"Eén ding is zeker: e-Invoicing biedt alleen maar voordelen"

Er is al enige tijd sprake van de implementatie van de elektronische factuur, en in Italië is dit al een feit. Maar er bestaat nog steeds veel onduidelijkheid over dit digitale, intelligente en interoperabeleformaat, wat vandaag de dag resulteert in een beperkte adoptiegraad bij bedrijven.

Nele Janssens, verantwoordelijk voor e-Invoicing, onboarding en compliance bij Dynatos, benadrukt: “De nieuwe elektronische facturen maken deel uit van het Europese ViDA-project (VAT in the Digital Age), dat tot doel heeft e-Invoicing in de regio beter te reguleren en te vereenvoudigen. In dit kader zal de definitie van een pdf als elektronische factuur worden verwijderd. Een software oplossingen die niet digitale facturen uitleest (OCR-systeem) is namelijk nog steeds nodig, wat over het algemeen resulteert in aanzienlijke fouten en beperkte of geen dataverzameling. Het moet dus echt gaan om een gestructureerd, elektronisch formaat dat door het systeem van zender en ontvanger kan worden gelezen, waardoor automatische verwerking aan beide zijden mogelijk is. Hierdoor kan het systeem bijvoorbeeld direct uit een e-factuur afleiden of de gefactureerde goederen daadwerkelijk zijn besteld en geleverd. Hierdoor hoeft niet alles eindeloos gecontroleerd te worden, wat aanzienlijk efficiënter is.”

In België is er momenteel geen verplichting voor elektronische facturatie tussen bedrijven, vooral vanwege de internationale activiteiten, waarbij de administratie en wetgeving verschillen van die in België. Echter, volgens de huidige stand van zaken zouden Europese lidstaten e-Invoicing vanaf 2024 kunnen verplichten, en zou de Belgische overheid een gefaseerde uitrol voor de B2B-markt kunnen starten in juli volgend jaar, met een verwachte verplichting binnen heel Europa tegen 2028.

Volgens Nele Janssens is het noodzaak dat bedrijven zich nu al beginnen voor te bereiden of e-Invoicing moeten adopteren. Niet alleen omwille van de aankomende verplichting, maar ook gezien de vele voordelen, waaronder verminderde menselijke fouten, snellere verwerking en betaling. Dit is niet alleen gunstig is voor bedrijven, maar ook voor overheden. Ze illustreert dit met het voorbeeld van Italië, waar verplichte e-Invoicing sinds 2019 van kracht is voor zowel B2G als B2B, resulterend in een verkleining van de VAT-gap.

Hoewel er vooruitgang is, is de verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B) nog niet op korte termijn te verwachten. Op dit moment geldt in België alleen een verplichting voor elektronische facturatie voor overheidsopdrachten boven de 30.000 euro, met een uitbreiding naar opdrachten tussen 3000 en 30.000 euro vanaf 1 november 2023. Hoewel er vooruitgang is, is de verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B) nog niet op korte termijn te verwachten maar is het wegens de vele efficientie mogelijkheden en de komende reguleringen wel aan te raden met een electronisch facturatie systeem te beginnen.