In bedrijven uit de dienstensector is de omzet rechtstreeks verbonden met de beschikbaarheid en de kwaliteiten van de medewerkers. De goede opvolging van het personeelsbestand is dan nodig om de financiële resultaten veilig te stellen.
“Het gaat dan niet alleen om het aantal mensen dat beschikbaar is voor de projecten die eraan komen, maar ook over hun specifieke ervaring en skills. Daarbij komt dat steeds het risico bestaat dat ze op termijn vertrekken. Het is daarom nodig om de vinger aan de pols te houden qua personeelstevredenheid. Een wekelijkse poll over employee engagement kan dan helpen om de toekomstige ontwikkelingen te voorspellen. In de praktijk zullen bedrijven ook steeds meer externe data gebruiken om hun forecast te maken”, zegt Tom Dehouck, regional president continental Europe van Unit4.
Het zijn dergelijke vaststellingen die Unit4 hebben doen besluiten om de bestaande softwareproducten van het bedrijf nog sterker te integreren. “Tot vorig jaar hadden we nog aparte afdelingen voor ERP, Human Capital Management, en Rapportering & Forecasting. Met de komst van onze nieuwe CEO is er meteen werk gemaakt van de integratie van al die toepassingen.”
Unit4 profileert zich nu als de uitverkoren cloud ERP-oplossing voor dienstenbedrijven. Dat houdt enerzijds in dat klanten kiezen voor een standaardsoftware die voortdurend wordt uitgebreid en aangepast. Tom Dehouck: “Dat onze oplossing zich in de cloud bevindt, geeft ons meteen ook toegang tot veel meer gegevens én veel meer rekenkracht. Op die manier gebruiken we nu al een aantal mogelijkheden op het vlak van artificiële intelligentie en machineleren.”
Dat gaat bijvoorbeeld over de controle van de financiële resultaten. Unit4 laat nu al toe dat de cfo de vele budgetlijnen automatisch vergelijkt met de gerealiseerde cijfers en met de forecast. De toepassing kan dan een rapport genereren met daarin vooral aandacht voor de probleemgevallen: die activiteiten die hun vooropgestelde cijfers niet halen. “Op die manier ontlast de machine de cfo in zijn dagelijkse werk, maar trekt wel de aandacht op de zaken die belangrijk zijn.”
Die forecast bevat steeds meer externe data. “Het kan gaan om macro-economische gegevens over China, de impact van het coronavirus enzovoort. Bedrijven die dat nu al doen, bouwen intussen ervaring op met het gebruik van die externe data in een concreet proces. Op die manier komt er heel wat verschillende types van gegevens bij elkaar en dat maakt het mogelijk om patronen te ontdekken en trends te herkennen. Ik ben ervan overtuigd dat al in de nabije toekomst steeds meer activiteiten in het bedrijf zullen gestuurd worden op basis van nieuwe databronnen die we nu nog niet aanboren.”
Tom Dehouck geeft het voorbeeld van medewerkers die projecten realiseren in de kantoren van de klant. Die moeten gewoonlijk nogal wat uitgaven rapporteren voor verplaatsingen en verblijfskosten. Aan de hand van gps-gegevens in de smartphone van de medewerker, kan de software zelf weten aan welk traject een bepaald treinticket in de onkostennota is verbonden. Dan kan de toepassing zelf ook afleiden voor welke klant en welk project de reis gemaakt wordt. Zo komen steeds meer verbindingen tot stand die nuttige informatie opleveren. “Ik ga ervanuit dat de medewerker nog controleert of het voorstel van de toepassing wel klopt. De medewerker moet dan enkel nog goedkeuren. In die zin is AI nooit leidend, maar wel ondersteunend. Maar de machine zal wel steeds slimmer worden naarmate er meer transacties geboekt worden”, zegt Tom Dehouck.
In een verdere toekomst zal de toepassing dan gegevens uit een resem van bronnen verzamelen en de uiteindelijke transactie al beetje bij beetje hebben opgebouwd uit gebeurtenissen die het systeem heeft gecapteerd, zonder dat er een medewerker die heeft ingebracht.”
Het is die combinatie van een geautomatiseerde verwerking van administratieve processen én een focus op voorspellende rapporten die de kracht van de oplossing van Unit4 uitmaaken. De integratie van HR-gegevens en financiële resultaten is daarbij van cruciaal belang zodat managers optimaal kunnen beslissen en bijsturen.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
