“Wij maken komaf met het eilanddenken”

1 december 2021
“Wij maken komaf met het eilanddenken”

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

Financieel directeur Geert Vergaerde, Stad Gent en OCMW Gent: “Het financieel departement telt een honderdvijftigtal medewerkers. We zijn het tweede grootste bestuur van Vlaanderen, na Antwerpen. Jaarlijks hebben we een financiële flow van één miljard euro. Het financieel departement werkt niet alleen voor stad Gent en OCMW Gent, maar ook voor verbonden rechtspersonen zoals de politiezone, de hulpverleningszone, twee autonome gemeentebedrijven, een sociaal verhuurkantoor en een aantal vzw’s van de stad. Een dertigtal medewerkers is verantwoordelijk voor de cyclus van de lokale belastingen. De overige medewerkers houden zich bezig met de financiële cyclus: informatie inzamelen vanuit de organisatie, gaande van budgettaire voorstellen over consolidatie, closing, fiscaliteit, uitgavenproces tot (gedwongen) invordering.”

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

Met zevenduizend medewerkers en een omzet van één miljard euro functioneer je in een organisatie die een uitgesproken structuur en verantwoordelijkheden nodig heeft, maar ook een sterke neiging tot taakverdeling. Daar willen we komaf mee maken. Door bruggen te bouwen, vermijden we dat andere afdelingen financiën als een eiland beschouwen dat wel het financiële onderdeel zal behandelen. We willen de volledige organisatie een financieel bewustzijn laten ontwikkelen. Als iets nieuws opgestart wordt, moet het financiële onmiddellijk in beeld komen. Daarnaast willen we het specialisme aanvullen. Met honderdvijftig medewerkers in het financiële team is de verleiding groot om taken te verkavelen in steeds verder opgedeelde specialismen. We proberen dit aan te vullen met een brede kijk. Specialisten zorgen voor effectiviteit en efficiëntie op korte termijn en heb je ook op lange termijn nodig om aan de spits te blijven staan, maar het financiële metier is ook voortdurend aan verandering onderhevig, wat noodzaakt dat alle medewerkers een wissel op de toekomst ontwikkelen. Ze hebben een brede kijk en investeren in hun intellectuele ontwikkeling zodat ze vroeg of laat meer kansen krijgen, vermijden dat ze in een bore out terechtkomen of een job doen die door automatisatie verdwijnt. We zoeken ook naar meer efficiëntie via automatisering. Als we er niet zelf op inzetten, zal automatisering ons inhalen.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?

Zoals ik zei, evolueren we van eilanddenken naar verbondenheid. Door mee te denken met de business, ontstaat meer begrip en inzicht van beide kanten. We proberen wel een evenwicht te vinden tussen faciliteren en compliance. Tegelijk, hoe dichter je bij elkaar staat, hoe groter de verwachtingen. Soms leidt dat wel eens tot discussie.

4. Wat doet u om de sfeer in eigen team te versterken?

We geven onze medewerkers ruimte, maar binnen een algemeen kader. Dat creëert niet alleen veel mogelijkheden, maar ook een wissel op de toekomst. Want bedrijven en organisaties die het beste presteren, zijn deze waar de leidinggevenden maken dat ze misbaar zijn. Tegelijk geven we een kader mee, waardoor de organisatie niet stuurloos is. Ik probeer niet te veel achterom te kijken of over de schouders van de medewerkers, maar hen de kans te geven om te proberen en te leren. En postcovid vraagt het natuurlijk een inspanning om de sfeer in het team te behouden. Ik verwacht dat de medewerkers op de werkvloer aanwezig zijn, niet om hen te controleren, maar om in contact te blijven met elkaar, algemene kennis te delen en iedereen de tijd te geven om te ventileren.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

De automatisering zal sowieso een belangrijke rol spelen. De taken van de financiële afdeling veranderen snel. Daarom wil ik dat medewerkers niet te veel in één taak blijven hangen en breder leren denken. Negentig procent van onze medewerkers zit in klantgekantelde teams. Zij voeren het volledige financiële proces voor een of meerdere interne klanten uit: voorbereiding van het budget, verwerking, financiële adviezen, factuurbehandeling, invordering en rapportering. Op die manier krijgen medewerkers veel opportuniteiten, proeven ze van andere materie en ontwikkelen ze intellectuele flexibiliteit. Ten slotte zullen we nog meer integratie met de business zien om iedereen in de financiële denkflows te krijgen, waardoor we eindelijk kunnen inzetten op decentralisatie. Dat leidt misschien tot een shift van taken richting de ‘business’, maar als de financiële reflex erop vooruitgaat, dan kan ik daar alleen maar blij mee zijn.”