Tom Ryckaert, expert in facilitair management en technologie, pleit in zijn nieuwe boek voor strategisch en divisie-overschrijdend samenwerken voor de werkplekken van de toekomst. “Minder werkplekken voor de werknemers werkt kostenbesparend. Maar de werkplekomgeving bepaalt of ze in jouw organisatie blijven werken.”
Sinds de coronapandemie zijn we op een andere manier naar werk en werkplekken gaan kijken. Tom Ryckaert schreef daarom een praktisch boek om te helpen bij de creatie van duurzame werkomgevingen.
Tom Ryckaert: “De werkomgeving is disruptief veranderd na de economische en maatschappelijke verstoringen van de afgelopen jaren. De pandemie zorgde voor beperkingen in het kantoorwerk. Plots gingen organisaties bezettingsgraden meten en opvolgen. We stellen fluctuaties vast in de bezettingsgraad. Tegelijk zien we de digitalisering nog verder toenemen, ook inzake operationele facilitaire systemen. In die veranderende context moet je medewerkers een bepaald niveau van comfort en welzijn bieden. Daar kan je met data slim op inzetten. Data dienen een doel, namelijk de medewerkers. Maar data helpen ook om het onderhoud van gebouwen en systemen optimaal te plannen. Of om het bedrijfsrestaurant efficiënter te runnen, zodat je verspilling vermijdt. De stap van informatie naar wijsheid is altijd gedreven door concrete use cases.”
Tom Ryckaert: “Eerst en vooral moet je missie en visie helder zijn over wat je wil doen met werkplekken. De verhouding werkplek/werknemer is al een tijdje onder één gezakt. Verschillende bedrijven halen zelfs geen 50 procent meer. Tegelijk zien we op dinsdagen en donderdagen quasi volledig bezette kantoren. Dat beïnvloedt de vastgoedstrategie en -portefeuille van ondernemingen. De zogenaamde occupier cost index schetst een beeld van de gemiddelde werkplekkost per jaar. In België bedraagt die 10.000 tot 12.000 euro. Kies je voor een lagere ratio, dan realiseer je een gevoelige besparing. Maar ik raad aan om niet alleen te besparen, maar ook te investeren. Maak bewuste keuzes inzake innovatie, duurzaamheid en ESG-doelstellingen. Bijvoorbeeld wanneer kantoorleasecontracten aflopen, kiest voor welke activiteiten die je wenst te doen op kantoor, het welzijn van de werknemers wil bevorderen en de samenwerking op kantoor gaat optimaliseren.
Maar kijk als finance manager niet alleen naar de vastgoedportefeuille. Bespreek met de andere afdelingen ook hoe de werkplek bijdraagt tot aantrekken en behouden van medewerkers. Maak de verbinding met de uitdagingen en doelstellingen van de gehele organisatie en welk type werkplekken daarvoor vereist zijn. Welke kernprestatie indicatoren dien je op te volgen? De klassieke brics, bytes en behaviour liggen intussen in het verleden. Dat triumviraat is te eng. Ik adviseer om te kijken naar de 4 P’s: people, planet, performance en places.”
Tom Ryckaert: “Het kan een verschilmaker zijn. Maar dan moet je het operationele perspectief opschalen naar het strategische niveau. Want werkplekken dragen bij tot bedrijfsdoelstellingen. Het gaat verder dan toegangsbadges, koffie en klimatiseren. Daarvoor moeten we afstappen van de eilanden en samenwerkingen intensifiëren tussen hr, finance, facilities en real estate departementen.”
Tom Ryckaert: “Om diverse profielen aan te trekken, dient de werkomgeving ook divers te zijn. Met plekken die rust bieden, prikkels stimuleren, stilte creëren of conversaties faciliteren. Maar daarvoor is eerst een doordachte visie op diversiteit en inclusie vereist. Durf daarom af te stappen van traditionele benaderingen en wees je bewust dat er andere manieren zijn om naar de werkplek te kijken.”
Tom Ryckaert: “Ik geloof in een positieve ontwikkeling. Er staat nog heel wat te gebeuren op het vlak van kantooroppervlakte. De spookwijken die quasi exclusief vol kantoorruimte staan, zullen uitdoven en plaats maken voor een mix van woningen, retail, recreatie en werkplekken. Modulaire bouw is de toekomst: gebouwen die vandaag kantoren zijn, fungeren morgen als hotel of appartement en omgekeerd. En wat betreft werkplekbeleving zie ik potentieel in augmented reality, slimme gebouwen, en cloud- en platform toepassingen. Maar je dient uiteraard alert te zijn voor cyberveiligheid.”
“Disruptive workplaces” van Tom Ryckaert is uitgegeven bij Lannoo in juli 2024: https://www.lannoo.be/nl/disruptive-workplaces
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
