​‘Met Paradise City wilden we bewijzen dat een duurzaam festival schaalbaar is’

Het verhaal begon met een idealistische visie en een gezonde portie financiële naïviteit. Vandaag is Paradise City één van de meest duurzame festivals ter wereld. Oprichter Gilles De Decker vertelt hoe DNA het ultieme overlevingsmechanisme is in een verzadigde festivalsector, en waarom een CFO daarbij een sleutelrol vervult.

Duurzaamste festival ter wereld

Toen Paradise City in 2015 het levenslicht zag, bevond de festivalsector zich in woelig vaarwater. Er heerste een imago van ecologische verspilling, getypeerd door een zee van plastic wegwerpbekers en een totale afhankelijkheid van dieselmotoren. Voor Gilles was dit het signaal om komaf te maken met het traditionele festivalmodel. “Met Paradise City wilden we bewijzen dat een duurzaam festival schaalbaar is”, vertelt hij. “Festivals vervullen een grote rol in de maatschappij, daarom moeten we ze toekomstbestendig maken. Naast louter entertainment helpen ze de mentale gezondheid en de sociale cohesie.”

Wat begon als een idealistisch project, wordt sinds 2021 door de ngo ‘A Greener Festival’ erkend als een van de meest duurzame festivals ter wereld. Paradise City is sindsdien het enige festival wereldwijd dat consistent de maximumscore behaalt. Inmiddels dekt de strategie niet enkel het ecologische aspect, maar de volledige ESG-koepel (Environmental, Social & Governance). “We zetten sterk in op inclusiviteit en het creëren van een safer space. Verder werken we met strikte interne audits, zijn we SBTi-compliant en opereren we volledig transparant. Dat is niet alleen gunstig voor ons merk; die transparantie is een noodzaak binnen ons risicovolle vak.”

DNA in verzadigde markt

In een markt die tegen de grenzen van haar capaciteit aanloopt, is een sterke identiteit volgens Gilles de beste overlevingsstrategie. “De schizofrene festivals zonder duidelijk DNA zullen als eerste verdwijnen”, stelt hij. “Zoals wij volledig inzetten op ons duurzame DNA, focust Horst zich op kunst en WECANDANCE op mode. Als onafhankelijke organisatie zijn we in staat om echt onze stempel te drukken en een loyale community op te bouwen.”

Opvallend genoeg bleek een zekere mate van financiële onbezonnenheid in de pioniersfase een belangrijke troef om die identiteit te smeden. “Onze naïviteit in de beginjaren heeft mee de basis gelegd voor onze sterke merknaam”, blikt Gilles terug. “Omdat we de kosten onderschatten, gingen we regelmatig over budget. Achteraf gezien was dat misschien wel een zegen, anders hadden we nooit die ene unieke stage gebouwd.”

De onzekere ROI

Veel van de investeringen in de beginjaren waren vanuit bedrijfseconomisch oogpunt gedurfde beslissingen. Kostenposten zoals HVO-generatoren of zonnepanelen wogen destijds zwaar op de balans, en strategische keuzes zoals een volledig vegetarisch menu stuitten aanvankelijk op de nodige weerstand. “De ROI van onze duurzame investeringen was initieel laag en vooral erg onzeker”, legt Gilles uit. “Het is een kwestie van geloven in de waarde ervan op lange termijn. Uiteindelijk hebben veel van onze gedurfde initiële investeringen wel gezorgd voor de sterke naam die we vandaag dragen.”

Toch verliep niet elk duurzaam experiment vlekkeloos. Paradise City was een van de eersten die experimenteerden met herbruikbare bekers, maar het initiële operationele model bleek financieel onhoudbaar. “We hadden de logistieke complexiteit onderschat en hebben daar destijds veel geld op verloren.”

Geloofwaardigheid is key

Uiteindelijk hebben zowel de successen als de mislukkingen bijgedragen aan de marktintegriteit van het festival. “Geloofwaardigheid is key in een tijd waarin stakeholders argwanend staan tegenover de duurzaamheidsclaims van bedrijven”, vertelt Gilles. “Juist daarom kiezen we voor volledige transparantie. We communiceren open over al onze acties en rapporteren gedetailleerd onze CO₂-calculaties. Ook over wat er operationeel misloopt, zijn we eerlijk, want ook die kwetsbaarheid werkt inspirerend.”

Budgettaire discipline

Hoewel een gezonde financiële naïviteit in de pioniersjaren een katalysator was, snijdt dat mes aan twee kanten. Om als organisatie duurzaam te groeien, moet je de financiële risico’s minimaliseren. Gilles benadrukt dan ook de cruciale rol van een CFO binnen de creatieve sector. “Hoewel we een creatieve industrie zijn, kunnen we pas echt creatief zijn als we een goede CFO aan boord hebben”, stelt Gilles. “De CFO is bij ons dus allesbehalve de traditionele ‘nee-zegger’ die elk gedurfd idee van het creatieve team afbreekt.”

Een strikte budgettaire discipline is noodzakelijk over alle kostencategorieën heen. Paradise City werkt hiervoor met een gedecentraliseerd budgetbeheer. “Elk departement krijgt het volledige ownership over zijn eigen budget en wordt daar aan het einde van de rit ook op afgerekend. Het belang van een sterke operations- en productiemanager is dus enorm om de realiteit in het budget te laten passen”, zegt Gilles.

Dat betekent niet dat budgetten volledig in beton zijn gegoten, maar wel dat afwijkingen direct gecalculeerd moeten worden. “In de praktijk gaan we geregeld buiten ons budget. Het is dan de taak van het financieel management om dit onmiddellijk af te wegen tegenover besparingen in andere departementen of tegenover de verwachte extra inkomsten uit ticketing, sponsors en andere events.”

Financiële maturiteit

De groei van het festival zorgt voor een toenemende maturiteit op het vlak van forecasting. “Een accurate forecast is cruciaal. Zelfs als we merken dat we boven budget gaan, kunnen we met een betrouwbare prognose gericht en tijdig bijsturen. Hiervoor is het heel belangrijk om een zo volledig mogelijk overzicht te hebben van alle potentiële kosten”, legt Gilles uit.

Inflatie

Terwijl de interne organisatie professionaliseert, dienen externe uitdagingen zich aan. De explosieve stijging van artiestengages en de algemene inflatie zetten de marges in de sector onder druk. “Het kostenverschil met vijf jaar geleden is immens”, stelt Gilles vast. “Vooral de grote artiestennamen zijn extreem duur geworden en ook het productiebudget is vermenigvuldigd.”

Het festival countert deze druk onder meer via hogere ticketprijzen en operationele efficiëntie. “Via een geautomatiseerd purchase order-systeem verminderen we de administratieve overhead van de aankoopprocessen. Dit stelt ons in staat om prijzen vroeger vast te zetten en zo accuraat en snel mogelijk in te spelen op onze forecasting.”

Administratieve overhead

De administratieve overhead blijft een zware last voor festivals, mede veroorzaakt door een steeds complexer wordend vergunningsproces. “Als organisator word je van alle kanten bevraagd en moeten vandaag enorm veel stakeholders (overheden, agentschappen, buren) hun advies geven. Die complexiteit is sinds de opstartfase sterk toegenomen”, vertelt Gilles. “Dat is inherent aan België: we zijn nu eenmaal een klein land met weinig ruimte, waardoor je als event ongetwijfeld een grote impact hebt op de directe omgeving.”

Onvoorziene omstandigheden

Festivals zijn een risicovolle business waarin extreme weersomstandigheden of pandemieën de volledige jaaromzet in één klap kunnen kelderen. “Als festival moet je hiertegen ingedekt zijn via een strakke financiële planning en een solide annuleringsverzekering.” Inmiddels leunt de Paradise City Group echter ook op een actieve diversificatiestrategie, aangezien de organisatie is uitgegroeid van één naar vijf festivals. “Door vijf festivals te organiseren, kunnen we budgettaire overschrijdingen op de ene locatie effectief compenseren door commerciële successen op een andere site.”

Om reputatie- en veiligheidsrisico’s te beheersen, werkt het festival bovendien met gespecialiseerde veiligheidscoördinatoren. “Een gespecialiseerde veiligheidscoördinator is cruciaal, omdat een incident nefast kan zijn voor de reputatie en het voortbestaan van de hele organisatie”, duidt Gilles. “Gelukkig hebben we het voordeel dat België een echt festivalland is. Doordat er veel events zijn, beschikken we over toeleveranciers die kwalitatief tot de absolute wereldtop behoren.”

Volatiele marges

Ook aan de inkomstenzijde worden festivals geconfronteerd met een hoge volatiliteit. “De winstgevendheid van een festival zit verscholen in de details”, stelt Gilles. “Door de hoge vaste opstartkosten ligt het break-evenpunt inherent hoog. Als je dat eenmaal voorbij bent, stijgen de winsten exponentieel. Anderzijds kunnen de verliezen zich snel opstapelen wanneer een festival ‘maar’ voor tachtig procent is uitverkocht. Zeker bij nieuwe concepten is de nettowinst uiterst volatiel, terwijl de gevestigde namen dankzij hun sterke reputatie hier veel minder last van hebben.”

Obsessie op NPS

Het garanderen van een sell-out is dan ook de sleutel tot financiële stabiliteit in de festivalsector. Om dit jaarlijks te verwezenlijken, stuurt Gilles obsessief op de Net Promoter Score (NPS). “Met de Net Promoter Score krijg je kwantitatief inzicht in hoe de festivalgangers het event hebben ervaren. Als ze Paradise City uitzonderlijk goed vonden, keren ze het jaar erop terug én nemen ze extra vrienden mee. Dat zien we elk jaar opnieuw gebeuren”, zegt Gilles. “We durven daarom weleens expliciet buiten ons budget te gaan als dat een uitzonderlijke NPS-score oplevert.”

Waar de winstgevendheid van Paradise City in de eerste jaren nog bloedrood was, bleef de focus daarom liggen op deze NPS-score. Diezelfde strategie passen ze nu ook toe op het onlangs overgenomen Franse Touquet Music Beach Festival. “Het festival was heel rendabel, maar had een lage NPS. Dan kun je misschien één keer langs de kassa passeren, maar het jaar erop zie je zwarte sneeuw”, legt Gilles uit. “We zetten nu dus alles in op het herstel van de klanttevredenheid in Touquet.”

Van intuïtie naar analyse

Naarmate een organisatie schaalt, sta je onvermijdelijk verder van je klanten. In de pioniersfase ondernam Gilles hoofdzakelijk op intuïtie, als festivalliefhebber die zélf exact tot de doelgroep behoorde. Vandaag is het management van Paradise City verschoven naar datagedreven analyses, met NPS als belangrijkste parameter.

Wat echter niet zomaar uit historische data te halen valt, is het tijdig identificeren van culturele trends. “Tendensen veranderen bij de jeugd razendsnel, zowel bij muziekgenres als consumptiegewoonten. Als je weet waar de cultuur naartoe gaat, ligt daar je grootste succes”, duidt Gilles. “Wij moeten altijd de vinger aan de pols houden door te luisteren naar de festivalgangers, en mensen aan te werven die wél in de doelgroep vallen.”

Boutique-ervaring

Elf jaar na de opstart is Paradise City uitgegroeid tot een voortrekker op het vlak van duurzame festivals. De overkoepelende organisatie breidde haar portfolio inmiddels uit met Jazz Middelheim, Doel Festival en buitenlandse concepten in Frankrijk en Oostenrijk, elk met een eigen identiteit. Jazz Middelheim wil het hipste jazzfestival van Europa worden, Doel Festival richt zich op kunst en elektronische muziek, en in Oostenrijk fungeert Paradies Garten als het directe zusterfestival van Paradise City, met hetzelfde duurzame recept. “Paradies Garten heeft even grote ambities. Alleen is dat festival vijf jaar oud in plaats van elf jaar oud, waardoor het zich nog iets vroeger in de groeifase bevindt.”

Voor het paradepaardje Paradise City zelf kiest het management bewust voor het behoud van de exclusieve boutique-ervaring met meer gecontroleerde groeicijfers. “Je moet ook de lokale politiek meenemen in je verhaal. Als je meteen te grote stappen zet die nadelig uitpakken voor de buurt, kun je verplicht worden om weer stappen terug te zetten. Dat risico moet je absoluut vermijden.”

Partners

Vandaag bereikt Paradise City jaarlijks duizenden festivalgangers met haar duurzame concept, een prestatie die zonder strategische langetermijnpartners onmogelijk was geweest. “We werken vanuit een win-win met onze partners”, vertelt Gilles. “We hebben veel sponsors die onze duurzame inspanningen financieren, omdat het ook goed is voor hun eigen geloofwaardigheid om zich als duurzaam bedrijf te presenteren bij jonge mensen.”

Zo fungeert Eneco al jaren als hoofdpartner voor de volledige levering van groene stroom en de financiering van de mobiele zonneparken, terwijl Brussels Airport emissievrije elektrische bussen ter beschikking stelt. Daarnaast maakt het festival komaf met wegwerptenten op de camping door, in samenwerking met KBC, gratis kwalitatieve partytenten aan te bieden.

Dit scherpe, duurzame profiel blijkt ook een groot voordeel bij het ophalen van financiering en rekrutering van talent. “In het begin kregen we door ons concept makkelijker een lening van de bank, ondanks onze toenmalige rode cijfers. Vandaag helpt het ons enorm bij het vinden van werknemers, omdat zij zich ethisch en moreel verbonden voelen met onze visie en missie.”