Retail: de digitalisering versnelt

De bedrijven uit de sector van de retail werken hard aan een solide basis van een centraal ERP-systeem. Op die sokkel moet dan de volgende digitaliseringsgolf verder kunnen bouwen.

Dat bleek ook tijdens de rondetafel over Finance in de retailsector. De deelnemers zijn haast allemaal aan het werk aan een nieuwe ERP-implementatie en kijken vooruit naar nieuwe digitale mogelijkheden.

Jonathan Van Ingelgem: Wij werken aan een SAP-implementatie die door het Spaanse hoofdkwartier wordt opgelegd. Verder verlopen onze contacten met leveranciers ook steeds meer digitaal met EDI en VMI. Maar intern zijn er nog mogelijkheden: e-mails en Sharepoint moeten er op termijn zo veel mogelijk uit. Die interne digitalisering komt er wanneer we alle functionaliteiten van Teams volledig zullen gebruiken. Dat vereist ook weer een serieuze cultuurwijziging. Rekenbladen versturen bijvoorbeeld… dat moet er echt uit.

Matthias De Bremaeker: Daar schuilt ook een gevaar in wanneer nieuwe kanalen komen en de oude kanalen niet verdwijnen. Zo sturen mensen berichten per e-mail, Teams, LinkedIn, Whatsapp en ga zo maar door. Dat zijn te veel kanalen om het nog te kunnen overzien. Dan weet je niet meer of je wel alle belangrijke berichten hebt bekeken.

Christoph de Jaeger: C&A werkt qua IT in heel hybride omgeving met oude AS400-systemen en Cobolprogramma’s, maar de laatste tijd ook met gecentraliseerd SAP4Hana systeem waarin steeds meer landen op een uniforme manier hun transacties boeken in een shared service center. Een aantal landen – waaronder de Benelux – zitten hier al volledig op. In dat opzicht ziet C&A meteen de kostenbesparing gerealiseerd. Daarnaast is er een diepgaande process en systeem modernisering aan de gang voor de hele supply chain – van bestellingen tot kortingen – die op termijn honderden miljoenen euro moet opbrengen. Dat zal ook de basis vormen voor een verdere modernisering in de richting van artificiële intelligentie.

Chris Elsen: Wij hebben beslist om de volledige rapportering – maar dan ook echt alles – onder te brengen in Qlikview. Daar zijn we heel tevreden over. Met weinig inspanning kan je alle data uit verschillende systemen samenbrengen. Gebruikers kunnen ook ad hoc vragen stellen mits een beperkte opleiding.

Cloud

De grote bedrijven rond de tafel hebben slechte ervaring met ERP en andere systemen die in het verleden sterk zijn aangepast aan de processen van het bedrijf. Dat zorgde voor grote problemen en sterk oplopende kosten bij elke systeemupgrade. Toepassingen in de cloud blijken een goed alternatief.

Francis Costenoble: Wij werken nu inderdaad aan de overgang naar SAP4Hana met de uitdrukkelijke strategie om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven. Waar het niet kan, zullen we RPA-technologie gebruiken om de brug te maken tussen het standaard proces en onze eigen aanpak.

Christoph de Jaeger: C&A maakt gebruik van cloudoplossingen voor nieuwe software, zoals product lifecycle management. Dat is puur de standaardversie. Wij waren een van de eerste klanten in de kledingsector voor die cloudoplossing en hebben een aantal aanpassingen voorgesteld die nu in de standaard zijn verwerkt. Onlangs moest een eerste update gebeuren en daar hebben wij niets van gemerkt. En we hebben er ook niet voor betaald. Dat is toch een enorme vooruitgang ten opzichte van de vroegere situatie met veel software op maat.

Chris Elsen: Bij Ava hebben we zo een kassasysteem in de cloud en dat werkt ook perfect. De maandelijkse updates lopen rimpelloos.

Christoph de Jaeger: Die robots waar Francis naar verwijst, gebruiken wij ook in het shared service center. Daar kunnen we natuurlijk inzetten op een verregaande automatisering omdat we de schaalgrootte hebben van de 26 landen waar we voor werken. EDI is dan vanzelfsprekend. Toch blijven er dan nog een aantal manuele taken over en die laten we door de robot verwerken. Het nadeel is wel dat als er dan iets verandert aan de omgeving waar die werkt, de robot ook aangepast moet worden. Het biedt dus nooit een diepgaande oplossing voor een onderliggend probleem.

Francis Costenoble: Daarom moet je een aantal competente mensen aan boord houden om dat te doen. Ik blijf er ook van overtuigd dat het daarom beter is om eerst de bestaande processen goed onder handen te nemen. Daarbij streven we naar een maximale vereenvoudiging. En dat gaat net in tegen de manier van werken van operationele managers die de verkoop willen maximaliseren. Gewoonlijk gaat dat gepaard met een resem uitzonderingen op de afgesproken regel. Dat moet je zoveel mogelijk vermijden.

Chris Elsen: En kan je dan ook een besparing realiseren? Waar zit die dan?

Francis Costenoble: Door het automatiseren van recurrent werk. Op die manier verdient dat zich ook zeer snel terug. In die mate zelfs dat hoewel we nu Sap4Hana installeren en dat de implementatie rond moet zijn binnen twee jaar, we toch nog robots installeren op diezelfde processen. Over twee jaar hebben we ze dan niet meer nodig, maar intussen hebben ze hun geld wel terugverdiend. Bij ons past dat in de herstructurering van twee jaar geleden. Medewerkers die met pensioen gaan die worden niet vervangen. Dus dat werk moet je kunnen automatiseren. Maar je moet niet vergeten dat de medewerkers blij zijn met die robot. Want die neemt het hersendodend werk van hen over.

Tijdens de rondetafel over Finance in de retail sector kwamen veel goede inzichten aan bod die nog geen plaats vonden in het tijdschrift. Hier krijgt u dan toch een inkijk in de inforamtie.