Slechte communicatie vermijden

2 mei 2022
Slechte communicatie vermijden

Lieselot Ignoul is actief bij JooS Consulting als junior finance consultant. Ze werkt voor een klant in de chemische en automotive sector als accounts payable accountant, waar ze verantwoordelijk is voor de verwerking van inkomende facturen, de opvolging van betalingen en de correcte verloop van workflows. Sinds de start van haar loopbaan werkte Lieselot samen met het team in Frankrijk en Zweden waardoor ze haar communicatieskills kon aanscherpen.

Het merendeel van de  grote problemen ontstaan volgens Lieselot omdat er slecht gecommuniceerd wordt tussen drie partijen: de accountant, de eindgebruikers  en de leveranciers. Het gaat bijvoorbeeld over te laat betaalde facturen die ergens vastlopen omdat een van de partijen een deel van de taak niet heeft uitgevoerd of omdat er sprake is van miscommunicatie waardoor het onduidelijk is wat er nog moet gebeuren om de betaling te laten doorgaan.

Verschil in taal

De eerste factor die leidt tot communicatieproblemen is het verschil in taal. “Een groot deel van mijn collega’s heeft een andere moedertaal dan ik”, zegt Lieselot. Het is vaak een hele opgave om een gemeenschappelijke taal te vinden. Bovendien is het niet simpel om in een vreemde taal nuance te leggen. Zo is het voor mij veel makkelijker om nuance in het Nederlands te leggen dan in het Engels”, stelt de young potential.

De tweede factor uit zich in het verschil in perceptie van een gesprek tussen twee personen. “Vaak voer je met twee personen hetzelfde gesprek en heb je achteraf een verschillende indruk en weergave ervan. Daarom is het belangrijk om altijd volop voor communicatie te gaan en desnoods zaken drie keer te herhalen op een verschillende manier om er zeker van te zijn dat de boodschap correct begrepen is.”

Verbeteren van communicatieskills

Als Lieselot merkt dat mailverkeer stroef verloopt, zal ze  altijd haar gesprekspartner voorstellen om te bellen. Een mail is een statisch gegeven en vatbaar voor interpretatie. Hierdoor slepen problemen vaker langer aan dan nodig is. “Als het om een misverstand gaat, kun je met vijf minuten bellen vaak ak heel wat oplossen”, geeft Lieselot aan.

Ten slotte raadt ze aan om gebruik te maken van de ‘paraplutechniek’ waarbij er na afloop van een telefonisch gesprek een korte samenvatting via mail verzonden wordt naar alle partijen. “Zo is het direct duidelijk voor alle partijen wat er afgesproken is en heb je iets om op terug te vallen als het probleem weer boven water komt. Het is ook handig wanneer een probleem geëscaleerd wordt naar een manager en je dan duidelijk kunt aantonen dat je gedaan hebt wat je kon”, besluit Lieselot.