“Diversiteit binnen bedrijf en team bewaren”

P95
Q&A met cfo Stefaan Castelein

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling? Wat doen zij precies?
Mijn financieel team is vrij internationaal – iedereen werkt volledig van thuis uit – en telt drie medewerkers. De financial controller is niet alleen verantwoordelijk voor de budgettering, de financiële planning en de businessanalyse, maar is ook single point of contact voor de business voor alle financieel administratieve vragen. P95 is als onderzoeks- en advieskantoor gespecialiseerd in epidemiologie en farmacovigilance. In het kader van klantenprojecten bieden we financiële ondersteuning van bij de start tot het einde van een project. De billing officer, die in Praag woont en werkt, is verantwoordelijk voor de klantenzijde. Zij verwerkt de ontvangen klantenorders, stelt de facturen op en staat in voor de inning van de openstaande facturen. De accounting officer werkt vanuit München en staat in voor de leveranciers- en algemene boekhouding, zoals het opstellen van aankooporders, het verwerken van de aankoopfacturen en onkostennota’s van onze werknemers. Ze zorgt er ook voor dat alle facturen en onkostennota’s tijdig betaald worden. Daarnaast ondersteunt ze de financial controller bij de kwartaalafsluitingen. Als cfo stel ik de prioriteiten op voor onze afdeling. Ik werk nauw samen met de ceo waar ik als klankbord fungeer en hem bijsta bij de uitwerking van strategische initiatieven zoals overnamedossiers, het opzetten van buitenlandse kantoren en contractbesprekingen met belangrijke klanten, leveranciers en medewerkers. Verder onderhoud ik de externe relaties met de bank, auditor en verzekeringen. Ook alle juridische zaken vallen onder mijn verantwoordelijkheid.

2. Wat zijn de prioriteiten van de financiële afdeling?
P95 groeit heel snel. In deze fase evolueren we van een klein bedrijf van vijfentwintig medewerkers naar een middelgroot bedrijf van honderd man. Het is belangrijk om naast het efficiënt registreren van transacties en het correct verwerken van de boekhouding meer inzicht te geven in de cijfers. Mijn prioriteit voor de komende maanden is om zinvolle rapportering en informatie te verschaffen aan de collega's. We maakten recent de switch naar een nieuw ERP-systeem – Oracle Netsuite – om onze eigen boekhouding zelf te kunnen organiseren en zo snel relevante data te verschaffen aan de verschillende stakeholders. Een andere prioriteit is het verder vormgeven van het team, dat vrij jong is. Alle functies zijn relatief nieuw. Dat betekent dat je vrij veel aandacht moet besteden aan de concrete invulling van elke functie.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?
Zeer goed. We proberen onze onderzoekers zoveel als mogelijk te ontlasten van administratieve taken zodat ze kunnen focussen op hun kerntaken. Ik waak erover dat we ondanks onze sterke groei een ondersteunende afdeling blijven en niet te veel rigide processen implementeren die de flexibiliteit een deel aan banden legt.

4. Hoe zorgt u ervoor dat de betrokkenheid in het team hoog blijft?
Nog voor covid-19 waren we een bedrijf dat volledig thuiswerkte. We prikken wel een aantal momenten in het jaar om samen te komen, zonder noodzakelijk de agenda vol met meetings te plannen. Dat organiseren we om het kwartaal op regionaal vlak. Daarnaast brengen we jaarlijks iedereen wereldwijd samen op één locatie gedurende enkele dagen en combineren we de fun met ernstigere zaken. Die twee aspecten houden het team samen en geven de medewerkers het gevoel dat ze in één bedrijf werken. Voor het overige is het een zoektocht waarbij we zoveel mogelijk proberen te luisteren naar de medewerkers en hen te betrekken in de initiatieven die we nemen.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?
De internationale expansie van P95 zal ook gepaard gaan met een uitbreiding van het team. Ik wil graag de diversiteit en het internationale karakter binnen mijn team behouden, in lijn met de rest van de organisatie. We hebben de ambitie om naast onze bestaande hubs in Nederland en Colombia verschillende andere hubs te creëren in Zuidoost-Azië, de Verenigde Staten en Afrika, telkens met lokale controllers. De voorbije twee jaar zijn de omzet en het aantal medewerkers telkens verdubbeld. Onze business heeft een boost gekregen, en niet alleen door covid-19. We moeten nu proberen de opportuniteiten te nemen die we in de markt zien. De verdere groei zal ongetwijfeld leiden tot een verdere uitbreiding van het team.