We weten nu exact wanneer de usual suspects zullen betalen

Cobelpro zag bij het begin van de lockdown een duidelijk uitstel van de huurbetalingen.

Dankzij een toepassing op basis van artificiële intelligentie kan Cobelpro het betaalgedrag van huurders van professioneel vastgoed voorspellen.

AI voorspelt betaalgedrag van huurders

Cobelpro Real Estate Managers slaagt erin om op basis van historische data het betaalgedrag van de huurders van kantoren en zakelijke panden te voorspellen. De toepassing steunt op de technologie van de jonge Belgische start-up Aividens en is gericht op de analyse van de uitstaande schulden. Op deze manier krijgt Cobelpro een goed inzicht in de financiële gezondheid van zijn huurdersportfolio. Anderzijds kan het bedrijf zijn klanten – de eigenaars van de gebouwen – een realtime-inzicht geven in de rendabiliteit van hun vastgoed en het risicoprofiel van de huurders. Cobelpro beschouwt de aankoop van een moderne analysetoepassing met artificiële intelligentie als een investering op de lange termijn. Het bedrijf gaat ervan uit dat een beter gebruik van de eigen data, eventueel gecombineerd met externe gegevens, een concurrentieel voordeel oplevert.

Beheer van bedrijfsgebouwen

Cobelpro beheert professioneel vastgoed voor grote investeerders, verzekeringsmaatschappijen en familiale groepen die investeren in gebouwen, maar zich niet willen bezighouden met het operationeel management ervan. Het kantoor neemt nooit de commerciële relatie met de klanten over. Cobelpro focust zich op de administratieve rompslomp (zoals de keuringen van liften en HVAC-installaties), de technische kant (schoonmaak, onderhoud, groendienst) én het financiële beheer (contracten, waarborgen, huur). Het is een groeiend bedrijf met intussen achtentwintig medewerkers en zes lokale kantoren verspreid over België en het Groothertogdom Luxemburg.

De eerste stap naar meer automatisering die Cobelpro doorvoerde, was de verregaande digitalisering van de binnenkomende facturen. Het kantoor verwerkt jaarlijks ongeveer zeventienduizend facturen van zo’n tweehonderdvijfig leveranciers. Het komt erop aan om die kosten zo snel mogelijk correct te verdelen en door te rekenen aan de gebruikers van het gebouw. Cobelpro krijgt nu zeventig procent van die leveranciersfacturen binnen via elektronische weg. Dat percentage moet tegen volgend jaar de honderd procent benaderen. “We hebben een backofficeteam van zeven accountants die een groot deel van hun tijd besteden aan het verwerken van die facturen. Zij kunnen nu hun tijd aan andere taken besteden. Dit past in de idee dat we willen groeien zonder het aantal personeelsleden in dezelfde verhouding te laten toenemen.”

Selfservice-rapportering

Diezelfde financiële medewerkers besteden een ander deel van hun tijd aan het rapporteren van de financiële resultaten en prestaties van de gebouwen aan de eigenaars. Dat verliep heel lang in een strak kwartaalritme. De standaardrapporten die Cobelpro aanleverde, moest het gewoonlijk achteraf nog aanvullen met ad-hocanalyses op maat van de verschillende investeerders. Sinds de uitbraak van de coronacrisis vragen de investeerders veel vaker naar analyses van de huurinkomsten. Gilles Naeyaert, ceo van Cobelpro: “We hadden al contacten met Aividens voor het aanmaken van die analysetool, in de eerste plaats om ons eigen inzicht te verbeteren. Toen corona de eerste bedrijven in moeilijkheden bracht, merkten we meteen een impact op de evolutie van het betalingsgedrag van de huurders. Sommigen raakten in moeilijkheden, anderen maximaliseerden hun cashmanagement en stelden hun betalingen uit. Dat maakte een beter inzicht in de hele portefeuille nog dwingender. We hebben de implementatie van de toepassing dan versneld. We namen het systeem bij het begin van de zomer in productie en hebben intussen een eerste klant-investeerder toegang gegeven. Die kan nu zijn eigen analyses maken. Intussen evalueren we de eerste ervaringen.”

Data over vijfentwintig jaar

De toepassing steunt op de enorme database met daarin gegevens van meer dan vijfentwintig jaar vastgoedbeheer. Er zijn nu nog steeds bedrijven die toen ook al huurden via Cobelpro. Een gemiddelde huurder blijft tussen zes en negen jaar. Over die klanten beschikt het kantoor dus over een enorme hoeveelheid historische data. De toepassing voorspelt wanneer elke huurder de volgende betaling zal verrichten. De technologie houdt rekening met de geschiedenis: sommige klanten betalen gewoonlijk precies een dag voor de vervaldatum, anderen de eerste donderdag van de maand, anderen steevast enkele dagen te laat, enzovoort. Cobelpro combineert die data met heel actuele gegevens op basis van een dagelijks overzicht van de coda-berichten van de bankrekeningen. Het bedrijf heeft zo meteen een perfecte kijk op de actuele situatie.

Het wordt interessant wanneer klanten hun traditionele betaalpatroon loslaten. Dat is gebeurd tijdens de eerste maanden van de lockdown. Cobelpro zag in de maanden maart en april een duidelijk uitstel van de huurbetalingen. Dat gedrag stabiliseerde in mei en juni. Sinds juli betalen de klanten weer grotendeels volgens hun oude patroon. Het kantoor hanteert de indicator weighted average payment delay, die aangeeft hoelang het duurt vooraleer het alle inkomsten van een maand heeft ontvangen.

Handelen op basis van feiten

“Wij zijn vooral geïnteresseerd in het effect van onze acties om het geld te innen. Hoe reageren klanten na de eerste en de tweede rappel? Wat doen ze bij een ingebrekestelling? Hebben we een beter resultaat na een telefoontje dan na een brief? Die reacties kunnen ook verschillen in de loop van de tijd. Met een beter inzicht is het mogelijk om onze eigen inspanningen beter te doseren en preciezer in te zetten”, zegt Gilles Naeyaert.

De analyse stelt Cobelpro ook in staat om vergelijkingen te maken tussen de verschillende gebouwen. Bovendien kan het investeerders nu in real time inzicht geven in het risicoprofiel van hun huurders. “Dat is zeer belangrijke informatie voor die investeerders. Zo kunnen ze hun eigen commerciële strategie aanpassen in functie van het risicoprofiel, bijvoorbeeld om uitstel te geven aan de huurders die vroeger correct betaalden en net niet aan de late betalers. Daarnaast laat het de eigenaars toe om bij de verkoop van een gebouw potentiële kopers pertinente informatie te bieden over de betalingen van huurders. Dat is een belangrijke factor bij de waardebepaling van een gebouw”, aldus nog Gilles Naeyaert.

Kloppen de voorspellingen?

Zijn de voorspellingen ook accuraat? “We hebben nog te weinig tijd gehad om grondig te evalueren. Ik kan wel zeggen dat de toepassing heel goed inschat wanneer onze usual suspects – met een slechte betalingshistoriek – zullen betalen. Net voor de hoogste risicoprofielen kloppen de voorspellingen heel goed. Tijdens de lockdown hebben een aantal goede betalers dan weer voor het eerst steken laten vallen. Dat blijken achteraf eenmalige voorvallen. Die heeft de toepassing niet kunnen voorspellen”, zegt Gilles Naeyaert.

De software geeft Cobelpro een prioriteitenlijst waarop de grootste uitstaande schulden bovenaan staan. “Dat geeft ons een duidelijke instructie voor onze eigen acties om het geld te innen.”