Opvolging betalingen automatiseren

Slechts 56 procent van de bedrijven heeft een realtime overzicht van de openstaande facturen

Het fiscaal kantoor Stemafisk hanteert steeds meer digitale toepassingen om de financiële processen van de klanten te automatiseren. Zo maakt het nu ook gebruik van Clearnox om de betalingen van openstaande facturen op te volgen en op een automatische manier herinneringen en aanmaningen te sturen.

Stemafisk is een fiscaal kantoor met 25 medewerkers dat volop investeert in de digitalisering van zijn processen en die van zijn klanten. Een van de vennoten van het kantoor heeft een specifieke kennis ter zake. Ilse De Caluwe: “Ik neem nu de digitalisering van ons eigen kantoor voor mijn rekening. Daarnaast zorg ik voor opleidingen van onze klanten die de communicatie met onze medewerkers via de elektronische weg laten verlopen. In Stemafisk werken we met Clearfacts waardoor de bedrijven hun facturen en documenten kunnen opladen in het centrale systeem van ons kantoor. In de tool worden de documenten herkend, verrijkt en gevalideerd zodat de boeking grotendeels automatisch kan verlopen (pre-accounting). Daarnaast kunnen we via Codabox de uittreksels van de bankrekeningen van onze klanten downloaden en op die manier de matching maken tussen uitstaande facturen en betalingen.”

Daar is onlangs een bijkomend hulpmiddel bijgekomen, Clearnox, om de inning van de nog uitstaande facturen op een automatische manier te beheren. Die toepassing werd intussen geïntegreerd met Clearfacts dat sinds eind 2018 deel uitmaakt van Isabel Group. “Stemafisk gebruikt de hele reeks van die tools: Clearfacts, Codabox, Signhere (digitale handtekening) en nu dus ook Clearnox”, zegt Ilse De Caluwe.

Isabel Group

“Isabel Group integreerde Clearnox met Clearfacts en koppelt het zo met zes in België courante boekhoudpakketten (Winbooks, Wings, Exact, Kluwer Adsolut, Kluwer Expert-M+ en Sage Bob, nvdr.)”, zegt Pieter Evenepoel, medeoprichter van Clearfacts en intussen business development manager bij Isabel Group.

De vraag kan gesteld worden waarom Isabel Group zich nu ook met de inning van facturen bezighoudt. “Je moet weten dat we enerzijds betaaloplossingen aanbieden via de multibankingapplicatie Isabel 6 en anderzijds een documentenstroom van onder andere facturen via Clearfacts en Codabox”, zegt Pieter Evenepoel. “Op die manier bouwen we een archief van facturen op. De bedrijven en hun externe accountants kunnen inzicht krijgen in die transacties, maar uiteindelijk doen ze er weinig mee. Isabel Group was altijd al van plan om actief aan de slag te gaan met de uitgaande facturen, maar de functionaliteit van een geautomatiseerd invorderingsproces is toch te uitgebreid om binnen een bestaande applicatie op te nemen. Daarom hebben we een oplossing gezocht op de markt en uiteindelijk gevonden in het Franse Clearnox.”

Clearfacts concentreert zich volledig op de accountantskantoren die investeren in digitalisering. Via die weg heeft het intussen meer dan 55.000 bedrijven bereikt. Uit reacties van die ondernemingen en van hun boekhouders blijkt dat velen worstelen met die opvolging van de uitstaande facturen. Pieter Evenepoel: “Slechts 56 procent van de bedrijven heeft een realtime overzicht van hun openstaande facturen. Dan weet je dat er nog werk aan de winkel is.”

Hun debiteurenbeheer doen bedrijven nog vaak zelf omdat ze de relatie met de klanten te belangrijk vinden. Maar tegelijk hebben ze er weinig tijd voor. Ze willen zich concentreren op hun kerntaken. En het is vaak een uitdaging voor de onderneming als alleen maar de externe boekhouder een permanent zicht heeft op de inkomende betalingen (via onder meer Codabox) én de openstaande facturen (in zijn boekhoudsoftware). Clearnox maakt op basis van die twee gegevensstromen automatisch en op vaste tijdstippen een lijst met de facturen die overtijd zijn.

Ilse De Caluwe: “Als bedrijf kun je dan zelf beslissen hoe je die late betalingen aanpakt. Velen willen eerst een vriendelijk e-mailbericht sturen, na een week gevolgd door een strengere boodschap als er nog altijd niet betaald is. Ten slotte komen er ook telefoontjes, aangetekende brieven en dreigementen met advocaten aan te pas. Met die verschillende elementen kun je een scenario vastleggen met een aantal acties waarbij de eerste e-mails volledig automatisch verstuurd worden. Dat bespaart een pak tijd. Een bedrijf kan er ook voor opteren om in meerdere scenario’s te voorzien: bijvoorbeeld één voor kmo’s en één voor grote klanten.”

“In dit aanmaningsproces – of dunning – communiceren sommige bedrijven intussen nog vóór de betalingstermijn is vervallen. Die preventieve herinnering blijkt bijvoorbeeld heel nuttig bij klanten die lange betaaltermijnen hanteren, van zestig dagen bijvoorbeeld. Dan zit er een lange tijd tussen de factuur en de betaling. Een geheugensteuntje helpt dan”, zegt Pieter Evenepoel.

“Voor Stemafisk is dat dan weer niet nuttig”, zegt Ilse De Caluwe. “Onze facturen zijn op twee weken betaalbaar. Dan willen we liever niet al meteen aandringen om te betalen.”

Pieter Evenepoel benadrukt nog dat ook het accountantskantoor zelf de eerste herinneringen kan sturen voor zijn klanten. Zo kan het kantoor nog een extra dienst aanbieden aan zijn klanten.

Resultaat

Die methodische aanpak van de onbetaalde facturen biedt heel wat rust aan de bedrijfsleiders die dan zeker weten dat die betalingen nauwgezet opgevolgd worden. “Maar er is ook een reële impact op het aantal bestede uren aan het invorderingsproces.” Pieter Evenepoel: “Wij gaan ervan uit dat een semiautomatische dunning een tijdsbesparing biedt van 50 procent.”

“Bij Stemafisk is dat zeker al meer,” zegt Ilse De Caluwe. “In het verleden maakte een medewerker die rappels handmatig aan. Het was tijdsintensief waardoor tegen het einde van de lijst bepaalde betalingen alsnog binnenliepen en de aanmaning dus ook achterhaald was. Dankzij Clearnox zijn er nog nauwelijks rappels die de overeenkomende betalingen kruisen. Op een halve dag is alles verwerkt.”

Pieter Evenepoel: “Maar misschien nog belangrijker is dat de parameter days of sales outstanding daalt met 30 procent. Dat betekent dat het geld veel sneller op de rekening van het bedrijf staat. Verschillende instanties zoals kredietverzekeraars en handelsinformatiebureaus wijzen op een vertraging in het betalen van de facturen door de coronacrisis. Door late betalingen kunnen bedrijven zelf in moeilijkheden komen. Een actieve aanpak biedt dan een deel van de oplossing.”

Een groot stuk van de besparing zit in de systematische opvolging en de versturing in bulk van de standaardherinneringen. Het einde van het traject blijft echter gekenmerkt door persoonlijke contacten via de telefoon. “Bij die gesprekken is het nodig om de reacties van de klanten ook goed te capteren en kenbaar te maken aan de betrokken medewerkers. In de tool kunnen we daarover rapporteren en iedereen ziet het dan ook. Het kan zijn dat klanten in moeilijkheden zitten en een groot bedrag niet in één keer kunnen betalen. Dan kan een afbetalingsplan nuttig zijn. Ook dat moeten alle betrokkenen dan weten”, besluit Ilse De Caluwe.