Maarten Laukens, Basware Maarten Laukens, Basware
Tekst
Peter Ooms

Meerdere EU-landen overwegen clearing voor facturen

1 februari 2020
Door de manier waarop de Italiaanse overheid de clearing heeft ingevoerd, ontstaat versnippering in de standaard
Om de btw-ontvangsten beter te kunnen innen, heeft de Italiaanse regering beslist dat bedrijven hun facturen aan andere bedrijven via de fiscus moeten versturen. Die maatregel kan een zeer grote invloed hebben op de bedrijfsprocessen, zeker nu ook andere landen overwegen het systeem in te voeren.

Om de btw-ontvangsten beter te kunnen innen, heeft de Italiaanse regering beslist dat bedrijven hun facturen aan andere bedrijven via de fiscus moeten versturen. Die maatregel kan een zeer grote invloed hebben op de bedrijfsprocessen, zeker nu ook andere landen overwegen het systeem in te voeren.

De Europese lidstaten slagen er niet in om de btw waar ze recht op hebben ook efficiënt te innen. Voor alle lidstaten samen zou het volgens een rapport van de Directorate General Taxation and Customs Union gaan om 137,5 miljard euro in 2017 of 11,2 procent van de verwachte btw-inkomsten. Dat percentage ligt in sommige landen nog veel hoger: Roemenië met 35,5 procent en Griekenland met 33,6 procent zijn de uitschieters. In absolute cijfers is Italië het zwakke broertje. In 2017 liep het zo’n 33,6 miljard euro aan btw-inkomsten mis, goed voor 23,8 procent van de verwachte belasting.

Bescherming tegen machtsmisbruik

Om die reden heeft de Italiaanse overheid beslist om bedrijven te verplichten hun facturen aan andere Italiaanse organisaties via de fiscus te versturen. Op die manier krijgt de overheid zicht op de btw-bedragen van alle facturen en kan ze achteraf veel beter controleren of de aangerekende belastingen ook worden doorgestort. Hongarije doet iets dergelijks en stelt zelfs in realtime een belastingaangifte op. Maarten Laukens, trusted business advisor bij Basware: “Die manier van werken heeft een grote impact op de bedrijfswereld. Het belangrijkste effect is dat het moeilijker wordt om de belasting te ontduiken. Daarnaast kan je als bedrijf een factuur niet snel weigeren. Op het moment dat de factuur bij de klant aankomt, is ze al behandeld door de overheid en verwacht die de betaling van de vermelde btw. Als een klant niet akkoord gaat met de factuur, moet er weerom via de overheid een kredietnota of een nieuwe factuur gevraagd worden.” Daarnaast kan de overheid een betere controle houden over de betaaltermijnen en de kleinere bedrijven beter beschermen tegen machtsmisbruik van de corporaties.

Elektronische factuur

Misschien nog belangrijker is dat op deze manier de elektronische factuur haast automatisch een feit wordt. De Italiaanse overheid wil alleen elektronische documenten ontvangen. Heeft het bedrijf die niet, dan moet het de factuur in een portaal intikken. Op deze manier treft de verplichting om elektronisch te factureren veel meer organisaties dan wat wij gewend zijn in ons land. In Vlaanderen en België moeten bedrijven die leveren aan de overheid hun factuur digitaal opsturen. Onze overheden gaan er – terecht – van uit dat bedrijven die zelf klaar zijn om e-invoices te versturen daarna zelf ook elektronische facturen willen ontvangen. “Dat stellen we nu inderdaad vast bij onze klanten. Nieuwe contracten tussen bedrijven onderling stipuleren nu steeds vaker dat de factuur volgens een digitale standaard moet worden verstuurd”, zegt Maarten Laukens.

Versnippering in de standaard

Het invoeren van een clearinghouse voor facturen moet de ontwikkeling naar een algemene digitalisering van het factureringsproces bevorderen. “Dat zou goed nieuws moeten zijn voor de beweging naar een volledig elektronische facturatie. Door de manier waarop de Italiaanse overheid dit heeft ingevoerd, ontstaat er echter versnippering in de standaard. De Europese Commissie zwoer tot voor kort bij Peppol (Pan European Public Procurement Online) als unieke standaard voor heel Europa, zodat alle bedrijven in alle lidstaten op die manier konden factureren. De Italiaanse fiscus vraagt om vijf aanvullende velden bovenop die uit Peppol. Als alle landen dergelijke extra’s gaan eisen, blijft er niet veel over van de uniforme Europese manier van factureren. Dat doet dan weer denken aan de situatie in Zuid-Amerika, waar ook geen overeenstemming is tussen de landen over het facturatieformaat”, zegt Maarten Laukens.

Deze situatie maakt het voor organisaties niet evident om de hele administratieve keten van bestelling tot facturatie op een juridisch correcte manier in te richten in een internationale omgeving. Het opvolgen, verifiëren en conformeren van facturatieprocessen in meerdere landen is een complexe materie voor vele bedrijven. Net daar wil een dienstverlener als Basware de oplossing aanreiken.

Onmacht Europese Commissie

De evolutie wijst op de onmacht van de Europese Commissie om dergelijke initiatieven van individuele landen te verhinderen of in goede banen te leiden. Het ziet er in ieder geval naar uit dat nog meer lidstaten willen overstappen naar een clearingmodel voor facturen. Aan de cijfers uit de tabel (zie illustratie) te zien, zouden ook grote landen als Duitsland, Polen, het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk daarmee hun voordeel doen. “Voorlopig heeft ons land geen concrete plannen, maar het zou me niet verbazen dat België zal volgen wanneer Frankrijk ermee van start gaat. Als het in Parijs regent, dan druppelt het in Brussel ...”

De landen uit Noord-Europa zijn dan weer helemaal geen vragende partij. Zij hebben net veel vooruitgang geboekt met het invoeren van de digitale factuur in een open systeem. Zij kennen ook geen grote btw-kloof en kunnen bogen op korte betaaltermijnen. Voor hen is het niet nodig om facturen door een overheidsinstantie te laten clearen.

Op tijd betalen

Meerdere landen van de Europese Unie vinden het inkorten van de betalingstermijnen voor kleine bedrijven een belangrijke doelstelling. Een Europese directieve bepaalt dat die nooit meer dan zestig dagen mag bedragen, maar dat de termijn in onderling overleg wel kan worden verlengd. Individuele landen gaan verder. Zo zijn er al wetten in voege in Frankrijk, Oostenrijk en Spanje die allemaal de limiet zetten op zestig dagen en de uitzonderingen niet meer toestaan. Duitsland heeft de maximale betalingstermijn op dertig dagen gezet. Frankrijk legt strenge boetes op, tot twee miljoen euro, voor bedrijven die de regels met de voeten treden. Het land publiceert ook de namen van de overtreders, met de hoogte van de boete, op een publieke website.