“Finance is geen eiland in het bedrijf”

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

De activiteiten van Dela in België bestaan uit twee delen: uitvaartverzekeringen en het verzorgen van uitvaarten. In ons land hebben we een zestigtal uitvaartcentra. De financiële afdeling telt 27 medewerkers. Naast de traditionele activiteiten van accounting en controlling hebben we ook medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het wagenpark, aankoop, risicomanagement, de opvolging van het vastgoedpatrimonium, mergers & acquisitions en applicaties binnen finance. Deze laatste vormt de brug tussen finance en IT.

2. Wat zijn de prioriteiten van de financiële afdeling op dit ogenblik?

Het takenpakket van de financiële afdeling en de verwachtingen zijn enorm geëvolueerd. We hebben in het voorjaar een studie gedaan om te kijken op welke domeinen we mee moeten evolueren. We onderscheiden drie zuilen: processen, tools en medewerkers. Dela probeert ten eerste de processen nog efficiënter te maken. Dat hebben we in verschillende deeltrajecten opgesplitst. Op het vlak van tools halen we het routinematige zoveel mogelijk uit handen van de medewerkers. We automatiseren zodat medewerkers hun tijd kunnen gebruiken voor activiteiten waar ze toegevoegde waarde leveren. De vijftigduizend aankoopfacturen per jaar zijn deels geautomatiseerd, maar we kunnen daarin nog verder gaan. Door in te grijpen in de processen en de tools verandert ook de rol van de medewerkers. We zorgen ervoor dat ze over de juiste competenties beschikken en begeleiden hen in die rol. Dela is een menslievend bedrijf. We hebben een open en transparante communicatiecultuur en betrekken de medewerkers bij alles. We laten hen de juiste energie halen uit hun dagelijks werk.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?

De financiële afdeling is geen eiland in het bedrijf. We zijn de businesspartner van de andere afdelingen. Transversaal werken is belangrijk. Iedereen in het financieel team is op een of andere manier betrokken bij het overleg met de andere afdelingen en sectoren. Dat gebeurt zowel formeel als informeel. Binnen verzekeringen en verzorgen van uitvaarten is er maandelijks een overleg, waarop medewerkers van finance steevast worden uitgenodigd. Als een idee besproken wordt in de business, gaan we na of dit impact heeft op finance of gevolgen heeft voor Dela als geheel. Door corona zien de medewerkers elkaar minder, maar ze hebben wel contact via Teams of mail.

4. Wat doet u om de sfeer in het team te verbeteren?
Een open en transparante communicatie ligt aan de basis. Als we tot resultaat willen komen, moeten we dit samen doen. Ik sta open voor de ideeën van mijn medewerkers. Het jaarplan van de afdeling bijvoorbeeld wordt door het volledige team opgesteld. Omdat we op een mooie locatie zitten, combineren we dit met een teamevent. Dat stimuleert het samenhorigheidsgevoel. Zijn er discussies, dan geef ik de medewerkers de kans om dit uit te praten. Ik laat dit liefst aan hen over, maar als het nodig is, kom ik tussenbeide. Door de coronacrisis is de situatie natuurlijk helemaal anders. We hebben alles van nabij opgevolgd, hebben vrij snel het kantoor gesloten en de medewerkers verplicht tot thuiswerk. Dat ging vlot. We hadden ook regelmatig contact met werknemers zonder partner, zodat zij niet sociaal geïsoleerd raakten. Verder stellen we psychosociale bijstand ter beschikking voor medewerkers die hier nood aan hebben. We leggen de focus op het groepsgevoel en de open communicatie. In deze covid-19-tijden besteden we hier extra aandacht aan.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

Dela is een groeibedrijf. We hebben de ambitie om nog verder te groeien, maar wel met de huidige 27 medewerkers. Daarom willen we meer prospectief denken. Als we een bepaalde evolutie merken, anticiperen we daar nu al op. Het is niet mogelijk om de geplande evolutie binnen de drie zuilen – processen, tools en medewerkers – in een jaar te realiseren. Een aantal elementen zijn handig, maar pas binnen drie jaar. Daarbij denk ik bijvoorbeeld aan RPA (Robotic Process Automation), wat medewerkers zal helpen bij hun dagelijkse taken.