Sinds juni van dit jaar heeft Etex, een wereldwijde pionier op het gebied van lichtgewicht bouwen, de grote stap gezet richting een eengemaakt beheer van de onkosten van hun medewerkers in al hun vestigingen wereldwijd. Daarvoor heeft het bedrijf één globale policy toegepast op alle 45 landen en in één centrale softwaretoepassing gegoten: SAP Concur.
Werken met een uniforme oplossing levert het bedrijf én zijn medewerkers belangrijke voordelen op: snel en makkelijk kosten doorgeven via de smartphone, een efficiënte opvolging en strakkere controle voor de managers en procesverantwoordelijken. Bovendien is het nu ook mogelijk om in veel landen de BTW op die onkosten te recupereren.
Etex zag zich geconfronteerd met verschillende gedecentraliseerde toepassingen om de onkosten van medewerkers te beheren. “In sommige landen was er reeds een applicatie om die stroom van bonnetjes, facturen en tickets voor reiskosten in goede banen te leiden. Maar andere landen hadden dat nog niet.” zegt Anastasia Zubareva. Zij is verantwoordelijke voor Global Business Finance Core Processes binnen Etex. “We wisten ook dat de bestaande expense tool niet langer ondersteund zou worden. Dat zadelde ons met een heel krappe deadline op om een nieuwe oplossing te zoeken. Dat viel samen met de post-covid periode waarin er terug heel wat meer werd gereisd.”
Bij de selectie van een nieuwe oplossing voor expense management werden een aantal belangrijke eisen gesteld. Ten eerste moest de tool zowel basisgegevens komende van de HR-afdeling als van het financieel departement integreren. De personeelsafdeling levert bijvoorbeeld HR-masterdata die absoluut nodig zijn voor een correct onkostenbeheer en een vlotte uitbetaling. Op het financiële vlak wilde Etex een vergelijkbare interface naar hun achterliggende ERP-systeem, maar ook een integratie met de kredietkaartafrekeningen van de medewerkers.
Etex koos voor één globaal beleid om de onkosten goed te managen. Die uniforme aanpak zit vervolgens verwerkt in de nieuwe expensetool. Op die manier krijgen alle betrokken medewerkers via de tool een transparant inzicht in de specifieke regels omtrent uitgaven voor zakelijke reizen. Het gaat dan bijvoorbeeld over het maximumbudget voor een hotelkamer of maaltijden. Al die medewerkers gebruiken nu dezelfde tool – makkelijk toegankelijk op de smartphone – om kosten in te geven of terugbetalingen op te volgen.
Via de beschikbare rapporten hebben managers de mogelijkheid om de uitgaven van hun werknemers makkelijker op te volgen. De specifieke rapportering geeft bovendien een waarschuwing wanneer er zich toch nog afwijkingen voordoen.
De keuze voor SAP Concur als expensetool was dan ook logisch voor Etex. Met Concur is er een automatische integratie mogelijk met het financiële systeem in SAP en met de HR-software ‘SAP SuccessFactors’. Daarnaast was ook de performantie van Concur doorslaggevend. Niet alleen om grote hoeveelheden van informatie te verwerken, maar ook om schaalbaar te zijn wanneer bijkomende vestigingen op het systeem komen. Dat zal in ieder geval nodig zijn aangezien de groep nog regelmatig nieuwe acquisities toevoegt aan de organisatie.
Hoewel het expensebeleid uniform is over alle landen heen kan Etex nog steeds heel wat flexibiliteit geven in de concrete toepassing. Anastasia Zubareva: “Dat is ook nodig. De verschillende landen waar we actief zijn hanteren vaak andere financiële of fiscale regels. Daar moeten we hoe dan ook aan voldoen.”
Maar ook een medewerker kan nog afwijken van de regels uit de policy in functie van een specifieke situatie. In zo’n geval kan de leidinggevende goedkeuring geven over die kosten. “Concur is als tool flexibel genoeg om dergelijke zaken op te vangen”, zegt Anastasia Zubareva.
Hoewel de invoering van een uniforme toepassing voor medewerkers heel wat gebruiksgemak oplevert, voorzag Etex toch voldoende opleiding en coaching . “Je mag niet onderschatten dat voor veel personeelsleden toch andere regels voor onkosten gelden dan voorheen. Dat kan altijd leiden tot onzekerheid en misverstanden. Daarom hebben we heel wat moeite gedaan om hen daarbij te begeleiden,” zegt Anastasia Zubareva.
Implementatiepartner Flexso leverde naast het technologische stuk ook op het gebied van change management en training bijstand. Zo zorgde Flexso voor de aanmaak van trainingsmateriaal voor alle vestigingen in de landen verspreid over de hele wereld, waarbij de trainers inspeelden op de culturele verschillen tussen de verschillende locaties. Flexso voorzag daarom een begeleiding op maat van het land. Belangrijk in die context is ook dat er werd gezorgd dat de Concur tool in meerdere talen beschikbaar is.
De succesvolle implementatie van Concur maakt het ook mogelijk om verder te kijken naar de toekomst en bijkomende functionaliteiten toe te voegen aan de tool. Etex denkt daarbij onder andere aan een boekingsplatform voor de zakenreizen.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
