“De financiële afdeling heeft haar plaats moeten zoeken”

EnergyVision Group

Q&A met Sam Sabbe, cfo van EnergyVision Group

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

Het financieel departement telt drie medewerkers. Tot vorig jaar was er zelfs geen financiële afdeling. EnergyVision is een jong bedrijf, dat nu vijf jaar bestaat. Een raad van bestuur met externe bestuurders was in het leven geroepen, maar er was geen cfo. Ik ben een jaar geleden aan boord gekomen als chief financial officer. De financiële afdeling doet de accounting, controlling en rapportering en onderhoudt alle contacten met de externe stakeholders, zoals banken, revisoren en verzekeraars. Vroeger werkte EnergyVision met een externe boekhouder, die één keer per week langskwam op kantoor om de facturen op te halen en in te boeken. De samenwerking met die fiduciaire wordt nu afgebouwd. We proberen alles intern te doen.

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

EnergyVision is actief in hernieuwbare energie, voornamelijk door het plaatsen van zonnepaneelinstallaties via een financieel model in België, China en Marokko. Een correcte en tijdige rapportering van de maandcijfers is onze prioriteit. Ook een degelijke cashflowplanning is niet onbelangrijk in deze tijden. We ontwikkelden hiervoor zelf een rapporteringstool, die al onze divisies gebruiken. Op de hoofdzetel brengen we alle gegevens samen, zodat we altijd een betrouwbaar zicht hebben op de cashpositie van de groep en ook enkele maanden vooruit kunnen kijken.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van EnergyVision?

Het financieel departement is een vrij nieuwe afdeling, die haar plaats heeft moeten zoeken binnen het bedrijf. De samenwerking met de andere afdelingen, zoals de aankoopafdeling, het projectdepartement, marketing en hr, verloopt goed. We hebben een duidelijke methodologie afgesproken op het vlak van de facturatie- en de betalingsflow. Wekelijks zijn er kernvergaderingen met alle departementen om de samenwerking nog beter te laten verlopen.

4. De financiële afdeling heeft haar plaats moeten zoeken. Hoe pak je zoiets aan?

Dat was vrij eenvoudig. Door dagelijks met de medewerkers te spreken en het belang van de financiële afdeling binnen de organisatie aan te tonen. Financiën stond vroeger ver van de operaties omdat de boekhouding door een externe accountant gebeurde. Nu maakt de financiële dienst integraal deel uit van het bedrijf en staan alle diensten er dagelijks mee in contact.

5. Wat doet u om de sfeer in het team te verbeteren?

Op regelmatige basis organiseren we activiteiten voor het hele team om de cultuur en de sfeer binnen het bedrijf in stand te houden. Tijdens de maandelijkse teamvergadering nodigen we alle Belgische medewerkers uit en delen we hen het belangrijke nieuws van de voorbije maanden mee. We zijn vorig jaar ook met z’n allen naar de Memorial Van Damme getrokken, maar waarschijnlijk zal dit door de coronacrisis dit jaar niet doorgaan. Ook onze deelname aan de economische missie naar China met prinses Astrid, waarop alle medewerkers uit België, China en Marokko werden uitgenodigd, scherpte de goede sfeer binnen het bedrijf aan.

6. Welke gevolgen heeft covid-19 voor het bedrijf?

De coronacrisis was ons bekend vooraleer die in België uitbrak. De vijftien medewerkers in ons Chinese kantoor hebben zeven weken in quarantaine gezeten. Het ergste is er nu voorbij. Sinds begin maart zijn onze activiteiten opnieuw opgestart en bouwen we volop actief aan diverse projecten in China. Het kantoor in Marokko blijft voorlopig gesloten. Er zijn daar bijgevolg geen activiteiten. In Gent werken we met een beperkt aantal medewerkers op kantoor, waarbij we de maatregelen rond social distancing respecteren. Enkele medewerkers werken van thuis uit. Niemand is op technische werkloosheid moeten overschakelen. We betalen iedereen door. Onze business is niet stilgevallen. We blijven verder zonnepaneelinstallaties bouwen, voornamelijk in Brussel, waar we zowel b2b- als b2c-projecten uitvoeren.

7. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

De financiële afdeling van EnergyVision zal mee-evolueren met de groei van het bedrijf. Er is een grote stap gezet met de opstart van de financiële afdeling in 2019. Intussen hebben we al een controller, een accountant en een cfo in huis. In België hebben we veel taken kunnen wegnemen bij de ceo en de coo, die zich nog bezighielden met betalingen en facturatie. We werken nauw samen met de filialen in China en Marokko. Als het in de toekomst nodig is, zullen we ons financieel departement verder versterken.