“Het verschil tussen beschikbare data en informatie”

Cfo’s trekken de datastrategie van de hele organisatie

Terwijl data een steeds belangrijkere rol krijgen in de operationele werking van een bedrijf, maken de financiële afdelingen zich op om de leiding te nemen in dat proces.

“Ik vind het belangrijk dat de overkoepelende bedrijfsstrategie doorgetrokken wordt in de financiële afdeling”, zegt professor Kristof Stouthuysen van Vlerick en verantwoordelijk voor het Centre For Financial Leadership & Digital Transformation. “In een aanvangsfase zie je vaak dat cfo’s in hun eigen hoekje experimenteren met robots of met artificiële intelligentie (AI). Dat kan ook al vrij succesvol zijn, maar als er daarna geen steun komt van de bedrijfstop breekt dit niet verder door. In een ideale situatie verloopt het zelfs andersom. Het directiecomité bepaalt de doelstellingen; de medewerkers van verschillende afdelingen van het bedrijf gaan dan aan de slag in projecten waarbij ze kennis en ervaring uitwisselen over de divisies heen. Zo versterken de initiatieven elkaar. Analyses en forecasts van finance over de marge bij de verschillende klanten kunnen dan een leidraad vormen voor de acties van verkoop of marketing.”

Zo loopt het ook bij Arvesta, de fullservicepartner van boer en tuinder,  zegt cfo Kris Geysels. “De datastrategie van finance staat niet los van de groepsvisie op het vlak van databeheer. Het belang van uniforme masterdata is een noodzaak voor efficiënte bedrijfs- en financiële processen en is door onze verschillende operationele activiteiten en financiële systemen een permanente uitdaging. We hebben nu al een massa aan data, maar de winnende bedrijven zullen daar snel de juiste conclusies uit trekken en beslissingen nemen. Hiervoor is standaardisatie en simplificatie een must. Data zijn cruciaal. Daarom beheren we de gegevens binnen Arvesta centraal. Daar gebeurt de aanmaak, de schoonmaak, de verrijking … Correcte data leiden eenvoudigweg naar correcte metingen en dus per definitie betere beslissingen. Een juiste definitie en interpretatie van deze data is key, er kan maar één cijfer het juiste zijn.”

Bij telecombedrijf Proximus neemt het departement Financiën een centrale rol in bij de digitalisering en transformatie door kritisch te kijken naar de kostenbeheersing en overeengekomen efficiëntiewinsten. Jan Vandeweghe, lead finance transformation van Proximus, ziet net als Kris Geysels een belangrijke taak weggelegd voor de kwaliteitszorg rond de data: “Zowel financiële gegevens (inkomsten, kosten, ...) als niet-financiële gegevens (business drivers, duurzaamheidscijfers) worden beschouwd als een belangrijke troef van het bedrijf. Het is de taak van de financiële afdeling om ruwe gegevens om te zetten in bruikbare informatie om de bedrijfsprestaties op te volgen en te sturen, om bedrijfsevoluties beter te begrijpen en zo een snelle besluitvorming mogelijk te maken. Bij Proximus bestaat de financiële datastrategie uit drie belangrijke componenten: definiëren van onze gegevensbehoeften, gegevens aanleveren en automatiseren in onze data hub met datakwaliteitsmonitoring en inzicht krijgen in de gegevens via intuïtieve tooling en rapportering.”

Lesly Van de Voorde, accounting & finance manager van merkenbureau Gevers focust met haar analyses ook op de bedrijfsdoelstellingen. “Met de financiële afdeling voeren we in de eerste plaats analyses uit om de resultaten te begrijpen, de efficiëntie en productiviteit te verbeteren en te optimaliseren. Daarvoor voeren we bijvoorbeeld een doorgedreven controle uit op de commerciële resultaten op onze standaardproducten. We willen meer inzicht creëren in de data en de toepassingen die we nu al hebben. Die analyses monden nu uit in een dashboard voor elk team met daarin de belangrijkste KPI’s. Dat volgen we van nabij op met twee keer per dag een vernieuwing van de achterliggende data. Bedoeling is om de afwijkingen snel op te sporen, om zo met de cijfergegevens die we al hebben verbeteringen voor te stellen.”

Rol van de cfo

Uit recent onderzoek van professor Stouthuysen en doctoraatsstudente Tineke Distelmans bij zo’n 120 cfo’s en financiële leidinggevenden van Belgische kmo’s uit diverse sectoren bleek dat 92 procent van de bevraagde cfo’s actief betrokken is bij de digitalisering van hun financiële afdeling, via beslissingen over nieuwe technologische toepassingen en het gebruik van analytics om de werking te verbeteren. 68 procent geeft aan een leidende rol te spelen in de digitale transformatie van hun organisatie in zijn geheel. Bovendien presteren organisaties met een digitaal betrokken cfo ook 8 procent beter op het gebied van digitale maturiteit. Professor Kristof Stouthuysen licht toe: “Een bedrijf wordt niet digitaal volwassen door de implementatie van nieuwe technologieën alleen. Er is ook nood aan een goede digitale strategie, een omgeving die functie-overschrijdende samenwerking bevordert, een datagerichte cultuur en de garantie dat de data betrouwbaar zijn. Het lijkt erop dat de cfo niet alleen optreedt als ‘evangelist’, die mensen helpt de digitale economie te begrijpen, maar ook als ‘architect’, die de puzzelstukjes in elkaar past zodat je het resultaat kunt meten. De cfo kan het digitale transformatieproces van de onderneming dus echt versnellen en ook verbeteren."

Zo ziet Kris Geysels van Arvesta dat ook. “Nog meer dan vroeger is het verschil tussen beschikbare data en informatie zeer belangrijk. Zowel voor cfo als de verantwoordelijke van het shared service center moeten we afwegen welke data we willen gebruiken, niet alleen de financiële. Er komt een controlefunctie op alle data. De financiële afdeling heeft wel wat ervaring met definities en consistente toepassing van principes en daarom zijn we de uitgesproken bewaker van correcte data. We boeken momenteel belangrijke en noodzakelijke efficiëntiewinsten in ons SSC door een uniforme meeting van kost en productiviteit per factuur en per klant. Maar we willen niet alleen financiële parameters hebben, maar ook informatie die nodig is om onze duurzaamheidsdoelstellingen te meten, bijvoorbeeld. Analyses worden op verschillende financiële afdelingen gemaakt, maar kunnen enkel door samenwerking met de operationele en verkoopafdelingen leiden tot juiste inzichten. We willen verklaringen van trends, niet de trends zelf.”

Gevers investeerde in een analysetool Qlik Sense. “We hebben een eigen datamodel in Qlik gebouwd met alle gegevens uit onze beheertool en de boekhouding”, zegt Lesly Van de Voorde. “De financiële afdeling zorgt voor een reeks van dashboards en standaardrapporten naar de afdelingen en de teams. We zien nu wel dat die ons komen vragen om bijkomende inzichten en analyses. Dan maken wij de afweging of we een dergelijk rapport kunnen toevoegen. Die analyses bieden soms verrassende inzichten. Met die gegevens in de hand kan het team aan de slag om zijn prestaties aan te passen en zo de marge te verbeteren. Ik geloof daarbij sterk in een focus. Veel bigdataprojecten mislukken net omdat ze te complex zijn, te veel parameters opvolgen en dan geen nuttige informatie bieden aan de medewerkers in de operationele afdelingen

Kristof Stouthuysen: Ik stel ook vast dat in sommige grote organisaties niet het financieel departement de trekker is, maar een nieuwe afdeling data science. Zeker in hightechbedrijven gaat het er zo aan toe. Ik ga ervanuit dat dit een tussentijdse oplossing is. Achteraf moet die knowhow minstens gedeeltelijk naar de afdelingen verhuizen, weliswaar met een voortdurend overleg over de departementsgrenzen heen. Volgens mij is de nood aan operationele knowhow bijvoorbeeld over finance met daarin taks, consolidatie en compliance zo groot dat een generalistische data scientist dit niet kan waarmaken. Neem bijvoorbeeld de patroonherkenning in verkoopdata. Heel vaak herkent een algoritme in die historische data een seizoensgebonden effect. Prima. Maar wat als er zich unieke fenomenen voordoen? Dan kan alleen iemand met vakkennis en ervaring helpen om de verklaring te vinden. Voor mij is het een en-enverhaal: data scientists en vakmensen in de afdelingen. Technologie én menselijke kennis.

Welke databronnen gebruiken jullie? Intern en extern?
Kris Geysels: We maken voornamelijk gebruik van interne bronnen, die niet altijd door finance worden verzameld, maar komen uit productievestigingen of uit de verkoopcijfers in onze Aveve-winkels. Ons SSC omvat natuurlijk een massa aan informatie, maar het is cruciaal om daar op een intelligente manier informatie uit te halen.

Jan Vandeweghe: “De financiële gegevens zijn afkomstig uit verschillende legacysystemen van Proximus, terwijl de financiële afdeling ook eigen gegevens creëert voor budgetterings-, plannings- en consolidatiedoeleinden. Uiteraard doet Proximus ook een beroep op externe gegevensbronnen, bijvoorbeeld om het kredietrisico van een klant te evalueren of een duurzaamheidsscore van een leverancier te bepalen . Om een correct gebruik van de gegevens en de lineage tussen deze verschillende systemen te verzekeren, is er een nauwe samenwerking tussen IT, enterprise data management, business en finance. Ook de toegang tot de relevante data-omgevingen en data dictionary-oplossingen wordt centraal beheerd.”

Lesly Van de Voorde: “Voor het bepalen van het marktaandeel en voor prospectiedoeleinden maken we wel gebruik van externe databanken. Maar soms kun je gelijkaardige informatie ook halen uit de eigen cijfers. Bijvoorbeeld om de trends op de markt in te schatten, kun je ook kijken naar het profiel van de nieuwe klanten. Ook dat inzicht kan de basis zijn van concrete acties.”

Wie maakt de analyses?
Lesly Van de Voorde: “In ons financieel departement werken een elftal mensen, met daarin financiële profielen met een grote interesse in informatica. Zij beheren die analysetool. In het begin hebben ze samen met een consultant het datamodel opgezet, maar intussen doen ze al het werk zelf. In ieder geval denk ik dat toekomstige medewerkers liefst deze combinatie van competenties en skills hebben. Daar mankeert het nog wat aan bij de jonge afgestudeerden. Ze hebben wel de interesse, maar krijgen nog te weinig opleiding op het vlak van IT.”

Jan Vandeweghe: Tot dusver zijn we erin geslaagd om de juiste vaardigheden voor de juiste job aan te trekken, hoewel we ons niet beperken tot de Belgische actieve bevolking. De war for talent is al een paar jaar aan de gang, met als gevolg dat de rekruteringsmarkt wereldwijd is geworden.

Professor Kristof Stouthuysen: “Ik zie dat de succesvolle bedrijven investeren in technologie, maar nog meer in opleidingen voor de medewerkers. Die technische basis moet er wel zijn als je big data wil gebruiken: cloudoplossingen, interfaces tussen gegevensbanken, data lakes, enzovoort. Maar je moet ook niet vergeten dat veel AI-oplossingen gebaseerd zijn op open-sourcetechnologie. Dat hoeft niet veel te kosten. Je kunt ook met small data beginnen om te leren werken met algoritmes en artificiële intelligentie. Ik vind niet dat iedereen in de financiële afdeling een expert moet zijn in al die technologie. Ook de cfo niet, maar hij of zij moet wel inzicht hebben in de tools van de data scientist. Het komt erop neer dat er een wisselwerking nodig is tussen IT en finance zodat ze elkaar kunnen versterken. Maar ook voor de junior profielen zal er veel wijzigen. Ze zijn vaak al vragende partij om het saaie repetitieve werk te laten overnemen door een robot of een machine.”

Toekomst

Kris Geysels: “Door de SSC-processen efficiënter te maken, komt er meer tijd vrij om met finance informatie uit de data te halen en sneller de beslissingen te nemen. De combinatie van operationele én financiële cijfers kan dan nog sneller en efficiënter worden gebruikt ten dienste van onze resultaten.”

Jan Vandeweghe: “Het financiële systeemlandschap bij Proximus staat op het punt drastisch te veranderen in de komende jaren. We zijn intern tot de conclusie gekomen dat we onze ERP-set-up moeten transformeren en bereid zijn om enkele back-to-standard financiële processen toe te passen. Onze data repository zou nog accurater, inzichtelijker en voorspelbaarder moeten worden.”