Digitale versnelling: een gids voor de CFO in vier punten

10 juni 2021
Digitale versnelling: een gids voor de CFO in vier punten

Een wijze les die we uit de coronacrisis hebben geleerd, is dat technologie van groot belang is om de business draaiende te houden. Terwijl de wereld aan het herstellen is van de pandemie, zetten organisaties massaal de digitale versnelling bovenaan de agenda om er zeker van te zijn dat ze agile en veerkrachtig op toekomstige disrupties en uitdagingen kunnen reageren.

Waarom nu?

Agility is een onderscheidend kenmerk geworden voor organisaties. Organisaties die wendbaar zijn, kunnen beter anticiperen, sneller inspelen op verandering en beter reageren op de veranderende vraag van klanten, marktverschuivingen en dreigingen van de concurrentie. Toch zitten veel organisaties nog vast aan statische systemen met stijve datamodellen, uiteenlopende architecturen en gescheiden data. Snel inspelen op verandering of disruptieve gebeurtenissen zit er voor hen niet in - ze creëren risico’s op het moment dat ze juist het meeste behoefte hebben aan wendbaarheid. Als de crisis ons één ding heeft geleerd dan is het wel dat als je de uitdaging om te veranderen nu niet aangrijpt, je alleen maar verder achter komt te lopen. Daarom is het niet meer de vraag óf finance digitaliseert en naar de cloud verschuift, maar wanneer.

Hoe kunnen bedrijven de overstap naar digitale finance versnellen? Laten we beginnen met vier zaken die het verschil maken en bovenaan de agenda moeten staan van iedere finance leader dit jaar.

1. Bouw een intelligente database om gericht beslissingen te nemen

De overload aan data en het juist inzetten van data voordat die outdated is, is wel de grootste uitdaging voor finance. Organisaties hebben moeite met het gebruiken van data en laten daarmee een enorm waardevol organisatorisch bezit onbenut. Werknemers zijn vaak veel van hun tijd aan extra taken kwijt door slechte kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens. Deze tijd raakt verloren aan het verzamelen, samenvoegen, afstemmen en opschonen van gegevens. En dat terwijl er druk ligt op het juist inzetten van data - er wordt namelijk meer gevraagd van finance dan ooit tevoren. De business is op zoek naar waardevolle inzichten en nieuwe manieren om naar bedrijfsresultaten te kijken. Aan finance de taak om de aandacht te verleggen van de financiële kernprocessen naar strategische partnerschappen in de hele onderneming - een verschuiving die mogelijk wordt door digitale initiatieven en de cloud te versnellen.

Finance moet gemakkelijk operationele data uit externe systemen kunnen halen, eenvoudige of complexe berekeningen kunnen toevoegen om die gegevens te verrijken en een bijbehorende boekhouding op kunnen stellen, en dat alles rechtstreeks gekoppeld aan brontransacties. Dit platform van data moet dé basis zijn voor transacties en processen op basis van machine learning en een kernonderdeel worden van de financiële business-as-usual.

Organisaties die snel beslissingen kunnen nemen, beschikken over real-time inzicht in hun data zodat ze de juiste vragen kunnen beantwoorden op het juiste moment. Zij kunnen dit doen omdat hun datamodel zeer veel attributen heeft, waardoor de single-source of truth vanuit meerdere perspectieven kan worden bekeken. Door bijvoorbeeld financiële, werknemers- en operationele gegevens te combineren, komen uitgebreidere inzichten aan het licht die antwoord geven op belangrijke vragen en de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming verbeteren.

2. Continue organisatiebrede planning

Door economische onzekerheid en disrupties in de markt is agility noodzakelijk. Organisaties zouden continue moeten plannen en werken met verschillende scenario’s om flexibel in te kunnen spelen op actuele situaties. Voor de pandemie stelde 75% van de CFO’s dat hun planningsprocessen hen niet in staat stelden om op economische en politieke verschuivingen te reageren. Deze organisaties gaan gebukt onder jaarplannen die al zijn verouderd op het moment dat ze net worden afgerond, vastzittende bedrijfsgegevens in silo’s en verouderde planningssystemen die afhankelijk zijn van e-mail voor herziening en consolidatie. Om te overleven en te bloeien heb je het soort agility nodig dat je voorbereid op verandering en plant wat er komen gaat - of je loopt het risico om achter te blijven.

3. Betere inkoopprocessen

De wereldwijde disruptie heeft ervoor gezorgd dat uitgavenbeheer belangrijker dan ooit is. Meer organisaties willen inkoop- en financiële teams heroriënteren. Onderzoek wijst uit dat als de inkoopafdeling en finance afdeling op elkaar zijn afgestemd, zij betere resultaten voor het bedrijf behalen: minder kosten, een hogere ROI en grotere strategische invloed binnen de organisatie. Tegelijkertijd resulteert dit in meer winst, beperkte risico’s en bedrijfscontinuïteit. Maar door de handmatige processen en verouderde technologie is de informatie over de leveranciers, contracten en uitgaven vaak gescheiden in silo’s tussen bedrijfsfuncties en bedrijfslijnen in. Het vereist een geïntegreerde aanpak en een geïntegreerd proces van source-to-pay en financiën.

Vooruitkijkende organisaties die op zoek zijn naar meer zichtbaarheid, integratie en automatisering in inkoop en aanbesteding gebruiken steeds vaker cloud-oplossingen om mensen en processen samen te brengen, handmatige methoden achter zich te laten, end-to-end zichtbaarheid te bieden in sourcingprojecten en -prestaties, en zowel interne als externe belanghebbenden in staat te stellen effectiever en in realtime samen te werken. Dat blijkt uit het HBR onderzoek ‘Managing Procurement Risk: Enterprise Agility for a Changing World’, waaruit blijkt dat bijna de helft van de respondenten van plan is de automatisering van inkoopprocessen in de komende 12 maanden te versnellen.

4. ‘Frictionless finance’

Finance helpt de business zware stormen te doorstaan en daardoor is nu veel aandacht komen te liggen op ontoereikende en inefficiënte financiële processen die veel menselijk werk vergen en maar beperkt inzichten leveren. De CFO moet nu juist real-time inzicht hebben in de bedrijfsprestaties, interne controles instellen ondanks het werken op afstand, kasstromen optimaliseren en klantgerichter te werk moet gaan. Deze nieuwe manier van werken vraagt accounting en finance om verder te gaan dan de focus op transacties.

Nieuwe technologieën als machine learning helpen finance naar de volgende fase van efficiëntie. Finance wint tijd terug door zich te richten op uitzonderingen en de gebieden van het bedrijf die aandacht nodig hebben. Het is een toekomst die intelligente en eenvoudige operaties mogelijk maakt, waardoor finance slimmer, sneller en nauwkeuriger kan werken.

De overstap naar digitale transformatie staat al tijden hoog op de agenda van financiële organisaties - maar is nu geen keuze meer. Als finance deze veranderingen samen met IT-teams in goede banen weet te leiden, kunnen ze aanzienlijk kostenbesparingen laten zien door efficiënter te werken- iets waar finance al decennialang naar streeft. Het rapport ‘Finance in a post-COVID world’ van KPMG stelt dat ‘automatisering’ als hoofdthema uit de wereldwijde pandemie naar voren is gekomen. Veel organisaties spreken over de versnelling van automatisering zodat ze zich echt kunnen focussen op activiteiten die waarde toevoegen in plaats van alleen ‘kralen tellen’.

In de digitale wereld van tegenwoordig zijn geautomatiseerde processen cruciaal voor het verhogen van efficiëntie en het verkrijgen van meer controle en veerkracht. Voor CFO’s is het versnellen van digitale initiatieven is daarom absoluut prioriteit.

Auteur: Dorien Roes, Country Manager Belux bij Workday