Waarom je Excel beter niet gebruikt voor financiële planning & analyse

“If Excel was a language, it would be one of the world’s largest, with nearly one billion speakers.”

Een studie [1] van het accounting en tax consulting bedrijf Weiser Mazars toont aan dat 87% van de CFO’s nog steeds beroep doen op Excel voor hun financial close en FP&A activiteiten, alsook voor budgettering en rapportering. De grootste voordelen van het gebruik van spreadsheets zijn bekend: het is een relatief flexibele, beheersbare en goedkope tool, die ook nog eens gebruikt wordt door zowat iedere professional.

Is het gebruik van Excel voldoende of is er een snellere, efficiëntere en meer betrouwbare manier om te voldoen aan de FP&A behoeften van een organisatie? In dit artikel sommen wij enkele uitdagingen op van Excel die we hebben kunnen ervaren tijdens gesprekken met finance professionals uit ons netwerk.

De uitdagingen van Excel voor FP&A doeleinden

1. Het onvermogen om voorspellingen te doen op lange termijn, wat het voor bedrijven enorm uitdagend maakt om financiële resultaten te projecteren voor nieuwe markten of producten.
2. Onmogelijk om “what-if” scenario’s uit te voeren: vragen van eindgebruikers die verschillende scenario’s willen onderzoeken, kunnen enkel na afloop kunnen worden beantwoord en nemen bovendien veel tijd in beslag.
3. Terminologiekwestie: elke unieke gebruiker creëert en past zijn eigen spreadsheets aan. Terminologiekwesties kunnen opkomen wanneer de data moet samengevoegd worden om tot geconsolideerde resultaten te komen.
4. Wie heeft toegang tot deze spreadsheet? Een bekend probleem van Excel is het feit dat de bestanden gebaseerd zijn op de personen die ze aanmaken. Wie heeft toegang tot de spreadsheets, en wat gebeurt er wanneer deze persoon niet (meer) aanwezig is?
5. Tijdrovend werk: gebruikers kunnen misschien wat tijd winnen omdat ze Excel kennen, toch tonen studies aan dat aanzienlijk deel van het werk elke maand gaat naar het samenvoegen, het aanpassen en het corrigeren van de spreadsheets. Het spreekt voor zich dat deze tijd beter gespendeerd kan worden aan taken met meer toegevoegde waarde.
6. Grote bestanden zijn gevoelig om te crashen en fouten worden niet snel opgemerkt: fouten in gegevens, formules of links zijn gekende problemen van Excel. Daarenboven kan het gebruik van dergelijke grote bestanden ook wat uitdagingen met zich meebrengen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer data geaggregeerd wordt over verschillende business dimensies (opsommen van maanden tot jaren en departementen tot een totaal), voor welke de bestanden alleen maar groter worden en moeilijker te beheren.
7. Spreadsheets zijn gemaakt voor individuele personen, niet voor samenwerking: Excel kan het beheer van verschillende gebruikers die data op hetzelfde moment analyseren niet behandelen. Hoe meer mensen er toegang hebben tot de spreadsheet en deze kunnen wijzigen, hoe gevoeliger deze dan ook wordt op fouten.
8. Datavisualisatie is zeer moeilijk in Excel en vereist ofwel veel tijd ofwel een zeer uitgebreide kennis van de tool.
9. Data loading is minder veilig met Excel, vergeleken met andere systemen waar men ervoor kan zorgen dat de data rechtstreeks en veilig kan vloeien vanuit het ERP systeem of andere. Deze actuele data wordt dan gebruikt als een startpunt voor het budgetteringsproces.
10. Gebrek aan gegevensbescherming op vlak van databeveiliging, coherentie van de data (onmogelijk te beheren hoe de data werd ingevoerd, geformatteerd, opgeslagen en gebruikt) en back-ups (zelfs indien de meeste bedrijven een gemeenschappelijke cloud server hebben, moet elke gebruiker zich ertoe verbinden om altijd de laatste versie van het document op te laden).

Het gebruik van een professionele tool

Het wordt duidelijk dat Excel bepaalde uitdagingen heeft op vlak van fouten en efficiëntie van uw processen. Een professionele tool die al uw FP&A noden beantwoordt, zal ervoor zorgen dat u tijdwinsten kan genereren, minder inconsistenties zal waarnemen en de efficiëntie van uw planning en forecasting processen zal verhogen.

Sigma Conso biedt u een high-performance Planning tool die u toelaat om:

• Op een snellere en efficiëntere manier meer betrouwbare resultaten te behalen, terwijl de onzichtbare kosten voor de budgetopmaak worden gereduceerd.
• Uw organisatie aan te passen aan de steeds kortere planning en forecasting cyclussen en te kunnen rekenen op data die altijd up-to-date is.
• Zich onmiddellijk aan te passen aan de evoluties van uw economische omgeving.
• Tijdwinsten te behalen en de beste en meest gefundeerde operationele beslissingen te nemen.
• Een volledige transparantie met uw andere systemen (SAP, Excel, enz.) te garanderen.

Meer info kan u hier terugvinden.

[1] Weiser Mazars, 2011, Insurance Finance Leadership Study