Nieuwe eisen voor het jaarrapport
Sinds begin dit jaar moeten beursgenoteerde bedrijven hun jaarrekeningen in de ESEF-standaard en dus digitaal indienen. Dat is voor veel van hen de eerste keer en dat bracht een aantal problemen met zich mee. Vanaf volgend jaar komt daar nog de ESG-rapportering bij. Experts raden aan om snel te starten met de voorbereidingen.
De eerste reacties over die European Single Electronic Format (ESEF)-rapportering zijn wel positief. 84 procent van de respondenten op een enquête van Workiva beweert vertrouwen te hebben in de data die ze presenteren in hun digitale jaarrapport. Toch zijn er ook berichten over vertragingen bij de indiening. Dat zou gemiddeld twee weken langer hebben geduurd na opmerkingen van de auditors.
Op een seminarie over de vernieuwingen van het jaarrapport kwam ook Marissa Oosthuizen, external financial reporting manager van Tomtom spreken over haar eerste ervaringen met de ESEF-rapportering. “Dat is goed verlopen omdat we er ook heel vroeg mee konden beginnen. De vereisten waren duidelijk zodat we snel konden starten met de implementatie. We konden ook een testdocument versturen naar de AFM (de Nederlandse toezichthouder) en dat heeft zeker geholpen. Daarnaast is ESEF een bijkomende functie bovenop de financiële rapportering waarvoor we al mature processen en controleactiviteiten hebben. We beschikken ook over al die data. Dat zal helemaal anders zijn voor de duurzaamheidsrapportering (environmental, social & governance reporting of ESG). Daarvan blijven de vereisten nog evolueren. We moeten nog bekijken wat we zullen moeten rapporteren en op welke manier, welke gegevens we daarvoor nodig hebben en hoe we die kunnen verzamelen. Al die processen moeten we nog opzetten. ESEF is in dat opzicht een stuk makkelijker dan ESG.”
Ayan Patel van PWC plaatst die reactie in een breder plaatje. “Tomtom had zich goed voorbereid en al snel informatie verzameld over die ESEF-vereisten. Maar er waren toch tal van organisaties die te lang hebben gewacht en dan op het einde nog veel moesten afwerken.”
“Ik had nog contact met een aantal toezichthouders in de verschillende landen en daar hoorde ik toch dat een aantal bedrijven verscheidene pogingen nodig hadden om hun jaarverslag op een geldige manier in te dienen. Die ervaring zal ook helpen voor de volgende keer. De fouten die optraden, gingen vaak over veranderingen aan de naam van het bestand. Daarnaast kent ESEF concepten als waarschuwingen en fouten wat niet iedereen altijd op dezelfde manier had begrepen”, zegt Andie Wood, vicepresident of regulatory strategy van Workiva.
“Het digitale formaat maakt het mogelijk om sneller feedback te krijgen. Omdat je nu alles digitaal ingeeft, kan het systeem ook sneller fouten en afwijkingen vaststellen en daar onmiddellijk melding van maken. ESEF bevat op die manier ook veel meer informatie dan de oude papieren versie of de pdf’s”, zegt Ayan Patel.
Willem Geijtenbeek, digital reporting leader van PWC: “Ik denk dat de invoering van ESEF vooral een test was voor de maturiteit van de financiële rapportering van de organisaties. Als dat op punt stond vóór de invoering van ESEF, dan liep ESEF ook vlot. Maar zoals Marissa het ook al zei: IFRS-rapportering is een matuur proces dat goed bekend is. Dat is niet het geval voor ESG. De invoering daarvan zal nog interessant worden.”
Het team dat bij Tomtom werkt aan de voorbereiding van de ESG-rapportage met de tijdlijnen en het bepalen van de KPI’s bestaat op dit ogenblik uit zes of zeven mensen vanuit verschillende departementen. “We hebben dat gecentraliseerd en de verantwoordelijkheid ligt bij mij. Het betrokken team moet daarnaast nog contacten leggen met heel wat andere afdelingen om aan gegevens te komen. Dat rapport gaat dan ook over een breed palet van thema’s”, zegt Marissa Oosthuizen.
Workiva ondervroeg bedrijven ook naar hun bekommernissen over de ESG-rapportering die toegevoegd wordt aan het jaarrapport. Daar staan het vertrouwen in de data (38%), de impact op de tijdlijn (36%) en de audit (34%) bovenaan de lijst van bezorgdheden. Het blijkt ook dat 94% van de betrokkenen meer gesprekken voert over controle en risico’s naar aanleiding van de nieuwe verplichtingen.
Hoewel de ESG-rapportering bij het financieel jaarrapport komt, moeten bedrijven wel rekening houden met een belangrijke toename van het aantal gegevens, betrokken afdelingen en managers. De complexiteit zal drastisch toenemen. Memy Wong van Workiva: “Het financiële jaarrapport krijgt gegevens uit een beperkt aantal bronnen – een of meerdere ERP’s - en volgt een beperkt aantal standaarden – IFRS en lokale GAAP’s. Voor ESG-rapporteringen gaat het over een groter aantal databronnen en er is ook nog geen unieke standaard. Dat veroorzaakt een explosie van de complexiteit. Wat wij aanbieden, is een technologische oplossing om ten eerste de connectie te verzorgen met de verschillende databronnen en daarnaast de tools om de workflow te verzekeren, zonder dat er nog e-mail aan te pas komt. Dat is ook handig voor de auditors omdat die nu precies kunnen zien hoe het jaarrapport is tot stand gekomen. Ten slotte kan het een oplossing bieden voor eventuele tekorten aan medewerkers die optreden.”
De sprekers op het seminarie drukken de deelnemers veelvuldig op het hart om tijdig te beginnen met de voorbereiding van de ESG-rapportering. “Daarbij is het ook nodig om gecentraliseerd te werken. De financiële rapporteringen en de duurzaamheidsrapportering komen in één document terecht. Daarin mag geen conflicterende informatie staan”, zegt Willem Geijtenbeek.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
