“Het echte inzicht? Verschillende types gegevens combineren”

Transparantie over leveranciers

In het kader van een doorgedreven risicobeheer besteden bedrijven steeds meer aandacht aan het gedrag van hun leveranciers. De financiële afdeling en de aankopers willen weten waar het geld van het bedrijf terechtkomt.

“Financieel directeurs zijn verantwoordelijk voor onder meer het beheer van de risico’s. Imagoschade is daarin een erg belangrijke factor. Grote merken willen niet geconfronteerd worden met schandalen over kinderarbeid of milieurampen in hun supplychain. Daarom leggen ze vaak strenge eisen op met clausules in contracten. Het beheer daarvan verloopt meestal erg goed voor de zogenaamde tier 1- leveranciers, zeg maar de grote en belangrijke partijen. Vaak zijn dat er niet zo veel. Dat ligt helemaal anders voor de zogenaamde long tail: kleinere leveranciers waar minder vaak wordt besteld. Gewoonlijk is hun aantal vele malen groter. Het probleem vermenigvuldigt zich met de geografische verspreiding. Een overname van een nieuw bedrijf kan ook tot verrassingen leiden”, zegt Ruben Slagmulder van Basware.

Verschillende gegevens combineren

Een manier om dat aan te pakken, is transparantie creëren in de data over die leveranciers én om die te verrijken met extra gegevens. Basware focust zich op het leveren van softwareoplossingen voor het purchase-to-payproces en biedt de gebruiker een zicht op de bestaande contracten en facturen. “Intussen werken we wereldwijd samen met partijen als Dun & Bradstreet en Mastercard. Op die manier kunnen onze klanten hun eigen gegevens verrijken met informatie over de kredietwaardigheid en financiële stabiliteit van hun leveranciers en klanten. Mastercard Track biedt meer data over de betalingen zelf, maar houdt ook gegevens bij over het sociaal gedrag van bedrijven in zijn netwerk. Dat zijn de bronnen die Basware nu al aanbiedt, maar bedrijven kunnen daar zelf nog andere aan toevoegen. Het echte inzicht komt volgens mij van de combinatie van verschillende types gegevens. Strategisch ligt dat voor de hand. Op technisch vlak is het telkens weer een uitdaging om de juiste interface tussen de systemen te realiseren. Het algemeen gebruik van API’s (application programming interfaces) heeft wel vooruitgang gebracht”, zegt Ruben Slagmulder.

Kortingen bedingen

Naast die reputatiebewaking brengt het verbeterde inzicht de mogelijkheid om extra kortingen te bedingen. Wanneer het bedrijf een goed inzicht heeft in de situatie van de klanten en het kan zelf de facturen snel goedkeuren en betalen, dan ontstaat de mogelijkheid om leveranciers voor te stellen om een factuur sneller te betalen. Sommige staan daar zeker voor open en zijn bereid om dan een korting op het factuurbedrag toe te staan.

Onderzoek

Harvard Business Review Analytic Services schreef een rapport op basis van een enquête bij 776 van zijn lezers in topfuncties. Using transparancy to enhance reputation and manage business risk toont ten eerste aan dat de vraag naar meer transparantie vooral gedragen wordt door de verantwoordelijken van financiële en aankoopafdelingen. Het rapport bevat daarnaast een aantal opvallende resultaten:

• 90 procent van de topmanagers gelooft dat een verbeterde transparantie leidt tot betere beslissingen doorheen de hele organisatie;
• 55 procent gelooft dat ethische en commerciële overwegingen even belangrijk zijn bij de beoordeling van leveranciers;
• 26 procent zegt dat transparante processen in finance en procurement kunnen leiden tot een kostenvermindering van 11 tot 20 procent.

De grootste hindernis om transparantie te bereiken, is een gebrek aan technologie. De meeste deelnemers geven toe dat ze nog te vaak manuele processen hanteren zodat de gegevens niet volledig zijn. Dat gaat vaak samen met een tekort aan de juiste tools of technologie.