“Ik nodig mezelf uit voor de gesprekken van verkopers met hun klanten”

Martti Nurminen is een klein jaar aan de slag als cfo bij Basware, specialist van automatisering van het aankoop- en financeproces. Na een vlotte start brak de coronacrisis uit en moest hij meteen ingrijpen.

Hoe bent u bij Basware terechtgekomen? Wat trok u aan?

Martti Nurminen: Wat mij aantrok, was de uitdaging cfo te zijn in een internationaal softwarebedrijf. Ik heb het vak geleerd tijdens mijn jaren bij IBM, waar ik vooral controllerfuncties heb uitgeoefend in de divisie die grote outsourcingcontracten in de markt zette. De financieel-technische inzichten, de methodische aanpak om planningen te maken, een ommekeer te verwezenlijken en ook de commerciële feeling die ik daar heb opgestoken, zijn nog steeds van onschatbare waarde. Het was voor mij de highschool of business. Maar in zo’n groep kan je nooit de lijnen uitzetten. Je moet de instructies van het hoofdkwartier volgen. Ik heb mijn hart gevolgd: ik wil zelf ondernemen en verantwoordelijkheid opnemen op een hoger niveau. In de softwarebedrijven waar ik daarna werkte, kon dat ook. In een dergelijke omgeving leeft ook een langetermijnvisie, waarbij producten ontwikkeld worden die jaren later op de markt komen. Ook daar hou ik van. Als financieel manager wil ik betrokken zijn bij die operationele beslissingen en daaraan bijdragen, onder meer door een uitgebreide managementrapportering. Een diep inzicht in de manier waarop een bedrijf geld verdient met zijn activiteiten, is dan van cruciaal belang. Bij Basware komt dit allemaal samen in één bedrijf. Dat is de reden waarom ik de overstap heb gemaakt.

Hoe zijn die eerste maanden verlopen?

Martti Nurminen: Mijn plan voor de opstartfase is mooi uitgekomen. Door de uitbraak van de covid-19-crisis is echter alles veranderd. Basware had perfecte budgetten voor 2020 en strategische plannen voor de komende drie jaar. Die hebben we allemaal in de papiermand kunnen gooien. Ten eerste hadden we meer uitgaven omdat we moesten zorgen voor de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, ook die in het financieel departement. Dat hebben we vrij eenvoudig en snel kunnen realiseren. De meesten werken nu thuis. Hetzelfde geldt voor de verkopers, marketingmensen en ondersteunende diensten. Ons bedrijf heeft een grote scan & capture-afdeling in India waar onze medewerkers nog fysieke documenten verwerken. Daar hebben we andere maatregelen moeten nemen.

Anderzijds zijn er minder inkomsten. Het is zeer moeilijk om in een business-to-businessomgeving nieuwe contracten af te sluiten vanop afstand. Daar hebben we zeker een achterstand opgelopen. Daarnaast is er een impact op de omzet die we halen uit het verwerken van elektronische facturen. Basware verwerkt de gegevens van ongeveer honderdvijftig miljoen transacties per jaar. Daarvoor ontvangen we een bedrag in functie van het volume. Door de verminderde economische activiteit is ook dat volume gedaald.

Tegelijk merken we dat de interesse voor onze geautomatiseerde systemen toeneemt bij organisaties die hun processen meer willen digitaliseren. Het aanbod dat we naar de markt brengen, biedt voor hen een fundament waarmee ze dat kunnen realiseren. Voor de lange termijn ziet dat er heel goed uit.

Wat hebben jullie gedaan om die situatie aan te pakken?

Martti Nurminen: We zijn meteen aan de slag gegaan om het fundament goed te zetten. Ik ben onmiddellijk gestart met een cash war room, waar ik samen met het team dagelijks bekeek hoeveel geld er in- en uitging. Eens dat op poten was gezet, kregen we een goed zicht op de toestand. Eerst zat er ook heel wat slecht nieuws bij, maar uiteindelijk moet je de situatie correct inschatten om dan aan de slag te kunnen. Dat betekende dat we inderdaad onze liquiditeit hebben aangepakt. Je ziet dat de hele sfeer in het bedrijf kalmeert zodra er een correct beeld ontstaat van de situatie en je maatregelen kan nemen. We hadden in ieder geval ook een ruime buffer met cash die nooit in gevaar is gekomen.

Welke plannen hebben jullie dan uitgevoerd?

Martti Nurminen:Na overleg met de medewerkers van de operationele afdelingen hebben we drie scenario’s uitgewerkt. Daarvan hebben we er één geselecteerd en dat voeren we nu uit. Dat plan mikt op besparingen door het terugschroeven van zakenreizen, het verminderen van de inzet van onderaannemers, het tegenhouden van loonsverhogingen, enzovoort. Die maatregelen volgen we nu nauwgezet op en dat levert resultaten op. De omzet en de winst van Basware zijn in de voorbije periode nog gestegen.

Hoe is de relatie van het financieel departement met de andere afdelingen?

Martti Nurminen: Ik streef naar een zo nauw mogelijke samenwerking met bijvoorbeeld de verkopers. Wanneer zij gesprekken hebben met hun belangrijke klanten, wil ik daar het liefst bij zijn. Eerst vonden de verkopers dat wat vreemd. Dat kenden ze niet. Intussen is het veeleer een gewone zaak. Ze komen het me ook vragen. Het geeft me de kans om als cfo een commerciële impact te hebben. Het komt er in ieder geval op aan meer te doen dan alleen pure controle uitvoeren: niet alleen je marge bewaken, maar ook waarde bieden aan de klanten. Ook als cfo moet ik ervoor zorgen dat de klanten voelen dat Basware hen toegevoegde waarde biedt. Tegelijk bewaak ik de manier waarop wij geld verdienen met de diensten die we leveren.

Hoe maakt u de financiële afdeling klaar voor de toekomst?

Martti Nurminen: Er bestaan geen wondermiddelen. Een softwarebedrijf als Basware kan alleen een concurrentieel voordeel halen indien het focust op de medewerkers en de processen. In de financiële afdeling werken een vijftigtal medewerkers in drie afdelingen: financial controlling (boekhouding en taks), thesaurie en investor relations, en ten slotte business controlling. We focussen op de teams en zorgen dat de medewerkers de kans krijgen te excelleren. Het is nodig dat ze zich verder ontwikkelen en bijleren. Dat kost tijd. Die krijgen ze wanneer we erin slagen hun werk te verlichten door de processen te stroomlijnen en verder te automatiseren. We hebben dan ook een centrale strategie om alle departementen en vooral de nieuw overgenomen bedrijven snel op het centrale SAP-systeem te krijgen. Daarnaast willen we het gebruik van rekenbladen terugdringen met een overkoepelend rapporterings- en planningssysteem. Daarmee moeten we uitgroeien tot een datagedreven organisatie met een heel gedetailleerde rapportering die onze managers in staat stelt betere beslissingen te nemen. (PO)