Balanced scorecard bij Avecom

Enkele jaren geleden heeft Avecom zijn strategische doelstellingen bijgeschaafd en neergeschreven in een document. De opvolging gebeurt via een balanced scorecard met KPI’s. Die zijn rechtstreeks verbonden met de strategische doelstellingen.

De oefening met balanced scorecard kwam er na de intrede van business development manager Stijn Boeren en zijn partner Kim Windey tot het kapitaal van Avecom. Zij behartigen intussen de financiële zaken en nemen de organisatie van de scale-up voor hun rekening. Stichter professor Willy Verstraete richt zich als managing director verder op het wetenschappelijk werk.

Organisatorische houvast

Het is opvallend dat de opvolging van de KPI’s verloopt zonder technologische hulpmiddelen. “Uiteindelijk is de balanced scorecard een rekenblad met cijfers die ik manueel uit verschillende bronnen pluk. Gewoonlijk heb ik daar een paar uur werk mee. Het is pas in de voorbije maanden dat we een goed CRM-systeem hebben aangekocht. Daaruit komen nu automatisch een aantal KPI’s. In de toekomst volgen er zeker nog andere IT-tools, die ons telkens ook een betere rapportering zullen brengen”, zegt Stijn Boeren.

Het nieuwe pakket voor customer relationship management moet het bedrijf organisatorische houvast bieden in al zijn klantencontacten. Het is ook essentieel om de processen beter te beheersen en greep te krijgen op bijvoorbeeld de traceerbaarheid, die klanten uit de diervoedingssector eisen.

Gericht op strategische doelstellingen

De bedrijfsleiding heeft de aangepaste strategie uitgewerkt na een uitgebreide analyse van de markt en de concurrentie. De besluiten heeft Stijn Boeren neergeschreven in een document. Daarover is ook overleg gepleegd met de medewerkers. “We wilden daarmee vooral meer focus brengen in onze bedrijfsvoering. Nu weet iedereen perfect wat we doen en wat niet. Daarover bestond onduidelijkheid. Die kwam voort uit de oorsprong van Avecom. We zijn namelijk een spin-off van de universiteit (zie kader). Stichter professor Verstraete is een wereldautoriteit op het vlak van de microbiologie, die op 74-jarige leeftijd nog steeds veel publiceert en vaak geciteerd wordt. Hij is iemand die honderd ideeën per dag lanceert. Voor Avecom komt het erop aan om die creativiteit te kanaliseren en selectief om te springen met de financiële middelen en de tijd van onze medewerkers. We moeten ons op de eerste plaats richten op onze strategische doelstellingen. Dat houdt bijvoorbeeld in dat we onze onderzoeksprojecten beter laten aansluiten bij onze kerncompetentie. Ook de universiteit schuift ons vaak naar voor in allerhande onderzoeksprojecten. Ook daar willen we meer focus. Dat betekent dat we minder vaak zullen deelnemen. Dit alles leidt soms tot discussies. We kunnen nu teruggrijpen naar ons strategiedocument om ons daardoor te laten leiden.”

Financiën, klanten, bedrijfsprocessen, medewerkers

De KPI’s die Avecom hanteert, kaderen in de theorie van de balanced scorecard, met aandacht voor financiën, klanten, interne bedrijfsprocessen en medewerkers. “Die vier gebieden moeten in evenwicht zijn, maar voor ons begint het creëren van waarde bij onze medewerkers. Kennis en knowhow zijn onze belangrijkste assets. Om die reden gebruiken we heel wat KPI’s om onze prestaties op dat vlak op te volgen: verloop, jaarlijkse evaluatiegesprekken, tools om kennis te delen en een inspirerende bedrijfscultuur. De gemotiveerde medewerkers moeten dan een positief effect hebben op onze processen op het vlak van innovatie, klantenrelaties, projectopvolging en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dat leidt op zijn beurt tot meer klanten, een steeds hogere klantentevredenheid en een uitgesproken rol als R&D-partner voor de industrie. Het uiteindelijke resultaat zijn positieve financiële KPI’s: financiële gezondheid, duurzame aandeelhouderswaarde en productiviteit”, legt Stijn Boeren uit.

Leidraad voor concrete beslissingen

Het bedrijf gebruikt de gegevens intussen ook als leidraad voor concrete beslissingen, bijvoorbeeld om een aantal medewerkers op tijdelijke werkloosheid te plaatsen tijdens de lockdown wanneer de verkoopcijfers plots daalden. Op die manier kon Avecom zijn financiële gezondheid behouden. Intussen maakt het bedrijf eerder een inhaalbeweging en is iedereen weer aan de slag. Via jaarlijkse evaluatiegesprekken wil het bedrijf beter voeling houden met de medewerkers. Die gesprekken zijn ook een gelegenheid om de medewerkers input te vragen over de strategie en de werking van het bedrijf. Het is een manier om de doelstellingen voortdurend bij te schaven en levendig te houden.