Marie Costers (Codabox)
Belangstelling e-invoice groeit vanuit verschillende hoeken
Als platform voor de promotie van de digitale factuur is Digicrowd van nabij betrokken bij initiatieven die de overheid op dit vlak neemt. Het houdt buitenlandse voorbeelden, zoals in Italië en Frankrijk, nauwlettend in het oog.
“Begin februari organiseerden we met meerdere partijen – Sage, Winbooks, Wolters Kluwer en Codabox – een rondetafel rond het eenjarig bestaan van ons platform. We kregen er heel wat ondersteuning van vice-eersteminister Alexander De Croo. Voor hem zijn de voordelen van e-facturatie overduidelijk voor zowel de overheid als onze bedrijven en economie. Hij ging zelfs verder, door te stellen dat hij persoonlijk voorstander is van een dwingende, algemene verplichting vanuit de overheid, mits een redelijke overgangstermijn en met een duidelijke nadruk op de voordelen die er voor de eindgebruiker aan vasthangen. Concreet sprak hij over een versnelde terugbetaling van de btw voor gebruikers van de digitale factuur”, zegt Marie Costers, managing director van Codabox.
Die stelling is toen opgepikt door verschillende media. Met een tweet bevestigde Alexander De Croo daarna zijn engagement: “Gebruik digitale facturen koppelen aan versnelde terugbetaling btw? Ik ben pro.”
Dergelijke concrete voordelen voor de gebruiker blijken heel aantrekkelijk. “Na de publicatie van die ideeën merkten we bij Digicrowd groeiende belangstelling vanuit verschillende hoeken. Voor ons zijn de grote partijen daarbij heel belangrijk. Het gaat bijvoorbeeld over de zogenaamde document service providers (DSP’s). Dat zijn partijen zoals Ad Valvas, Arco of Pagero, die facturen en andere documenten versturen in naam van andere bedrijven. Zij zijn plots veel meer geïnteresseerd in de thematiek. Die beweging is zeer belangrijk omdat die grote partijen veel facturen versturen voor veel verschillende klanten. Op die manier verhogen we snel het aandeel elektronische facturen”, zegt Marie Costers.
Ook van de kmo’s komen er reacties. Zij willen ook sneller klaar zijn om Peppol-facturen te versturen en ontvangen. Marie Costers: “We hebben intussen contact opgenomen met de Kamers van Koophandel om dat proces te stroomlijnen. Zo kunnen we ook hun stem meenemen in de gesprekken met de overheid om een systeem uit te werken.”
De boekhoudkantoren en accountants blijven het meest voor de hand liggende kanaal. Boekhoudkantoren werken vaak voor honderden of zelfs duizenden kleinere bedrijven. Als die accountants erin slagen om zich klaar te maken voor de Peppol-factuur dan kunnen zij dat daarna meteen doen voor al hun klanten.
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On Line. Het is een afsprakenkader en een standaardformaat voor documenten en toepassingen voor e-procurement en e-facturatie. Het grote voordeel is dat bedrijven Peppol niet enkel kunnen gebruiken om e-facturen uit te wisselen met de overheid, maar ook met andere privébedrijven.
In Frankrijk overweegt de overheid om de digitale factuur in te voeren. Dat zal gelukkig gebeuren op basis van het Peppol-model. Marie Costers: “Frankrijk werd altijd beschouwd als een koele minnaar van de Peppol-standaard, maar nu omarmt het land die wel. Het interessante aan het Franse model is die extra hoek. In België zijn we goed bekend met het four corner-model. Een bedrijf verstuurt facturen via een access point. Dat verstuurt het document naar het access point van de klant, dat het doorgeeft aan de bestemmeling. Het voordeel daarvan is dat verzender en ontvanger zich niets moeten aantrekken van technische details als internetadressen of interfaces. Dat is de verantwoordelijkheid van de access points, die dat onder elkaar regelen. De Franse overheid wil dit systeem nu integraal overnemen, maar er één kenmerk aan toevoegen. Zij wil toezicht kunnen houden op de elektronische communicatie. Dat heet in het jargon continuous transaction control (CTC). Dit model wijkt af van het Italiaanse voorbeeld. In Italië sturen alle bedrijven hun facturen eerst naar de overheid. Vervolgens stuurt de overheid ze naar de bestemmeling. Volgens onze informatie wil Frankrijk dat het CTC vóór 2025 in werking is.”
“Ik sta aan het hoofd van boekhoudkantoor Konsilanto. Het liefst heb ik dat leveranciers van mijn klanten de facturen voor hen op een elektronische manier naar mij sturen. Op die manier ben ik zeker dat ik alle facturen die ik nodig heb voor boekhouding, btw-aangifte en belastingen in mijn bezit heb. Als de documenten op een elektronische manier binnenkomen, blijven de oorspronkelijke digitale gegevens ook onveranderd. Data blijven data, zonder vertaalslagen naar PDF of geprinte documenten, zonder gedoe met OCR, dat veel problemen veroorzaakt”, zegt Johan Jacobs van Konsilanto.
Hij heeft de 1.200 klanten van zijn boekhoudkantoor gevraagd om voortaan alle documenten op een digitale manier te bezorgen. “De meesten hebben dat ook meteen gedaan. Die manier van werken biedt heel wat voordelen, dankzij een eenvormige administratie en elektronisch archief. Zo kunnen we achteraf ook makkelijk teruggaan naar de onderliggende facturen. De herkenning van PDF via OCR biedt zeker geen garantie. Die boekingen moeten we altijd nog controleren. Dat staat in contrast met de verwerking van de bankuittreksels in de Coda-berichten. Dat gebeurt wél volledig digitaal. We zijn ook volledig zeker dat het klopt. Het gebruik daarvan betekende voor ons de grootste tijdwinst. Een algemeen gebruik van de Peppol-factuur zou een gelijkaardig effect hebben: de controles zouden volledig verdwijnen. Op dat ogenblik kunnen wij ons helemaal concentreren op advies geven aan onze klanten.”
De digitalisering van het kantoor bracht ook met zich mee dat de documenten voortdurend binnenstromen, niet alleen in de piekperiode op het eind van een kwartaal. “De verwerking kan al veel eerder gebeuren. Voor ons geen overuren en weekendwerk meer in de btw-periode.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
