Elisa Van Hool, Teamcoach finance Colruyt
De medewerkers doen in de toekomst misschien minder manuele registraties, maar ze begeleiden wel meer leveranciers
Elektronische facturatie houdt heel wat voordelen in: een snellere betaling, minder fouten en meer efficiëntie. De implementatie bij klanten en leveranciers verloopt soms stroef. “Het vraagt tijd en begeleiding om iedereen over de streep te trekken”, zo zeggen VDAB en Colruyt aan de rondetafel. “Een verplichting tot e-invoicing zou welkom zijn.”
Het grote volume aan facturen was voor Colruyt Group de belangrijkste reden om al gedeeltelijk over te stappen op elektronische facturatie. “Per jaar hebben we ongeveer één miljoen inkomende facturen, food en non-food samen”, zegt Elisa Van Hool, teamcoach finance bij Colruyt. “We investeren al een aantal jaren in elektronische facturatie, in eerste instantie bij de leveranciers, dus vooral wat inkomende facturen betreft. Het aantal uitgaande elektronische facturen is eerder beperkt aangezien we ons in eerste instantie gericht hebben op de facturen van de overheden.”
VDAB werkt al twintig jaar aan digitalisatie en automatisering. “Het was evident dat we ook in de boot van e-invoicing stapten”, zegt Sarah De Coninck, provinciaal deskundige financiën. Dat gebeurde in 2015. “Wij behandelen jaarlijks ongeveer 37.500 facturen, een pak minder dan het volume van Colruyt. De cijfers zijn wel spectaculair. Voor de inkomende facturen zitten we aan 92 procent via e-invoicing en 8 procent via e-mail. De grote voordelen van e-invoicing zijn een snellere betaling – een betalingstermijn van vijf in plaats van negen werkdagen – en minder kans op fraude. De facturen gaan ook nooit verloren. Wij werken op jaarbasis met ongeveer 4.300 verschillende leveranciers. 85 procent van die leveranciers werkt al via Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Voor de uitgaande facturen is het een ander verhaal. Daar zitten we op 28.455 facturen, waarvan 11 procent via Peppol, 18 procent via e-mail en 71 procent via papier. We hebben al een serieuze vooruitgang geboekt, maar er is nog werk aan de winkel. Op dit moment versturen we de helft via papier en de helft via Peppol en e-mail.”
Colruyt gebruikt zowel EDI als UBL. Elisa Van Hool: “Binnen finance gebruiken we SAP. Voor e-invoicing gebruiken we EDI, het oudste systeem. Het vraagt meer tijd om de leverancier aan te sluiten, want er zijn testen nodig op de verschillende velden van de facturen. We zitten op ongeveer 400.000 facturen in dat systeem, vooral gelinkt aan ‘directe aankopen’, zoals de aankoop van handelsgoederen. Sinds april 2022 gebruiken we ook UBL, wat volledig automatisch werkt en dus minder inspanning tot aansluiting vraagt. Met 900 facturen staan we daar nog in de kinderschoenen. In het geval van UBL gaat het vooral om indirecte aankopen, waaronder overheden en bredere dienstverlening vallen, maar UBL heeft wel het potentieel om op termijn ook goederenfacturen te verwerken.”
VDAB maakt voor e-invoicing gebruik van Peppol. De leveranciers overtuigen, gebeurde stap voor stap. Sarah De Coninck: “In het begin plaatsten we in al onze uitgaande e-mails een banner met daarin de voordelen van e-invoicing en ook de link naar de Vlaamse overheidswebsite om informatie te verschaffen over de mogelijkheden. Het jaar daarop – in 2016 – zijn we gestart met de leveranciers telefonisch te contacteren en hen te overtuigen. Twee jaar later weigerden we alle inkomende papieren facturen en legden we hen uit dat ze vanuit hun boekhoudpakket of ERP-systeem de facturen konden versturen. Het jaar nadien zijn we nog een stap verder gegaan. Nieuwe leveranciers activeerden wij onmiddellijk als Peppol in ons ERP-systeem. Zij konden niet meer op een andere manier factureren. Dat heeft onze percentages serieus doen stijgen. In 2021 zijn we gestart met individuele begeleiding voor de bakker of de slager om de hoek. De uitgaande facturen langs klantzijde is iets anders, want daar is het klantenbestand heel divers: niet alleen grote bedrijven, maar ook kleine zelfstandigen.”
Elisa Van Hool: “Jullie staan al een stuk verder in het proces dan Colruyt. Wij hebben een lijst met de grootste leveranciers opgesteld waarmee de meeste fouten gebeuren in het facturatieproces, zoals het dubbel versturen van facturen. Het is inspirerend te zien hoe jullie de kleinere leveranciers zonder boekhoudpakket overtuigen. Wij moeten het faseren, want anders wordt het te veel in één keer.”
Welke impact heeft e-invoicing op de financiële dienst?
Elisa Van Hool: “Op het vlak van het proces zelf gaat het onder andere over vlottere betalingen. Het is logisch dat bij manuele verwerking af en toe fouten optreden. Soms moeten we dan een factuur annuleren. Met een elektronisch systeem gebeurt dat niet. Er is minder nood aan regularisaties. De verantwoordelijkheid ligt ook bij de leveranciers om de factuur correct te sturen. Ook op het vlak van medewerkers heeft elektronisch factureren een impact gehad. Het vraagt een andere mindset, ook al zitten we nog aan het begin van het proces. Bij de medewerkers kregen we in het begin soms vragen over de gevolgen voor hun taken, wat logisch is. Dat gebeurt bij elke verandering. Het heeft nu eenmaal een impact op hun takenpakket en de dagelijkse werking, maar achteraf zien de medewerkers er wel de voordelen van in. Bij Colruyt ontvangen we nog altijd papieren facturen, die we scannen. Ook daar gaan we op termijn naar een veranderingstraject. Omdat we efficiënter werken, kunnen we de medewerkers inzetten voor nieuwe taken of opdrachten met meer toegevoegde waarde. Die taakverbreding is een positieve evolutie. Anderzijds moet je de leveranciers wel begeleiden of aanschrijven. Dat is soms een proces van lange adem.”
Sarah De Coninck: “Bij VDAB ging de invoering gepaard met een personeelsbesparing van acht personen. We evolueerden van dertien naar vijf medewerkers, allemaal collega’s die via hun pensioen afvloeiden. Er moest iets gebeuren. Nog voor het Peppol-verhaal op poten stond, zijn wij begonnen met het automatiseren van de ontvangsten. We hebben nog manueel werk, maar alles wordt op voorhand door processen opgepikt. 65 procent van al onze facturen wordt automatisch verwerkt en betaald, zonder manuele tussenkomst. Er is niemand die dit nog verder controleert. We werken ook met de nieuwste UBL3-standaard. Als alles in orde is en de ontvangst is geregistreerd, dan volgt de betaling de dag nadien. Er is alleen een manuele tussenkomst indien de bankrekening niet gekend is of de leverancier ongeldig of niet gekend is.”
Welke drempels ervaren jullie bij de leveranciers?
Sarah De Coninck: “We merken dat sommige leveranciers niet echt klaar zijn voor de stap. ‘Facturen zijn niet onze kernactiviteit’, zeggen ze dan. ‘Het komt er gewoon bij.’ Als we het argument van een snellere betaling geven en hen helpen door te overlopen hoe ze via een boekhoudpakket elektronisch kunnen factureren, zijn ze meegaander. Maar het is tijdrovend.”
Elisa Van Hool: “Het is inderdaad nodig een-op-een te communiceren met leveranciers en hen te begeleiden in hun veranderingstraject. Dat vraagt tijd. De medewerkers van onze diensten zullen in de toekomst misschien minder manueel registreren, maar ze begeleiden wel meer leveranciers. Op die manier is het ook voor hen een transitie in de manier van werken.”
Hoe gebeurt de samenwerking met de andere afdelingen bijvoorbeeld met IT, sales of de betalingsopvolging?
Elisa Van Hool: “Bij Colruyt is dit een goed geoliede machine. Het UBL-project is opgezet door finance, met ondersteuning van ons IT-departement. Dit werd in projectmodus uitgerold, samen met IT en onze verschillende stakeholders, zoals de dienst aankoop, onze leveranciers en de externe partijen. Wij stemmen af met aankoop en IT om dat zo correct mogelijk te doen. Zij moeten veel testen zodat de integratie op termijn goed werkt. We capteren ook de impact bij de leveranciers. Zijn het leveranciers die spontaan aan de aankoper melden dat ze voor e-invoicing willen gaan? Indien niet, nemen we sowieso zelf contact op met de leverancier, maar altijd in samenspraak met de dienst aankoop.”
Sarah De Coninck: “Bij ons is dat ongeveer hetzelfde. Wij werken nauw samen met de dienst inkoop. Wij zetten sinds 2013 effectief in op open communicatie met de afdelingen waarmee we samenwerken. Zo hebben we opleidingen gegeven over Peppol, zodat zij volledig op de hoogte zijn. Onze dienst inkoop is het eerste aanspreekpunt. Zij plaatsen een bestelling en het is aan hen om aan te geven dat de factuur via het Peppol-netwerk moet worden aangeleverd. Financiën doet de opvolging en de verdere ondersteuning.”
Hoe zien jullie e-invoicing in de toekomst evolueren?
Elisa Van Hool: “Digitalisering is belangrijk en we willen daar verder in investeren. We focussen nu vooral op Frankrijk, want daar is e-invoicing verplicht. We proberen dat in ons land zoveel mogelijk te stimuleren, los van wetgeving, maar een duidelijk standpunt zou handig zijn. Ik denk dat het beter is om e-invoicing effectief te verplichten. Voor de leveranciers is het een trigger om mee in de boot te stappen. Anders blijven we pushen of aanmoedigen. We kunnen dat zelf niet verplichten.”
Sarah De Coninck: “We krijgen 92 procent van onze inkomende facturen aangeleverd via Peppol. Ik denk dat het belangrijk is dat er een eventuele verplichting komt voor het geven van een e-mailadres of elektronisch postadres op Peppol om inderdaad ook die laatste leveranciers over de streep te trekken.”
Elisa Van Hool: “Wij hebben de invoering altijd gefaseerd. Momenteel werken we er in projectmodus aan, met een beperkt aantal collega’s van financiën, en volgen het verder op met de leveranciers. Dat vraagt ook tijd. Het is nog zoeken wat we op termijn nodig hebben inzake tijdsbesteding. We doen het stap per stap, met de bedoeling om geleidelijk aan meer snelheid te nemen.”
Vlnr: Elisa Van Hool, Sarah De Coninck
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.