22.000 oude boekingslijnen overzetten in één weekend

Een robot zal ook cruciaal zijn om data uit onze systemen efficiënt ter beschikking te stellen van klanten

Induver kocht een RPA-licentie voor een eenmalige opdracht: 22.000 boekingslijnen overzetten naar een nieuw systeem. Daarmee was de investeringskost in één klap terugverdiend. Bijkomende automatiseringsprojecten volgen.

Robot zorgt voor softwaretransitie

Induver is een onafhankelijke verzekeringsmakelaar voor bedrijven, met straks vier kantoren en een omzet van vijftien miljoen euro. “Door de snelle groei van de voorbije jaren hadden we nood aan een nieuw standaardpakket om onze processen over alle kantoren heen te beheren. We stelden vast dat de oude boekhouding niet kon worden gemigreerd. Niet minder dan 22.000 oude boekingslijnen konden we niet automatisch overzetten. Dat betekende dat we al die items manueel hadden moeten inbrengen in het nieuwe systeem”, zegt Rudi Ronzani, ICT-manager van Induver.

Gegevens bleven beschikbaar

Het bedrijf onderzocht op welke manier dat het best kon gebeuren. Een optie was om de vervelende klus te laten uitvoeren door administratieve medewerkers. Dat zou zo’n driehonderd manuren kosten. Uit een analyse bleek dat de prijs van die operatie 35.000 tot 40.000 euro zou bedragen en een week in beslag zou nemen per kantoor. Induver kon al die tijd niet beschikken over de volledige functionaliteit van zijn systemen. “Als alternatief hebben we onderzocht of een administratieve robot beter geschikt was voor de taak. Die bleek alvast een stuk goedkoper. We hebben een akkoord gesloten met de databot- en RPA-specialist Teroco, die de klus zou klaren voor 17.000 euro. In die prijs zit ook de licentie voor één robot, zodat we die achteraf ook kunnen gebruiken om andere processen te automatiseren. Een heel belangrijk aspect van de evaluatie ging over de verwachte hoeveelheid fouten bij de overzetting van de boekingslijnen. We wisten zeker dat de robot zo goed als foutloos zou werken en dat is ook gebleken. Ten slotte heeft de robot – die intussen de naam Saldo kreeg – het werk geklaard tijdens een weekend, zodat iedereen steeds de beschikking had over alle gegevens.”

Vervolgprojecten

Induver heeft de investering in RPA terugverdiend met een eenmalig project dat amper enkele dagen in beslag nam. Vraag is wat het makelaarskantoor nog van plan is met de licentie. Rudi Ronzani: “Intussen hebben we de technologie nog ingezet in een IT-project om in te schatten of de nieuwe software en de integratie met het bestaande systeem wel performant genoeg zouden zijn om een zware belasting aan te kunnen. We hebben een scenario uitgewerkt waarbij tijdelijk dertig databots een resem schadeaangiften naar het systeem stuurden. Op die manier kon ik zien welke vertraging er optrad op welke systemen.”

Zelf kennis in huis halen?

Ook dat was een eenmalig gebruik van de technologie. “In de lockdown is de aandacht verschoven naar andere optimalisaties. Toch weten we dat er nog genoeg werk op de plank is voor ons en de robot. We voeren nog veel manuele taken uit: post, nummerplaten voor voertuigen, uitgaande berichten, klantenvragen via e-mail, verrichtingen op de systemen van de verzekeringsmaatschappijen enzovoort. Daar zit nog verbeterpotentieel. Een specifieke taak die eraan komt, is data uit onze eigen systemen ter beschikking stellen van onze klanten via een digitaal platform. Ook daar zal een robot cruciaal zijn voor de efficiëntie. In de toekomst bekijken we voor welke projecten we zelf kennis in huis halen en voor welke we op de expertise van onze partners blijven steunen”, besluit Rudi Ronzani.