Stig Dooms Stig Dooms (ZNA), Joris Van Ostaeyen (Robonext)
Tekst
Peter Ooms

Zelfs tijdelijke RPA-projecten leveren voldoende efficiëntiewinst

1 januari 2022
Een financiële medewerker gaat zelf eenvoudige processen automatiseren
Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA) heeft een lijst met een dertigtal procedures die het wil automatiseren met behulp van robotic process automation (RPA). De facturatie van het snel groeiend aantal teleconsults is het eerste proces dat met succes werd afgerond.

Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA) heeft een lijst met een dertigtal procedures die het wil automatiseren met behulp van robotic process automation (RPA). De facturatie van het snel groeiend aantal teleconsults is het eerste proces dat met succes werd afgerond.

“Teleconsults, waarbij artsen hun patiënten via de telefoon of het internet spreken, bestaan al een hele tijd in ons ziekenhuisnetwerk, maar het aantal bleef beperkt tot een tiental per maand,” zegt Stig Dooms, verantwoordelijke ICT businessapplicaties bij ZNA. “Door de coronacrisis groeide dat snel aan tot meerdere duizenden per maand. Een achttal baliewerkers op verschillende locaties bracht de administratieve gegevens in in het patiëntenadministratiesysteem. Een deel van dat pakket zorgt ook voor een automatische facturatie en het overbrengen van de gegevens naar de boekhouding in SAP. Nu zorgt onze Thibe-robot voor de input van de administratieve gegevens. Op die manier hebben we ook voor deze consultaties een verbinding gemaakt tussen het elektronische patiëntendossier en de patiëntenadministratie. Dat levert een enorme tijdwinst op voor die baliewerkers. Omgerekend komt dat uit op een hele fte. Die medewerkers kunnen hun tijd nu besteden aan andere taken met meer toegevoegde waarde.”

Andere prioriteiten

ZNA had al beslist om te investeren in een administratieve robot en schakelde daarvoor de hulp in van Robonext. Joris Van Ostaeyen, co-founder en chief strategy officer: “RPA is toepasbaar op elke combinatie van software-applicaties, waardoor het een snelle en goedkope technologie is om een proces te automatiseren, zonder de bestaande software-infrastructuur te wijzigen. Zo konden we Thibe op korte tijd leren werken met de specifieke software-applicaties van ZNA. Het volledige project was binnen enkele weken rond.”

“Bij ZNA willen we op dit vlak snel eigen expertise ontwikkelen en daarom betrekken we onze key users in de verschillende departementen bij de implementatie van de verschillende procesautomatiseringen”, aldus Stig Dooms. “Een medewerker van het financieel departement met een IT-affiniteit wil zich erin verdiepen en ook zelf eenvoudige processen ontwikkelen. De leverancier van de robottechnologie – Uipath – voorziet ook een uitgebreid trainingsplatform met een eigen community om gebruikers snel op weg te helpen.”

Hij geeft aan dat de IT-afdeling op het ogenblik andere prioriteiten heeft zoals de implementatie van een nieuw systeem voor het elektronische patiëntendossier (EPD) en de opstart van de nieuwe ziekenhuiscampus Cadix. Met de robottechnologie kunnen de departementen zelf aan de slag om eenvoudige automatiseringen te realiseren. “Samen met Robonext hebben we een dertigtal processen geïdentificeerd die in aanmerking komen voor een automatisering, niet alleen met RPA trouwens”, zegt Stig Dooms. “Voor elk van hen hebben we een kosten- en batenanalyse gemaakt. We zien dat het vooral gaat om manuele en zeer repetitieve handelingen in de financiële afdeling en de aankoopdienst. Daarvan hebben we de eenvoudigste processen met de meeste toegevoegde waarde eerst genomen: de facturatie van de teleconsults. De volgende in de reeks was het automatiseren van de facturatie van uitgevoerde onderhoudsbeurten op medische toestellen. Elke nacht voert Thibe autonoom de ontvangsten uit op de bestelbonnen van alle uitgevoerde werkorders. Jaarlijks worden er zo’n twintigduizend onderhoudstaken automatisch verwerkt. Tot slot wordt Thibe gebruikt om de status van het uitgevoerde en geplande onderhoud automatisch te communiceren naar de onderhoudsleveranciers.”

Robots in en rond de ERP

Bij de analyse van de processen die in aanmerking komen voor de ondersteuning met de administratieve robot, valt het op dat ze vaak in aanraking komen met de ERP. “Vaak gaat het om gegevens die in het systeem ingebracht of uitgehaald moeten worden. Maar het gaat ook om processen die volledig in SAP draaien. Binnen het ERP-systeem is natuurlijk al veel logica voorhanden om een automatische verwerking mogelijk te maken. Toch komen we af en toe processen tegen die we met de robot kunnen versnellen”, vertelt Stig Dooms.

De vraag stelt zich dan of het niet beter is om de automatisering in het ERP-systeem zelf te ontwikkelen in plaats van met een robot. “Een andere klant van ons – het AZ Groeninge – heeft dat laten onderzoeken voor een proces rond de verwerking in de ERP van de CODA-berichten”, zegt Joris Van Ostaeyen. “Het gaat dan met name over banktransacties die als uitzondering niet automatisch gematched worden binnen SAP, zoals betalingen via gerechtsdeurwaarders, parkingkosten en cafetariatransacties. Bedoeling is om ook die automatisch aan het juiste dossier te koppelen. De implementatie daarvan in de ERP zou heel wat duurder zijn uitgevallen en ook langer op zich laten wachten. Robonext heeft dit proces op enkele weken tijd geautomatiseerd.”

“De verwerking van die CODA-berichten staat bij ons ook op het lijstje”, vertelt Stig Dooms. “Daarbij moet je wel goed in het oog houden wat op de road map van de leverancier staat. Soms voorziet die inderdaad zelf een aanpassing waardoor de automatisering via RPA niet nodig is.”

“Heel vaak is de return on investment van de robot zo groot, dat zelfs tijdelijke projecten toch nog voldoende efficiëntiewinst opleveren. Er zijn ook toepassingen van de robot die maar een hele korte periode draaien; bijvoorbeeld bij de opstart van een nieuw pakket om oude transacties of bestaande masterdata over te zetten”, zegt Joris Van Ostaeyen.

Ontslag mag geen doel zijn

Is de efficiëntiewinst van zo’n robot groot genoeg om met minder mensen te werken? “Uit onderzoek blijkt dat dit gewoonlijk niet zo verloopt. Het gaat vaak maar om deeltaken van medewerkers. Die krijgen tijd vrij voor andere zaken. Volgens mij is het ook contraproductief om personeelsreductie als enige doel van een RPA-programma voorop te stellen. De medewerkers in de processen weten zelf het beste waar de problemen zich situeren. Die kennis heb je nodig om de verbetering door te voeren. Als ze weten dat ze achteraf ontslagen kunnen worden, zullen ze niet willen meewerken”, besluit Joris Van Ostaeyen.