Robotgestuurde procesautomatisering in de praktijk

RPA is nooit moe en let altijd op

Jens De Roover kwam in 2017 bij vastgoedmaatschappij Quares binnen als businessanalist. Hij werd eind 2018 finance & IT-manager. Aan de hand van zeven vragen licht hij de invoering en het gebruik van RPA-software (Robotic Process Automation) in zijn bedrijf toe.

Wanneer, waar en hoe hebt u voor het eerst kennisgemaakt met RPA?

Robotica en RPA zijn modewoorden. Zo’n anderhalf jaar geleden, toen ik bij Quares meer IT-verantwoordelijkheid kreeg, begon ik me te verdiepen in de materie. Samen met onze coo ben ik op initiatief van een van onze zaakvoerders in contact gekomen met Capgemini. We hebben gebrainstormd over wat AI en RPA voor ons zouden kunnen betekenen. In onze afdeling property management bleek ons ERP-pakket bij het administratief gebouwenbeheer nog veel repetitief werk te genereren. Samen hebben we tien repetitieve en tijdrovende processen opgesomd. Daarvan hebben we er een drietal geïdentificeerd om voortaan met RPA de grootste efficiëntiewinsten te boeken. Het gaat om de terugkerende uitgaande facturatie voor gebouwen, de indexaties van huurprijzen in contracten en leaseovereenkomsten en tot slot het inboeken van energiefacturen op basis van vaste verdeelsleutels.

Wat was de volgende stap?

Wij hebben offertes opgevraagd in ons netwerk en de markt. Zo kwamen wij uiteindelijk bij Robonext terecht. We voelden meteen een goede match wegens hun prijszetting, ambitie en expertise. Gelukkig beschikken wij jaarlijks over een innovatiebudget dat we hiervoor konden aanwenden. We hoefden dus niet meer langs de directie te passeren. Intern krijgen wij van de stichtende aandeelhouders veel stimuli om te innoveren, zowel qua technologie en IT als inzake businessconcepten.

Hoe omschrijft u RPA?

RPA roept misschien associaties op met een futuristische fantasywereld. Als je je er wat in verdiept, wordt snel duidelijk dat het niet zo fancy of vergezocht is. Je kan RPA simpel voorstellen als een geschreven code, vergelijkbaar met een soort geautomatiseerde macrorecorder voor repetitieve excelfuncties. Het is dus een automatisch proces dat een van onze accountants aanstuurt op een daarvoor gereserveerde computer, die we intern ‘Rob’ noemen. In het vakjargon heet dat ‘attended RPA’.

Voor ons was het een belangrijke voorwaarde dat de codes toegankelijk en goed gedocumenteerd waren. Wij willen vermijden dat we geen overzicht hebben op de black box of de werkzaamheden 'onder de motorkap’. Als de geschreven code flexibel en aanpasbaar is, zijn we ook niet afhankelijk van een externe webdeveloper.

Kan u kort het tijdsverloop en het traject beschrijven?

De set-upanalyse en de voorstudie vergen enige tijd. Reken een à twee maanden voor de workshops en sessies om je shortlist te bepalen en de betrokken gebruikers grondig te raadplegen. Zij moeten eerst zelf geloven in de voordelen. Reken dan nog een maand voor de beslissing en een drietal maanden voor het coderen, testen en live gaan. Hou er rekening mee dat je bepaalde zaken maar één keer per maand of kwartaal live kan testen. Globaal heb je toch een half jaar nodig... Je pakt het best grondig en niet overhaast aan. We zijn nu zes maand ver, we houden nog contact met Robonext voor onderhoud en finetuning. De enkele kinderziektes pakken we aan naarmate ze zich voordoen.

Willen jullie nog andere processen automatiseren?

Ja hoor! Voor de volgende stap zie ik een draagvlak bij andere processen. Ik denk bijvoorbeeld buiten ERP aan interacties met andere tools zoals mailboxen, tijdregistratie en chatbots. We zullen blijven innoveren en digitaliseren, want de tijdwinst is overduidelijk. Voor een kmo van zeventig medewerkers kan dat misschien ongewoon lijken, maar wij hebben recent zelfs een ‘cino’, een chief innovation officer, aangesteld.

Wat was de belangrijkste les?

Als je telkens andere voorwaarden of afwijkende constructies aanbiedt, bemoeilijk je de automatisering. Voor RPA moet je al je afwijkende processen en werkmethodes eerst zoveel mogelijk standaardiseren. Onderschat dat niet: dat is een complexe oefening.

Wat is het grootste risico?

De informatie die RPA oplevert, moet betrouwbaar zijn en de robot moet gebruikmaken van betrouwbare databestanden. Dat is het dwingende uitgangspunt. Daarom is het nodig om gedurende het automatiseringsproces voldoende veiligheidsmarges en kwaliteitscontroles in te bouwen. Je kritische processen moeten immers honderd procent zeker zijn. Als de robot een globale mailing klaarzet, controleren we die eerst nog manueel. Pas als er echt geen fouten meer zijn, mag het proces de volgende keer volledig autonoom verlopen.