medewerkers bewust te maken van de beperkte budgetten. Ook de artsen kennen soms niet de impact van bepaalde keuzes op de kosten voor het ziekenhuis. Wij zijn begonnen met een project om in het operatiekwartier de prijs op de verpakking van het verbruiksmateriaal aan te brengen. We hopen dat dit de artsen ertoe aanzet om zo rationeel mogelijk om te springen met die vaak heel dure materialen. Een andere mogelijkheid is het bundelen van het aankoopbeleid. Als een grote groep artsen allemaal hun individuele keuze maken van materiaal, is dat een hindernis. Als we die aankoop gedeeltelijk kunnen bundelen, krijgen we volume om kortingen te bedingen bij de leveranciers.

Frederick Pouders: Ik ben het ermee eens dat we in de zorgsector meer moeten kijken naar het vermijden van verliezen en afval, maar het optimaliseringseffect daarvan blijft beperkt. De grootste kostenpost blijven de lonen van het personeel. Vroeg of laat zal je daar moeten ingrijpen. En wat mij betreft kan het niet dat die mensen minder gaan verdienen. Een mogelijke oplossing is de verlaging van de sociale lasten zoals in de horeca met de flexijobs.

Muriëlle De Jonghe: Kleine ingrepen op het operationele vlak zoals zelfroosteren hebben al een impact.

Koen De Gronckel: Uit een analyse van hun dagelijks werk blijkt telkens weer hoeveel tijd verpleegkundigen besteden aan administratie, logistieke taken, afstanden overbruggen. Daar is theoretisch gezien snel verbetering mogelijk, zoals een aantal van deze taken bundelen bij andere medewerkers die daar eventueel beter in thuis zijn. Dat zou tijd vrijmaken voor de zorg aan het bed van de patiënt.

Frederick Pouders: In de praktijk kan je dat aanpakken via de omweg van de digitalisering. Bij ons lopen er bijvoorbeeld projecten om de logistiek te verbeteren. Zo trachten we de ochtendkarren allemaal goed voor te bereiden voor de rondes beginnen. Je kan die karren ook met tags uitrusten zodat je de bewegingen ervan goed kan traceren. Daarbij gaan we ervanuit dat het een medewerker is die de kar verplaatst. Wanneer er bijkomende of uitzonderlijke routes zijn, weet je dat er iets niet in orde was. Zo kan je fouten analyseren en verbeteren om zo stilaan alle mogelijke verliezen weg te werken.

Muriëlle De Jonghe: Dan zit je in een heel andere denkwereld. Het gaat om het toepassen van lean en operational excellence. Dat is nog niet ingeburgerd in de zorgsector. De eerste stappen worden nu wel gezet.

Luc De Lat: Dat blijkt ook uit de studies die ik ken: ingrepen hoeven niet ingewikkeld te zijn om toch een groot effect te sorteren.

Willy Vertongen: Alles staat of valt met de directeur van de instelling en of die de medewerkers ruimte geeft om in te grijpen.

Kunt u de juiste kandidaten vinden voor de financiële afdeling?

Luc De Lat: Ik stel vast dat de zorgsector gewend is veel met eigen mensen en experts te werken.

Koen De Gronckel: Dat klopt. Ik ben geïnteresseerd om projecten uit te besteden aan consultants, maar in de praktijk blijft het een heel specifieke sector waarvoor heel wat kennis en praktijkervaring nodig is. Voor mij is het alleszins zeer nuttig om op de hoogte te blijven van de aanpak van andere sectoren om van daaruit bij te leren.

Muriëlle De Jonghe: Dat vind ik ook. Consultants kan je inschakelen voor een bepaalde expertise zoals lean management. Consulting voor het financiële proces is geen evidentie wegens de specifieke problematiek rond subsidies. Een gelijkaardig gebrek stelt zich voor de software. Die is wel voorhanden voor het operationele gedeelte, maar puur financieel en rapporteringsgericht grijpen we vaak terug naar Excel. Daarbij komt dat elke organisatie zweert bij de eigen opbouw van de rapporten. Dat maakt het niet eenvoudig om een financieel pakket te implementeren. Bovendien moet die software gegevens verwerken uit diverse onderliggende tools, zoals het zorgdossier, de boekhouding en de loonadministratie.

Koen De Gronckel: Mij valt op dat andere sectoren nu al werken aan toekomstgerichte plannen en predictieve rapporten. Dat doen wij nog weinig. We blijven steken bij analyses van het verleden. Zo kunnen we perfect zien hoe de koers is verloren. Ik zou graag meer gegevens hebben om te weten hoe ik de volgende koers kan winnen.

Frederick Pouders: Je moet niet vergeten dat we nog veel tijd besteden aan rapporteringen die ons zijn opgelegd door de overheid.

Koen De Gronckel: Het lukt ons in ieder geval om steeds minder tijd te besteden aan de transactionele taken. We kunnen nu echt als businesspartner optreden binnen de organisatie om hen te helpen bij hun beslissingen. Dat vraagt dikwijls een ander profiel van medewerker.

Frederik Coussée: Je mag niet vergeten om in de eigen organisatie het opkomende talent te detecteren en dan te begeleiden.

Luc De Lat: Op de arbeidsmarkt zijn die profielen schaars. Niet alleen de zorgsector trekt aan hun mouw.

Frederick Pouders: Wij pakken dat anders aan. Kandidaten zonder het juiste diploma kunnen bij ons beginnen en krijgen hier de geschikte opleiding. Ze moeten wel over de analytische capaciteiten beschikken.

Koen De Gronckel: Dat is inderdaad een voordeel bij de jonge mensen. Op het vlak van technologie staan ze een stuk sterker. Ik vind het bijzonder boeiend om die mensen in je team te hebben.

Willy Vertongen: Dat denk ik ook. Het is belangrijk dat iedereen in de zorgsector een open attitude heeft en bereid is om bij te leren. Voor de topmensen in de organisatie komt daar nog bij dat ze heel mensgericht moeten zijn en hun medewerkers psychologisch correct dienen aan te pakken. In veel organisaties uit onze sector zie je nog heel ouderwetse carrières, waarbij de beste verpleegkundigen doorgroeien tot hoofdverpleegkundige en ten slotte directeur van de instelling worden. Heel vaak komt dan pas naar boven dat ze daar niet geschikt voor zijn. We zouden op dat vlak kunnen leren van bedrijven uit andere sectoren en beseffen dat er meer nodig is dan personen met een medische of zorggerelateerde opleiding.

Finance in tijden van corona

De rondetafel vond plaats voor de coronacrisis losbarstte. De deelnemers gaven achteraf een reactie op de impact van het coronavirus op de werking van het financieel departement.

Frederick Pouders: “In onze woonzorgcentra en assistentiewoningen is het nu alle hens aan dek. Onder alle zorgverstrekkers heerst een erg grote solidariteit om de beste zorgen te bieden aan de bewoners. Zo zijn er thuisverplegers die komen helpen in ons woonzorgcentrum. Omgekeerd vragen de bewoners van de assistentiewoningen aan ons als beheerders om te zorgen voor schoonmaak, nu de dienstenchequebedrijven niet actief zijn. Als financieel verantwoordelijke stel ik vast dat de verschillende diensten op een andere manier vergoed worden door diverse instanties. Het is niet altijd duidelijk wie de vergoeding kan innen. De voordelen van een goed georganiseerde transversale zorg zouden nu echt van pas komen.”

Muriëlle De Jonghe: “Ik werk nu volledig van thuis uit. Ik heb daar twee bedenkingen bij. Enerzijds kan ik heel gedisciplineerd werken en krijg ik veel meer werk gedaan op kortere tijd. Dat kan omdat alle documenten voor de boekhouding in onze organisatie al digitaal zijn. Ik ontdek nieuwe toepassingen om virtueel te vergaderen. Omdat mijn partner ook thuis werkt, kunnen we nu veel meer tijd samen besteden en dat is heel fijn. Anderzijds mis ik het sociale contact met de collega’s en de evenementen zoals de Bimac-vergaderingen, die allemaal zijn afgezegd. Digitale alternatieven werken voor mij niet. Na twee webinars heb ik het wel gehad.”

Frederik Coussée: “We hadden op de financiële afdeling nog niet allemaal ervaring met thuiswerken. In de eerste dagen na de lockdown hebben we ons moeten reppen om de medewerkers de juiste softwarelicenties voor Citrix te geven zodat ze thuis ook aan onze server konden. Het gebruik van Teams om te chatten en videogesprekken te houden, moesten we nog in de vingers krijgen, maar nu draait dat allemaal. Het moeilijkste was om ervoor te zorgen dat met alle glijdende uren de medewerkers soms gelijktijdig aan de slag konden zijn om informatie uit te wisselen.

Inhoudelijk heb ik nu veel werk met de regelingen rond tijdelijke werkloosheid, de aanschaf van beschermingsmateriaal voor het ziekenhuis en het stilleggen van geplande projecten. Het ziekenhuis heeft nu minder inkomsten en meer kosten, wat onvermijdelijk een grote impact zal hebben op onze exploitatie. Dat heeft ook gevolgen voor de dokters in ons ziekenhuis. Ik ben ook volop bezig met het registreren van de gemaakte kosten en het maken van nieuwe prognoses over onze jaarresultaten.”

Koen De Gronckel: “In eerste instantie merk ik binnen mijn departement een nooit geziene druk op de aankoop- en logistieke dienst. Terwijl we vroeger gewend waren te werken met just-in-timeleveringen, worden we nu geconfronteerd met dagelijkse stockbreuken, die we onmiddellijk dienen op te lossen. Alle persoonlijk beschermingsmateriaal kent een enorme wereldwijde vraag, wat ook aanleiding geeft tot ongelooflijke prijsstijgingen.

Doordat al onze activiteiten op heel korte termijn compleet gewijzigd zijn, dienen we snel en accuraat in te grijpen. Het voelt als een zeetanker die je op volle snelheid plots van richting moet laten veranderen.

Ook de financiële aspecten zullen een serieuze impact hebben, gaande van een oplossing vinden voor kortetermijn-thesaurietekorten tot het volledig aanpassen van onze (middel)langetermijnplanning. Het is duidelijk dat onze complete budgetteringscyclus voor 2020 rijp is voor de vuilbak. Bovendien werken we binnen onze sectoren met erg kleine marges en zal overheidstussenkomst absoluut noodzakelijk zijn om het hoofd boven water te houden.

Het allerbelangrijkste is natuurlijk het menselijke aspect. Alle medewerkers op de werkvloer waren en zijn, nu meer dan ooit, helden. De impact van de huidige moeilijke situatie zal in het post-coronatijdperk nazinderen. We kijken echter met vertrouwen naar de toekomst en zullen er alles aan doen om onze dienstverlening op een hoog niveau te houden. Ik ben blij met alle steun- en lofbetuigingen, applaus, witte vlaggen, donaties, … die we van vele mensen en bedrijven ontvangen.”

Willy Vertongen: “In ons netwerk van zelfstandige thuisverplegers is er grote nood aan beschermingsmiddelen tegen het coronavirus. Een groot deel van mijn tijd gaat naar de onderhandelingen met mogelijke leveranciers, al dan niet via gecentraliseerde aankopen. Daarnaast hebben wij elke dag een virtuele crisisvergadering via Teams om alle aspecten te bespreken en te regelen. Een belangrijke nieuwigheid voor onze medewerkers en de organisatie zijn de bijkomende diensten voor cohortezorg en schakelzorgcentra. Het eerste gaat om de verzorging van een beperkte groep besmette patiënten thuis door één verpleegkundige. Die moet beschikken over de beste beschermingsmaterialen. Schakelzorgcentra zullen straks zorgen voor mensen die niet meer thuis kunnen blijven én voor patiënten die uit het ziekenhuis zijn ontslagen. Dat zijn taken die bovenop onze normale werking komen. Wij smijten ons daar voor tweehonderd procent. Tegelijk stel ik vast dat we niet goed weten hoe dat alles gefinancierd zal worden. Onze zelfstandige verpleegkundigen weten dus ook nog niet hoeveel ze hiermee zullen verdienen.”

Luc De Lat: “Als partner van de gezondheidssector en bankier van vele zorgactoren beseffen we bij ING goed voor welke uitdagingen de coronacrisis het gezondheidssysteem plaatst. Tegelijk is het hartverwarmend om vast te stellen hoe geëngageerd dokters, verpleegkundigen en ziekenhuisdirecteurs zijn om deze epidemie onder controle te krijgen. De gezondheid van patiënten én zorgverstrekkers overstijgt alle andere belangen. ING volgt de impact van de huidige coronacrisis op de voet. Wij blijven volop in contact met onze klanten en de overheid en bekijken grondig hoe we onze klanten zo goed mogelijk doorheen deze moeilijke periode kunnen loodsen.”

Vlnr: Koen De Gronckel, Willy Vertongen, Luc De Lat, Frederik Coussée, Muriëlle De Jonghe