Tekst
Peter Ooms

Elektronisch factureren naar de overheid

7 September 2018
Met veel boekhoudpakketten is het nu al mogelijk Peppol-facturen te versturen
Net voor haar vakantie keurde de federale regering een wetsontwerp goed over elektronisch factureren bij overheidsopdrachten. Vanaf 1 april 2019 zijn alle aanbestedende overheden – federaal, gewesten, gemeenschappen, provinciale en lokale besturen – verplicht om elektronische facturen te aanvaarden.

Vanaf 1 april 2019 kan een leverancier zelf beslissen om al dan niet elektronische facturen te sturen naar de overheid. De elektronische facturen moeten wel voldoen aan de Europese norm EN 16931-1. Het gaat daarbij om documenten die op een automatische manier verwerkbaar zijn en dus niet om facturen in een PDF-formaat. Die ‘echte’ e-facturen hebben het voordeel dat zowel de zender als de ontvanger ze automatisch kunnen verwerken in het eigen boekhoudsysteem.

Een formaat voor alle overheden

Om dit te verwezenlijken, hebben de verschillende overheden een aantal jaren geleden beslist om een gezamenlijk platform te ontwikkelen. Dat belet ook dat leveranciers te maken krijgen met specifi eke procedures en verschillende technische vereisten per overheidsdienst. De technische standaard die de Europese Commissie hanteerde, namen de overheden onverkort over. Zij gebruiken bovendien Peppol, wat staat voor Pan-European Public Procurement On Line. Dat is een afsprakenkader en een standaardformaat voor documenten en toepassingen voor eprocurement en e-facturatie. Het grote voordeel ervan is dat je het kan gebruiken om niet enkel e-facturen uit te wisselen met de overheid, maar ook met private bedrijven.

Binnen die afspraken geldt dat de overheid facturen en andere documenten zal ontvangen via een zogenaamd access point. Alle Belgische overheden zullen hetzelfde access point gebruiken: Mercurius. Leveranciers sturen hun facturen daarheen via een eigen access point. Daarvoor hebben ze intussen de keuze uit een vijfentwintigtal access points die actief zijn in België. Access points maken niet alleen onderling verbindingen – ook in het buitenland – maar zijn ook in staat om documentformaten te vertalen. Voor kleine gebruikers met weinig facturen is er een portaal om hun factuur in te tikken. Deze minimale technische afspraken beletten niet dat aanbestedende overheden in hun lastenboeken verder kunnen gaan en hun leveranciers vanaf een bepaald ogenblik opleggen om hun facturen elektronisch door te sturen. Zo verplicht de Vlaamse overheid in haar lastenboeken al sinds 1 januari 2017 al haar leveranciers om hun facturen elektronisch door te sturen. De andere beleidsniveaus gaan nog niet zo ver.

Hoeveel e-facturen ontvangen de overHeden?

Op het Mercuriusplatform zijn vandaag al 227 overheidsdiensten aangesloten, waarvan ongeveer drie kwart behoort tot de Vlaamse overheid. In het totaal zijn sinds de opstart van dit platform in juli 2015 meer dan 320.000 documenten verwerkt van bijna 12.000 leveranciers. In Vlaanderen bedroeg het percentage elektronische facturen in januari 2018 8,5 procent. In de loop van het jaar is dat snel opgelopen tot 43,61 procent. Tegen het einde van dit jaar moet dat verder stijgen tot zeventig procent. Deze enorme groei kwam er nadat het Vlaams Gewest al vroeg de verplichting oplegde. De federale en andere overheden hebben beslist zich volledig te richten op de afspraken die het Europese niveau nam. Ze voeren voorlopig geen verplichting in. Het aantal overheden dat als ontvanger is ingeschreven in het Mercuriusplatform zal de komende maanden snel stijgen. Dit is het gevolg van de recente beslissing van de ministerraad en het feit dat alle aanbestedende overheden vanaf het tweede kwartaal van 2019 in staat moeten zijn e-facturen te ontvangen. In functie van die verwachte groei is zopas Jan Verwaest als government rollout coördinator aangesteld.

Volwaardige e-facturatie via Peppol

Recent is met de vertegenwoordigers van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest afgesproken om tegen het einde van dit jaar alle Brusselse regionale overheden, evenals de Brusselse gemeenten, aan te sluiten op Mercurius. Net als de federale overheid voert het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voorlopig geen verplichting tot elektronisch factureren in.

“Door samen te werken, willen de Belgische overheden beletten dat hun leveranciers geconfronteerd worden met verschillende standaarden, systemen of portalen voor e-facturatie”, zegt Erwin De Pue, directeur-generaal van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV), die is opgericht bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister. Hij is ook voorzitter van het Belgische e-invoicingforum, dat alle Belgische stakeholders omvat. “Eens je als leverancier een e-factuur kan sturen naar één overheid, zijn alle andere overheden via dezelfde kanalen in staat die facturen te ontvangen en te verwerken. We moedigen daarom een volwaardige e-facturatie via Peppol aan. Het is immers de enige oplossing voor bedrijven die zowel aan de overheid (b2g) als aan andere bedrijven of zelfstandigen (b2b) wensen te factureren. Binnen het Belgische e-invoicingforum maken we hiertoe de noodzakelijke afspraken met alle stakeholders. Zowel de bedrijfs- en sectororganisaties, de organisaties van de cijferberoepen, de soft wareleveranciers en de serviceproviders, als de vertegenwoordigers van de verschillende overheden maken deel uit van dit forum.” Manier van invoeren iMPaCteert resUltaat “Door de bedrijven te verplichten elektronisch te factureren aan de overheid, wil de Europese Commissie ook de bedrijven onderling zo ver krijgen die processen te digitaliseren”, zegt Johan Van Steelandt van het Vlaamse einvoicingteam. “Vlaanderen staat achter die strategie. De manier waarop de lidstaten dit invoeren, heeft een zeer grote impact op het resultaat. Oostenrijk heeft het voor elkaar gekregen om op enkele maanden tijd negentig procent van het totale aantal facturen via elektronische weg te ontvangen. Voor de kleine leveranciers met weinig facturen was er ook een portaal om hun factuur in te tikken. Dat werkte zo goed dat bedrijven het niet nodig vonden om nog meer inspanningen te leveren. Ze hadden een effi ciënte oplossing voor hun facturen naar de overheid en daarmee was de kous af. De onderlinge elektronische facturatie tussen bedrijven volgde niet.”

Om die reden pakt de Vlaamse overheid het anders aan. De portaalfunctie voor kleine gebruikers biedt ze wel aan, maar ze raadt het gebruik ervan zonder meer af. Ze promoot veeleer de volwaardige Peppol-oplossing met een access point of een compliant boekhoud- of facturatiepakket door de bedrijven. Daarover houdt ze met vertegenwoordigers van het bedrijfsleven voortdurend overleg in diverse overlegorganen. Anderzijds doet de Vlaamse overheid er alles aan om het gebruik van de access points uit te breiden. “Dat is goed gelukt. Intussen zijn er 25 access points actief in België”, zegt Lien Wauters-Van der Taelen van het Vlaamse e-invoicing team. “Daarnaast kunnen bedrijven ook elk ander Europees access point gebruiken. Vroeger was dat nog heel beperkt met enkele grote aanbieders als Certipost (nu Basware) en Unifi ed Post. Met de overheden hebben we de concurrentie en de vrije markt op dit terrein aangemoedigd. We zien nu heel actieve access points op de markt komen die ook de andere partijen benaderen. Zo is het hen gelukt om aanbieders van boekhoudsoft ware zo ver te krijgen hun pakket aan te passen in functie van Peppol. Intussen is er een lange lijst van boekhoud- en facturatiepakketten die Peppol-facturen kunnen versturen en ontvangen. Veel bedrijven weten niet dat dit al kan met het pakket dat ze nu in huis hebben.”

Groot én klein factureert elektronisch

Er zijn al voorbeelden van bedrijven die Peppol intussen gebruiken voor facturatie naar andere bedrijven. Zo factureert Dats 24 van de Colruyt-groep via Peppol naar een Duitse klant. Het is opvallend dat Vlaanderen ook mikt op de kleine bedrijven en niet de traditionele weg volgt door enkel de grote leveranciers met zeer veel facturen snel aan boord te krijgen. “We stellen vast dat kleine bedrijven net zo goed elektronisch factureren en dat tegelijk heel grote organisaties er problemen mee hebben”, zegt Lien Wauters-Van der Taelen. De VDAB koppelt aan het ontvangen van de elektronische factuur een specifi ek voordeel voor de leverancier: de betaling volgt al na vijf dagen. Dat zou tien dagen sneller zijn dan voor papieren facturen of PDF’s. Johan Van Steelandt: “De VDAB promoot op die manier het invoeren van de elektronische factuur. Maar we stellen vast dat de hele Vlaamse overheid intussen sneller betaalt. Cijfers voor het laatste kwartaal van 2017 tonen aan dat het percentage late betalingen met dertien procent gezakt is ten opzichte van hetzelfde kwartaal in 2016.”